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行政办公工作联系沟通模板

一、通用通知类模板

（一）会议通知

适用场景：需召集相关人员参与正式会议时使用。

模板示例：

关于召开[会议主题]会议的通知

[各相关部门/参会人姓名]：

为[阐述会议目的，例如：确保XX项目顺利推进/明确XX工作要求/研讨XX问题解决方案]，兹定于[年]年[月]日（星期[X]）[上/下]午[时]分，在[会议地点，例如：公司X号会议室/线上会议平台及会议号]召开[会议主题]会议。

一、参会人员：

[部门A]：[姓名1]、[姓名2]

[部门B]：[姓名3]

（或：相关负责人、具体经办人等）

二、会议主要议题：

1.[议题一具体内容]

2.[议题二具体内容]

3.[其他需要讨论的事项]

三、会议要求：

1.请参会人员提前安排好工作，准时参会。

2.请[相关人员，例如：议题汇报人]提前准备好相关材料（如有），并于[时间]前发送至[邮箱地址/指定位置]。

3.会议期间请将手机调至静音或震动状态。

四、联系人及联系方式：

[姓名]：[分机号/内部通讯软件账号]

特此通知。

[发文部门，例如：行政部/综合管理部]

[年]年[月]日

使用说明：

*会议主题应简洁明了，准确概括会议核心内容。

*参会人员名单需核对无误，确保相关人员知晓。

*议题应提前与会议组织者确认，确保会议目标清晰。

（二）事项通知/工作安排

适用场景：发布一般性工作安排、活动通知、制度更新等。

模板示例：

关于[事项名称]的通知

各部门/全体员工：

根据[上级指示/工作需要/公司安排]，现将[事项名称]相关事宜通知如下：

一、主要内容/具体安排：

[详细阐述事项的具体内容、实施步骤、时间节点、涉及范围等。例如：为提升办公环境，公司将于X月X日至X月X日对X区域进行装修，请相关部门提前做好物品整理。]

二、注意事项/要求：

1.[具体要求一，例如：请各部门指定专人负责此项工作的对接与落实。]

2.[具体要求二，例如：请在规定时间内完成XX操作/提交XX材料。]

3.[其他需要提醒的事项]

三、联系人及咨询方式：

如对此事项有任何疑问，请及时与[联系人姓名]联系，联系电话：[分机号/内部通讯软件账号]。

特此通知。

[发文部门]

[年]年[月]日

使用说明：

*开头需简明扼要说明通知的依据和目的。

*主体内容应条理清晰，便于阅读和执行。

*语言应正式、规范，避免模糊不清或易产生歧义的表述。

二、事项协调与请求类模板

（一）协助请求函

适用场景：因工作需要，需向其他部门或同事请求协助、支持或提供信息时使用。

模板示例：

关于请求协助[具体事项]的函

[被请求部门/同事姓名]：

您好！

我部门目前正在推进[本部门工作事项名称]，根据工作安排，需贵部门/您协助完成以下事项：

一、需协助事项：

1.[具体协助事项一，明确内容、标准和期望完成时间。例如：提供XX项目的历史数据报表，包括XX字段，望于X月X日前提供。]

2.[具体协助事项二]

3.[其他相关协助需求]

二、协助背景与必要性：

[简要说明请求协助的原因、此项协助对工作的重要性，以便对方理解和支持。]

三、期望完成时限：

恳请贵部门/您能于[年]年[月]日前给予支持与回复。

我们将积极配合贵部门/您的工作。感谢您的理解与大力支持！

联系人：[您的姓名]

部门：[您的部门]

联系方式：[您的分机号/内部通讯软件账号]

顺祝商祺！

[您的部门]（如需正式函件可加盖部门章）

[您的姓名]（可选）

[年]年[月]日

使用说明：

*语气应谦逊、礼貌，表达感谢。

*需协助事项应具体、明确，避免笼统。

*提供合理的完成时限，并预留一定缓冲。

*若涉及较为复杂或敏感的协助，建议事先进行口头沟通。

（二）工作协调函

适用场景：涉及跨部门或重要事项的工作协调，需要明确各方职责、任务和时间节点时使用。

模板示例：

关于协调推进[项目/事项名称]相关工作的函

[协调对象部门名称]：

为确保[项目/事项名称]顺利实施/按时完成，根据[公司会议决议/领导指示]，现就相关工作协调如下：

一、背景与目标：

[简述项目/事项的背景、当前进展以及需要协调达成的总体目标。]

二、需贵部门配合事项及建议分工：

1.事项描述：[具体需要对方部门承担或配合的工作内容]

建议负责人：[建议对方部门的负责人或对接人，可留空待对方确认]

计划完成时间：[建议的完成时间节点]

我方配合：[我方将提供的支持或配合]

2.[其他需要协调的事项，同上结构]

三、沟通与反馈机制：

为及时掌握进展，建议双方建立[定期沟通会议/指定对接人日常沟通]机制。我方对接人为[姓名]，联系方式[分机号/内部通讯软件账号]。

恳请贵部门对上述协调事项予以研究，并于[年]年[月]日前将意见