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租赁公司打印机维护管理规定

一、总则

1.目的

为确保公司打印机的正常运行，提高打印设备的使用效率，降低设备故障率，延长设备使用寿命，规范打印机的维护与管理工作，特制定本规定。

2.依据

本规定依据公司的实际运营需求以及行业内相关设备管理标准制定。

3.原则

本规定遵循预防为主、定期维护、责任明确、高效实用的原则，旨在通过科学合理的管理手段，保障打印机在公司办公环境中稳定、高效地服务于各项工作。

二、适用范围

本规定适用于租赁公司全体员工以及与公司打印机使用相关的客户。公司内所有部门、分支机构所使用的打印机设备均按照本规定进行维护管理。对于客户使用公司提供的打印机设备时，在租赁期间同样遵循本规定的相关条款。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

行政部门作为打印机维护管理的主要负责部门，承担整体协调与管理职责。具体包括制定打印机维护计划，监督计划的执行情况；负责与外部维修服务提供商的沟通与合作；审核打印机维护费用的支出等。

2.信息技术部门

信息技术部门负责打印机的技术支持与维护工作。定期对打印机进行技术巡检，及时处理打印机出现的硬件和软件故障；为员工提供打印机使用的技术培训与指导；协助行政部门制定合理的维护计划和采购建议。

3.各使用部门

各使用部门负责本部门打印机的日常使用与基本维护。指定专人作为本部门打印机的管理员，负责向行政部门和信息技术部门反馈打印机的使用情况和故障问题；督促本部门员工正确使用打印机，做好打印机的清洁等日常保养工作。

4.财务部门

财务部门负责对打印机维护管理过程中的费用进行核算与监督。审核维护费用的合理性，确保预算的有效控制；参与打印机采购、报废等涉及财务环节的决策。

四、管理内容与流程

1.打印机采购与配置

-需求申请：各部门根据工作需要，向行政部门提交打印机采购申请，详细说明采购理由、预计使用人数、打印量等信息。

-选型评估：行政部门联合信息技术部门对市场上的打印机产品进行选型评估，综合考虑性能、价格、维护成本、环保等因素，确定合适的打印机型号。

-采购流程：行政部门按照公司采购流程进行打印机的采购工作，与供应商签订采购合同，确保设备的质量和售后服务。

-配置安装：打印机到货后，信息技术部门负责按照标准配置进行安装调试，确保打印机能够正常接入公司网络，满足各部门使用需求。同时，为每台打印机建立设备档案，记录设备型号、序列号、购买日期、安装位置等信息。

2.日常使用管理

-操作培训：新打印机安装到位后，信息技术部门负责组织对使用部门员工进行操作培训，确保员工能够熟练掌握打印机的基本操作方法，了解正确的使用注意事项。

-使用登记：各部门指定的打印机管理员负责建立本部门打印机的使用登记台账，记录每次打印的时间、使用人、打印内容、纸张消耗等信息。通过使用登记，合理控制打印成本，同时便于对打印机的使用情况进行统计分析。

-文明使用：全体员工应文明使用打印机，爱护设备。在打印过程中，若发现打印机出现异常情况，应立即停止操作，并及时向本部门打印机管理员或信息技术部门报告，严禁自行拆卸或强行处理，以免造成设备损坏。

3.定期维护保养

-维护计划制定：行政部门联合信息技术部门根据打印机的使用频率、设备型号等因素，制定详细的定期维护保养计划。维护保养计划应明确维护周期、维护内容、责任人员等信息。

-日常清洁：各部门打印机管理员负责每日对打印机进行清洁工作，主要包括清理打印机表面的灰尘、纸屑等杂物，确保打印机外观整洁。同时，定期清理打印机内部的纸屑和废粉，防止因积尘过多影响打印机的正常运行。

-专业维护：按照维护保养计划，信息技术部门定期对打印机进行专业维护。专业维护内容包括检查打印机的硬件设备，如硒鼓、墨盒、喷头、传动部件等，及时更换磨损或老化的部件；对打印机的软件系统进行更新和优化，确保打印机的性能稳定。

-维护记录：每次维护保养工作完成后，维护人员应详细记录维护内容、维护时间、更换的部件等信息，并存入打印机设备档案。通过维护记录，便于跟踪打印机的维护历史和运行状况，为后续的维护决策提供依据。

4.故障维修管理

-故障报告：当打印机出现故障时，使用部门应及时向本部门打印机管理员报告。打印机管理员应详细记录故障现象，并向信息技术部门反馈。对于紧急故障，应立即通知信息技术部门进行处理。

-故障诊断与维修：信息技术部门接到故障报告后，应及时对故障进行诊断。对于一般性故障，信息技术人员应在最短时间内进行修复；对于复杂故障，信息技术部门应及时联系打印机供应商的售后服务人员或专业维修机构进行维修。在维修过程中，信息技术人员应全程跟进，协助维修人员解决问题，并记录维修过程和