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用金融公司记录细则

一、总则

1.目的

本记录细则旨在规范金融公司各类业务及管理活动的记录行为，确保记录的完整性、准确性、及时性和必威体育官网网址性，为公司的运营决策、风险管理、合规审计以及客户服务提供可靠依据，同时展现公司专业、严谨、负责的企业文化。

2.依据

依据国家相关法律法规、金融监管要求以及公司的整体战略和管理理念制定本细则。

3.设计理念

秉持扁平化管理理念，减少记录流程中的层级限制，提高信息传递和记录效率。注重记录的实用性和可追溯性，以满足公司各层级对信息的需求，促进公司内部的沟通与协作，提升整体运营效率。同时，兼顾社会效益，确保记录内容符合社会道德和行业规范，为公司树立良好的社会形象。

二、适用范围

本细则适用于金融公司全体员工，同时涉及客户相关信息记录时，遵循相关法律法规和客户隐私保护原则，确保客户信息安全与合法使用。

三、组织架构与职责分工

1.高层管理

负责审批记录管理的战略规划和重大决策，确保记录工作与公司整体发展战略相契合，为记录管理提供必要的资源支持。

2.行政主管部门

作为记录管理的统筹部门，负责制定、修订和解释本记录细则，组织开展记录管理培训，监督各部门记录工作的执行情况，协调解决记录管理过程中的跨部门问题。

3.各业务部门

负责本部门业务活动相关记录的生成、收集、整理、存储和初步审核，确保记录内容真实、准确、完整地反映业务活动情况，并按照规定及时向行政主管部门或其他相关部门传递记录信息。

4.风险管理部门

负责对涉及风险评估、风险监控等相关记录进行审核和分析，为公司风险管理提供数据支持，确保记录能够有效服务于风险防控工作。

5.合规审计部门

负责依据法律法规和监管要求，对公司各类记录进行合规性审计，检查记录的真实性、完整性和准确性，发现问题及时提出整改意见，并监督整改落实情况。

四、管理内容与流程

1.记录的生成

-业务操作记录：员工在进行各类金融业务操作时，应按照业务规范和操作流程，详细记录业务发生的时间、地点、涉及的客户信息、业务内容、交易金额、审批环节等关键信息。例如，在贷款业务中，要记录客户的申请资料、信用评估报告、贷款审批意见、放款时间和金额等。

-会议记录：公司内部各类会议应安排专人负责记录，包括会议基本信息（会议名称、时间、地点、参会人员）、会议议程、讨论内容、决议事项、责任人和完成时间等。会议记录应在会后及时整理，经主持人审核后分发给相关人员。

-沟通记录：员工在与客户、合作伙伴或内部其他部门进行沟通时，涉及重要业务信息、决策意见、承诺事项等内容，应及时进行记录。沟通记录可以采用书面、电子等形式，确保信息准确可查。

2.记录的收集

-定期收集：各业务部门应按照规定的时间周期（如每日、每周、每月）将本部门生成的记录进行汇总，整理成规范的文档或数据集，提交给行政主管部门。

-临时收集：对于一些紧急或特殊情况产生的记录，相关部门应在事件处理完毕后及时将记录提交给行政主管部门或其他指定部门。

3.记录的整理

-分类：行政主管部门收到各部门提交的记录后，应按照记录的性质、业务类型、时间等维度进行分类，便于后续的存储和查询。例如，将记录分为客户信息记录、业务交易记录、财务记录、风险管理记录等类别。

-编号：为每一份记录或每组记录赋予唯一的编号，建立编号索引，方便快速定位和检索记录。编号规则应简洁明了，易于识别和记忆。

-标注关键信息：在记录整理过程中，对记录中的关键信息进行标注或摘要提取，以便在查询和使用记录时能够快速了解记录的核心内容。

4.记录的存储

-存储方式：采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子记录应存储在公司专门的服务器或云存储平台上，确保数据的安全性和可访问性；纸质记录应存放在专门的档案库中，按照分类和编号顺序进行排列，便于查找。

-备份策略：为防止数据丢失或损坏，对电子记录应制定严格的备份策略，定期进行备份，并将备份数据存储在异地。备份频率根据记录的重要性和变化频率确定，一般至少每天备份一次关键业务数据。

-存储期限：根据法律法规、监管要求以及公司内部规定，确定不同类型记录的存储期限。例如，客户交易记录一般存储5-10年，重要合同和协议应长期保存。存储期限届满后，按照规定的程序进行销毁处理。

5.记录的检索与使用

-检索权限：根据员工的工作职责和权限，设定不同的记录检索权限。例如，业务部门员工只能检索与本部门业务相关的记录，高层管理人员和合规审计人员在履行职责时可根据需要获取更广泛的记录访问权限。

-检索流程：员工因工作需要检索记录时，应向行政主管部门提出申请，说明检索目的、记录类型和检索范围。行政主管部门审核