公司电子邮箱管理制度.docx

第1篇

第一章总则

第一条为规范公司电子邮箱的使用，提高工作效率，保障信息安全，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工及公司委托的第三方合作伙伴。

第三条公司电子邮箱是公司重要的通讯工具，员工应遵守本制度，合理、规范地使用电子邮箱。

第二章电子邮箱的申请与分配

第四条公司电子邮箱分为内部邮箱和外部邮箱两种。

第五条内部邮箱主要用于公司内部沟通、协作和文件传输，外部邮箱主要用于对外商务沟通、客户服务、市场推广等。

第六条员工需向人力资源部门提出电子邮箱申请，经部门负责人审批后，由IT部门统一分配。

第七条电子邮箱的分配原则如下：

（一）内部邮箱：以员工姓名或职位拼音首字母命名，如“zhangsan”、“liuming”等。

（二）外部邮箱：以公司名称或业务领域命名，如“sales@”、“service@”等。

第八条电子邮箱的用户名和密码应必威体育官网网址，不得泄露给他人。

第三章电子邮箱的使用规范

第九条电子邮箱的使用应遵循以下规范：

（一）遵守国家法律法规，不得利用电子邮箱从事违法活动。

（二）不得利用电子邮箱进行商业欺诈、诽谤、侮辱他人等不良行为。

（三）不得发送垃圾邮件、病毒邮件等有害信息。

（四）不得泄露公司机密信息，如客户资料、财务数据等。

（五）不得在电子邮箱中存储与工作无关的私人文件。

第十条发送邮件时应注意以下几点：

（一）邮件主题应简洁明了，便于收件人快速了解邮件内容。

（二）邮件内容应清晰、准确，避免使用模糊不清的表述。

（三）邮件附件应确保安全，避免携带病毒或恶意软件。

（四）邮件发送前应仔细检查，确保无误。

第十一条收件人应对收到的邮件进行及时处理，不得拖延。

第四章电子邮箱的安全管理

第十二条公司设立电子邮箱安全管理小组，负责电子邮箱的安全管理工作。

第十三条电子邮箱的安全管理内容包括：

（一）定期对电子邮箱进行安全检查，发现安全隐患及时整改。

（二）对电子邮箱进行病毒扫描，确保邮件安全。

（三）对电子邮箱进行数据备份，防止数据丢失。

（四）对电子邮箱进行权限管理，确保信息安全。

第十四条员工应定期更改电子邮箱密码，密码应复杂，包含字母、数字和特殊字符。

第十五条员工离职时，应将电子邮箱中的公司文件和个人文件进行清理，并将电子邮箱权限移交给接替人员。

第五章电子邮箱的监督与考核

第十六条公司对电子邮箱的使用情况进行监督，对违反本制度的行为进行严肃处理。

第十七条公司对电子邮箱的使用情况进行定期考核，考核内容包括：

（一）电子邮箱的使用频率。

（二）邮件处理效率。

（三）信息安全意识。

第十八条对考核不合格的员工，公司将进行批评教育，并要求其改正。

第六章附则

第十九条本制度由公司IT部门负责解释。

第二十条本制度自发布之日起施行。

第二十一条本制度如有未尽事宜，由公司另行规定。

附件：

一、电子邮箱申请表

二、电子邮箱使用规范示例

三、电子邮箱安全检查清单

四、电子邮箱密码更改指南

五、电子邮箱离职交接清单

六、电子邮箱考核标准

第2篇

第一章总则

第一条为规范公司电子邮箱的使用，提高工作效率，保障信息安全，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有员工及外聘人员使用的电子邮箱。

第三条公司电子邮箱的使用应遵循合法性、安全性、高效性和节约性的原则。

第二章电子邮箱的申请与分配

第四条公司电子邮箱分为工作邮箱和私人邮箱，工作邮箱主要用于公司内部工作沟通和对外联系，私人邮箱供员工个人使用。

第五条员工入职后，由人力资源部门统一为员工申请工作邮箱，并分配相应的密码。

第六条员工离职时，应将工作邮箱内的邮件清空，并通知人力资源部门注销邮箱。

第七条外聘人员使用公司电子邮箱，需经相关部门审批，并由人力资源部门统一分配。

第三章电子邮箱的使用规范

第八条电子邮箱用户应妥善保管自己的密码，不得泄露给他人。

第九条使用电子邮箱时，应遵守以下规定：

（一）不得利用电子邮箱进行违法活动，如传播违法信息、侵犯他人隐私等。

（二）不得利用电子邮箱进行商业活动，如发送垃圾邮件、广告邮件等。

（三）不得利用电子邮箱进行不正当竞争，如恶意诋毁竞争对手等。

（四）不得利用电子邮箱进行个人攻击，如辱骂、诽谤他人等。

第十条电子邮箱用户在使用过程中，应保持良好的网络礼仪，尊重他人，文明交流。

第四章电子邮箱的维护与管理

第十一条公司设立电子邮箱管理员，负责公司电子邮箱的日常维护和管理。

第十二条电子邮箱管理员应定期检查邮箱运行状况，确保邮箱的正常使用。

第十三条电子邮箱管理员应定期清理邮箱垃圾邮件，防止邮箱被恶意占用。

第十四条电子邮箱管理员应定期备份邮箱数据，防止数据丢失。