公章使用管理制度.docxVIP

公章使用管理制度

一、总则

目的

为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。

适用范围

本制度适用于公司内所有公章，包括但不限于公司公章、部门章、合同专用章、财务专用章等。

二、公章的刻制与启用

刻制流程

公司印章的刻制均须报总经理批准，由行政部门开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。严禁任何部门或个人私自刻制公章。

公章的形体和规格，按国家有关规定执行。如需刻制特殊规格或样式的公章，需提前向总经理汇报并获得批准，同时确保符合相关法律法规要求。

启用程序

新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。留样需至少一式两份，一份由行政部门存档，一份交财务部门留存。

公章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。通知需发送至公司各部门及相关外部单位，确保信息传达准确无误。

三、公章的保管与交接

专人保管

公司的公章、专用公章由行政部门专人保管，各部门公章由各部门指定专人专柜保管，并将保管公章人员名单报行政部门备案。保管人员应具备高度的责任心和必威体育官网网址意识，确保公章安全。

公章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。记录应妥善保存，保存期限不少于[X]年。

保管要求

严禁员工私自将公章带出公司使用。若因工作需要，确需将公章带出使用，需提交申请报告，由部门主管同意，公司行政副总经理批准，并报行政部门负责人确认后方可带出。公章外出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任。

公章保管必须安全可靠，须加锁保存，公章不可私自委托他人代管。如保管人员因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。暂代保管期间，暂代人员承担与保管人员同等责任。

公章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。如因保管不善导致公章遗失或被盗，保管人员应承担相应责任。

交接手续

公章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。移交证明需一式三份，移交人、接交人、行政部门各留存一份。

有下列情况，公章须停用：公司名称变动；公章使用损坏；公章遗失或被窃，声明作废。公章停用时须经总经理批准，及时将停用公章送行政部门封存或销毁，建立公章上交、存档、销毁的登记档案。登记档案需永久保存，以备日后查阅。

四、公章的使用规范

使用范围

凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章。对外发文需经相关部门负责人审核、总经理签发后，方可加盖公章；开具介绍信需注明事由、有效期、被介绍人等信息；报送报表需确保数据准确无误。

凡属部门业务范围内的加盖部门章。部门章使用范围应在部门职责范围内，不得超越权限使用。

凡属合同类的用合同专用章。签订合同前，需经法务部门审核合同条款，确保合同合法合规。

凡属财务会计业务的用财务专用章。财务专用章使用需严格遵守财务制度，确保财务数据准确、资金安全。

使用程序

公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用章都须先经部门主管审核、公司分管领导批准，填写《公章使用登记表》后方可盖章，同时需将用印文件的复印件提交行政部门备案。《公章使用登记表》应详细记录用章日期、用章事由、用章人、批准人等信息。

公章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，行政部门有权拒印。如发现违规用章行为，行政部门应及时制止并向上级汇报。

严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，须经主管行政副总经理或总经理同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。如未及时收回导致不良后果，开具人应承担相应责任。

五、监督与责任追究

监督机制

行政部门定期对公章使用情况进行检查，检查内容包括公章保管是否符合要求、用章登记是否完整、用章审批手续是否齐全等。检查结果应形成报告，报送总经理。

鼓励员工对违规用章行为进行监督举报。对举报属实的员工，公司给予一定奖励；对被举报的违规行为，一经查实，严肃处理。

责任追究

违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，视情节轻重给予警告、罚款、降职等处分。

若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。如因员工违规用章导致公司面临法律诉讼或经济赔偿，该员工应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。

六、附则

解释权

本制度由公司行政部门负责解释。如有未尽事宜，由行政部门提出补充意见，报总经理批准后执行。

生效日期

本制度自发布之日起生效。此前与本制度相抵触的规定，以本制度为准。