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金融公司传真机使用频率规定

一、总则

本公司以“专业、创新、诚信、共赢”为企业文化核心，致力于为客户提供优质金融服务。在日常运营中，传真机作为重要的办公设备，为规范其使用频率，提高办公效率，降低运营成本，特制定本规定。本规定秉持扁平化管理理念，确保信息在公司内部高效流通，同时兼顾社会效益，力求在满足公司业务需求的基础上，实现资源的合理利用和有效配置。

二、适用范围

本规定适用于金融公司全体员工。对于公司客户，若因业务需要使用公司传真机，可在员工协助下，参照本规定执行。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门：作为传真机管理的统筹部门，负责传真机的采购、安装、维护与报废处理等工作。同时，需制定传真机使用登记制度，定期检查使用记录，统计使用频率数据，并根据实际情况对传真机的配置和布局进行优化。

2.各业务部门：负责本部门传真机的日常使用，确保按照规定的频率和流程操作。各部门负责人需对本部门传真机使用情况进行监督，督促员工合理使用传真机，避免不必要的浪费。

3.信息技术部门：为传真机的正常运行提供技术支持，及时处理传真机出现的技术故障，保障传真通信的顺畅。同时，配合行政部门对传真机使用频率数据进行分析，提供技术方面的建议和优化方案。

四、管理内容与流程

1.传真机使用申请流程

-员工因业务需要使用传真机，应提前填写《传真机使用申请表》，详细注明发件人、收件人、传真号码、传真内容摘要、预计传真页数等信息。

-将申请表提交至本部门负责人审批，部门负责人需根据业务紧急程度和必要性进行审核，对于不必要的传真申请应予以驳回，并说明理由。

-审批通过后，员工将申请表交至行政部门备案，行政部门根据申请情况安排传真机使用时间。

2.传真机使用频率标准

-根据公司业务类型和历史使用数据，为各部门设定传真机每月使用频率上限。一般业务部门每月传真发送次数不得超过[X]次，接收次数不得超过[X]次；特殊业务部门（如大客户服务部、风险管理部等）可根据实际业务需求适当调整频率上限，但需经行政部门和公司领导审批。

-对于紧急业务传真，不受上述频率限制，但事后需及时补填申请表，并说明紧急原因。

3.传真内容规范

-传真内容应简洁明了，重点突出，避免冗长和无关信息。对于重要文件或合同传真，应提前进行整理和排版，确保传真效果清晰可读。

-严禁使用公司传真机发送与工作无关的信息，如私人信件、广告宣传资料等。一旦发现，将严肃处理。

4.传真机日常维护与保养流程

-各部门指定专人负责本部门传真机的日常清洁和简单维护工作，如定期清理传真机进纸口、扫描头，更换墨盒或色带等。

-行政部门定期安排专业维修人员对传真机进行全面检查和维护，确保传真机处于良好运行状态。维修人员每次维护后需填写《传真机维护记录表》，记录维护内容、发现的问题及处理结果等信息。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权在规定的频率范围内使用传真机处理业务，行政部门应提供必要的支持和协助，确保传真机的正常使用。

-对于因传真机故障影响业务开展的情况，员工有权及时向行政部门或信息技术部门反映，要求尽快解决问题。

2.员工义务

-员工应严格遵守本规定的各项条款，按照规定的流程和频率使用传真机，不得擅自更改传真机设置或违规操作。

-员工在使用传真机过程中，应妥善保管传真文件，不得泄露传真内容涉及的公司机密信息和客户隐私。

3.公司权利

-公司有权对员工使用传真机的情况进行监督和检查，对于违反规定的行为，有权按照公司相关制度进行处理。

-公司根据业务发展和运营需要，有权对传真机使用频率标准进行调整和优化。

4.公司义务

-公司应按照规定为员工提供必要的传真机设备，并确保设备的正常运行和维护。

-公司应定期对员工进行传真机使用培训，提高员工的操作技能和规范意识。

六、监督与考核机制

1.监督方式

-行政部门通过定期检查传真机使用登记记录、抽查传真文件等方式，对各部门传真机使用情况进行监督。同时，鼓励员工对违规使用传真机的行为进行举报，对于查证属实的举报，给予举报人一定的奖励。

-信息技术部门通过技术手段对传真机的使用数据进行统计和分析，如传真发送时间、时长、页数等信息，及时发现异常使用情况，并向行政部门反馈。

2.考核指标

-将传真机使用频率合规率纳入各部门绩效考核指标体系，计算公式为：（实际使用频率未超过标准频率的次数÷总使用次数）×100%。各部门每月传真机使用频率合规率应不低于[X]%。

-对传真机维护情况进行考核，考核指标包括设备故障率、维修及时率等。设备故障率应控制