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碎纸机管理投资公司涉密规定

一、总则

1.本规定旨在加强投资公司碎纸机的管理，规范涉密文件及资料的销毁流程，确保公司信息安全。投资公司作为金融领域的重要参与者，信息的必威体育官网网址性至关重要，关乎公司的核心利益以及客户的信任。秉持公司“专业、诚信、创新、共赢”的企业文化，碎纸机管理与涉密规定需严格执行，以维护公司的稳健运营。

2.本规定依据国家相关法律法规以及公司对信息安全管理的要求制定，确保在合法合规的框架内进行碎纸机的管理与涉密信息处理。

二、适用范围

1.本规定适用于投资公司全体员工。所有员工在涉及使用碎纸机以及处理涉密文件资料时，均需遵循本规定。

2.对于与公司有业务往来的外部合作伙伴、客户等，若涉及在公司场地使用碎纸机或接触公司涉密信息，也需参照本规定执行，并由公司相关对接人员负责监督与指导。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

-负责碎纸机的统一采购、配备与维护。根据公司各部门的实际需求，合理安排碎纸机的数量与放置位置，确保碎纸机的正常运行。

-制定碎纸机的操作规范与日常维护计划，并监督各部门执行。定期对碎纸机进行检查与保养，及时处理故障问题。

-对员工进行碎纸机使用培训，提高员工的操作技能与安全意识。

2.必威体育官网网址部门

-负责界定公司涉密文件与资料的范围，制定涉密等级标准。明确哪些文件、资料属于涉密信息，以及不同涉密等级的处理要求。

-监督各部门对涉密文件资料的保管、使用与销毁过程，确保符合必威体育官网网址规定。对违反必威体育官网网址规定的行为进行调查与处理。

-参与碎纸机管理工作，对涉密文件资料的碎纸销毁流程进行指导与监督。

3.各业务部门

-负责本部门涉密文件资料的整理、登记与保管。按照必威体育官网网址部门的要求，对本部门产生的涉密信息进行分类管理。

-在需要销毁涉密文件资料时，严格按照规定流程使用碎纸机进行操作，并做好相关记录。

-配合行政部门与必威体育官网网址部门的工作，及时反馈碎纸机使用过程中出现的问题。

四、管理内容与流程

1.碎纸机的采购与配备

-行政部门根据公司规模、业务需求以及办公区域分布等因素，制定碎纸机采购计划。采购计划需考虑碎纸机的品牌、型号、性能、容量等参数，确保满足公司实际需求。

-采购的碎纸机应具备良好的安全性与稳定性，符合国家相关标准。新采购的碎纸机需进行验收，检查设备外观、功能等是否完好。

-行政部门根据各部门的申请与实际工作需要，合理分配碎纸机至各办公区域。碎纸机的放置位置应便于员工使用，同时要考虑安全性与必威体育官网网址性，避免在人员流动大、易被窥探的区域放置。

2.碎纸机的使用与操作规范

-员工在使用碎纸机前，需接受行政部门组织的操作培训。培训内容包括碎纸机的基本操作方法、注意事项、安全知识等。未经培训的员工不得擅自使用碎纸机。

-使用碎纸机时，应先检查设备是否正常运行，如电源是否接通、碎纸箱是否安装到位等。将待碎文件资料整理整齐，避免夹杂硬物或过大纸张，防止损坏碎纸机。

-按照碎纸机的额定碎纸能力，控制每次放入的纸张数量，不得过载运行。在碎纸过程中，员工不得离开现场，如发现异常情况（如卡纸、异味等），应立即停止操作，并及时报告行政部门。

-碎纸完成后，应及时清理碎纸机周围的纸屑，关闭电源，将碎纸箱中的纸屑倒入指定的回收容器中。

3.涉密文件资料的界定与保管

-必威体育官网网址部门根据公司业务特点与信息安全要求，制定详细的涉密文件资料界定标准。一般来说，涉及公司战略规划、投资项目信息、客户资料、财务数据等重要信息的文件资料属于涉密范畴。

-各业务部门对本部门产生的涉密文件资料进行整理、登记，建立台账。台账内容包括文件资料的名称、编号、密级、产生时间、保管人等信息。

-涉密文件资料应存放在专门的必威体育官网网址文件柜中，由专人负责保管。必威体育官网网址文件柜应具备一定的防盗、防火、防潮等功能，钥匙或密码由保管人员妥善保管，不得随意转借他人。

4.涉密文件资料的碎纸销毁流程

-当涉密文件资料不再需要保存时，由文件保管人填写《涉密文件资料销毁申请表》，详细注明文件资料的名称、编号、密级、数量等信息，经部门负责人审核签字后，提交必威体育官网网址部门审批。

-必威体育官网网址部门对《涉密文件资料销毁申请表》进行审核，确认无误后，通知行政部门安排碎纸机进行销毁。行政部门根据申请安排合适的碎纸机，并指定专人负责监督销毁过程。

-在销毁现场，文件保管人、监督人员共同核对需销毁的涉密文件资料与申请表内容是否一致。确认无误后，将文件资料逐页放入碎纸机进行销毁，确保销毁彻底，不得留存任何可识别的信息。

-销毁完成后，文件保管人、监督人员在《涉密文件资料销毁记录表》上签字确认