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网络公司采购入库规章

一、总则

本公司采购入库规章旨在规范采购入库流程，确保公司采购的各类物资、设备及服务等能够准确、及时、高效地进入公司并投入使用，同时保障公司资产安全，控制采购成本，提升整体运营效率。本规章依据公司发展战略、企业文化及实际运营需求制定，是公司采购入库管理的指导性文件。

本公司秉持创新、协作、高效、共赢的企业文化，在采购入库管理中注重扁平化管理理念的贯彻，减少不必要的层级审批，提高决策效率，确保各环节紧密协作。同时，兼顾社会效益，优先选择具有良好社会声誉和环保理念的供应商，积极履行企业社会责任。

二、适用范围

本规章适用于网络公司全体涉及采购入库相关工作的员工，包括但不限于采购部门、仓库管理部门、质量检验部门、需求部门以及财务部门等。同时，对为公司提供物资、设备及服务的所有供应商也具有一定的约束作用。

三、组织架构与职责分工

（一）采购部门

1.负责根据公司各部门需求，制定采购计划，筛选、评估并选择合适的供应商，开展采购谈判，签订采购合同。

2.跟踪采购订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量供货，并及时协调解决采购过程中出现的问题。

3.负责收集供应商信息，建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行评估和管理。

（二）仓库管理部门

1.负责物资的接收、验收、入库存储及保管工作，确保物资存放安全、有序，便于管理和查找。

2.按照规定的流程和标准对入库物资进行清点、检验，核对物资的数量、规格、型号等是否与采购订单一致，对于不符合要求的物资及时反馈给采购部门处理。

3.负责维护库存账目，及时记录物资的出入库情况，定期进行库存盘点，确保账实相符。

（三）质量检验部门

1.制定物资质量检验标准和流程，对采购的物资进行质量检验和检测，确保物资符合公司质量要求和相关标准。

2.对于检验不合格的物资，出具详细的检验报告，明确不合格原因，并提出处理建议，协助采购部门与供应商沟通解决质量问题。

（四）需求部门

1.根据工作需要，及时向采购部门提交物资需求申请，明确物资的规格、型号、数量、质量要求及交付时间等信息。

2.在物资到货后，协助仓库管理部门和质量检验部门进行验收工作，确认物资是否满足实际工作需求。

（五）财务部门

1.负责审核采购合同、发票等相关财务凭证，确保采购业务的合法性、合规性和合理性。

2.按照财务制度办理采购付款手续，对采购成本进行核算和控制，定期对采购资金的使用情况进行分析和报告。

四、管理内容与流程

（一）采购申请

1.需求部门根据工作任务和业务发展需要，填写《物资需求申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用时间等信息，并经部门负责人审批后提交给采购部门。

2.采购部门对需求部门提交的申请进行汇总和审核，结合库存情况，判断是否需要采购以及采购的数量和时间安排。对于紧急需求，采购部门应启动紧急采购流程，优先保障需求部门的工作开展。

（二）供应商选择与评估

1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商资源库。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。

2.对潜在供应商进行实地考察或要求提供样品进行检验，评估其生产能力、质量管理体系等是否符合公司要求。

3.定期对现有供应商进行评估，根据交货情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的表现进行打分，对于表现不佳的供应商，及时采取整改措施或终止合作。

（三）采购合同签订

1.采购部门与选定的供应商就采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款进行谈判，达成一致后签订采购合同。

2.采购合同应采用公司统一的合同模板，明确双方的权利和义务，确保合同条款清晰、完整、合法有效。合同签订前，需经公司法务部门审核，重大采购合同还需提交公司管理层审批。

（四）采购订单下达

采购合同签订后，采购部门根据合同内容下达《采购订单》给供应商，明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等要求。同时，将采购订单副本分发给仓库管理部门、质量检验部门、需求部门和财务部门，以便各部门做好相应的准备工作。

（五）物资到货验收

1.仓库管理部门在收到供应商的到货通知后，做好物资接收准备工作，包括安排卸货场地、准备验收工具和人员等。

2.物资到货时，仓库管理人员首先核对送货单与采购订单的一致性，包括物资名称、规格型号、数量等信息。然后对物资的外观、包装等进行初步检查，确认无明显损坏后进行数量清点。

3.质量检验部门按照规定的检验标准和流程对物资进行质量检验，对于需要进行性能测试或专业检测的物资，应安排专业人员进行检验。检验合格的物资，由质量检验人员出具《质量检验合格报告》。

（六）入库存储

1.经检验合格的物资，仓库管理人员按照物资的类别、规格、型号等进行分类