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教育公司费用报销凭证规定

一、总则

1.目的：为了规范本教育公司的费用报销行为，确保费用支出真实、合理、合规，加强财务管理，提高资金使用效率，同时更好地践行公司的企业文化和设计理念，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于教育公司全体员工。客户相关费用报销参照本规定执行，但需遵循特定业务合同中的相关约定。

3.基本原则

-真实性原则：费用报销必须基于真实发生的经济业务，报销凭证应如实反映业务内容、金额等信息。

-合理性原则：费用支出应符合公司的业务需求和相关标准，具有必要性和合理性。

-合规性原则：报销行为需严格遵守国家法律法规、财务制度以及公司内部各项规定。

-及时性原则：员工应在费用发生后及时进行报销，避免拖延导致财务核算不准确。

4.企业文化体现：本规定秉持公司积极创新、客户至上、团结协作的企业文化。鼓励员工在遵守规定的前提下，积极拓展业务，为客户提供优质服务，同时强调员工之间的沟通协作，确保费用报销流程顺畅。

二、组织架构与职责划分

1.财务部门

-审核职责：负责对员工提交的费用报销凭证进行全面审核，包括凭证的真实性、完整性、合规性以及费用的合理性等。

-制度执行监督：监督公司费用报销制度的执行情况，对不符合规定的报销行为提出整改意见。

-财务核算：根据审核通过的报销凭证进行准确的财务核算，记录费用支出情况。

-数据分析与反馈：定期对费用报销数据进行分析，为公司管理层提供决策支持，并将分析结果反馈给相关部门，协助优化费用管理。

2.部门负责人

-业务审批：对本部门员工的费用报销申请进行初步审批，确认费用支出与业务活动相关且合理。

-预算控制：负责控制本部门的费用支出，确保在预算范围内进行报销，如有超预算情况，需说明原因并按规定流程申请调整。

-沟通协调：与财务部门保持沟通，及时了解本部门费用报销情况，协助解决报销过程中出现的问题。

3.员工

-凭证准备：负责收集、整理和粘贴费用报销凭证，确保凭证的真实性、完整性和合规性，并填写准确的报销信息。

-报销申请：按照规定的流程和时间要求，提交费用报销申请，对报销事项的真实性和合理性负责。

-问题反馈：如在报销过程中遇到问题，及时与财务部门或部门负责人沟通反馈，配合完成相关整改工作。

三、管理流程

1.费用发生与凭证收集

-员工在进行与公司业务相关的费用支出时，应主动索取合法有效的报销凭证，如发票、收据、车票等。凭证上应注明业务内容、金额、日期、付款单位等关键信息，确保凭证清晰、完整。

-对于电子发票，员工应自行保存好电子文件，并确保其真实性和唯一性。同时，在报销时需提供电子发票的打印件，并注明电子发票的查询路径。

2.报销申请填写

-员工应使用公司统一的费用报销申请表，按照要求填写报销信息，包括个人信息、费用明细、报销金额、业务说明等。填写内容应准确、清晰，不得涂改。

-在费用明细中，应详细列出每一项费用的名称、金额、发生时间、用途等信息。对于同类费用较多的情况，可进行汇总填写，但需附上详细的费用清单。

3.凭证粘贴与整理

-员工应将收集到的报销凭证按照类别进行分类整理，如餐饮发票、交通发票、办公用品发票等。

-使用公司统一的粘贴单，将凭证按照从小到大、从右至左的顺序均匀粘贴在粘贴单上，确保凭证粘贴牢固、平整，便于审核和装订。

-在粘贴单上注明凭证的张数和金额合计数，确保与报销申请表上的信息一致。

4.部门负责人审批

-员工完成报销申请填写和凭证粘贴后，将报销申请提交给部门负责人。部门负责人应在收到申请后的[X]个工作日内进行审批。

-部门负责人主要从业务角度对报销申请进行审核，确认费用支出是否与本部门业务相关，是否符合公司的业务计划和预算安排，费用金额是否合理等。

-如部门负责人认为报销申请存在问题，应及时与员工沟通，提出修改意见，并要求员工在规定时间内重新提交申请。如审批通过，部门负责人应在报销申请表上签字确认。

5.财务审核

-经过部门负责人审批后的报销申请提交至财务部门。财务人员应在收到申请后的[X]个工作日内进行审核。

-财务审核主要包括以下方面：凭证的合法性、真实性、完整性；费用是否符合公司的报销标准和相关规定；报销金额的计算是否准确；审批流程是否完整等。

-对于不符合规定的报销凭证，财务人员应及时通知员工进行补充、更正或更换。如发现虚假报销等违规行为，财务部门将按照公司相关规定严肃处理。

-财务审核通过后，财务人员应在报销申请表上签字确认，并将报销申请