保健食品档案管理制度.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强保健食品档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国食品安全法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有与保健食品相关的档案管理工作。

第三条保健食品档案管理应遵循以下原则：

（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案的合法性、合规性。

（二）集中统一：保健食品档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。

（三）规范有序：档案管理流程规范，档案存放有序，便于查阅和利用。

（四）安全必威体育官网网址：确保档案安全，防止档案丢失、损坏和泄密。

第二章档案范围和分类

第四条保健食品档案包括以下范围：

（一）保健食品研发、生产、销售、使用等环节产生的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

（二）保健食品注册、备案、审批、抽检、召回等环节产生的文件、资料。

（三）保健食品生产许可证、产品批准文号、产品质量标准、标签标识等文件。

（四）保健食品广告审查、宣传推广等相关文件。

（五）保健食品消费者投诉、举报、维权等相关文件。

第五条保健食品档案分类如下：

（一）研发类档案：包括研发计划、方案、报告、实验记录、数据等。

（二）生产类档案：包括生产工艺、设备、质量控制、检验报告等。

（三）销售类档案：包括销售合同、发票、客户信息、市场调研报告等。

（四）审批类档案：包括注册、备案、审批、抽检、召回等相关文件。

（五）宣传类档案：包括广告审查、宣传推广、活动策划等相关文件。

（六）消费者服务类档案：包括投诉、举报、维权等相关文件。

第三章档案收集与整理

第六条档案收集

（一）各部门应按照档案收集范围，及时、完整地收集保健食品档案。

（二）档案收集应遵循真实性、完整性、连续性原则，确保档案的完整性和系统性。

（三）档案收集过程中，应严格审查档案的合法性、合规性，确保档案的真实性和有效性。

第七条档案整理

（一）档案整理应按照档案分类标准进行，确保档案的有序性和可检索性。

（二）档案整理应遵循以下程序：

1.确定档案分类；

2.编制档案目录；

3.按照档案分类标准进行归档；

4.对归档的档案进行编号、装订、标识；

5.档案整理完成后，进行质量检查。

第八条档案归档

（一）档案归档应按照档案分类标准进行，确保档案的完整性和系统性。

（二）档案归档前，应进行质量检查，确保档案的完整、准确、安全和有效。

（三）档案归档后，应填写档案归档登记表，并将登记表归档。

第四章档案保管与利用

第九条档案保管

（一）档案保管应遵循以下原则：

1.专人负责：指定专人负责档案保管工作，确保档案安全；

2.安全存放：档案存放于专用档案室，保持室内通风、干燥、防潮、防虫、防火、防盗；

3.定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的完整、准确、安全和有效。

（二）档案保管应采取以下措施：

1.对档案进行分类、编号、装订、标识；

2.对档案进行防潮、防虫、防火、防盗等保护；

3.对档案进行定期消毒、杀虫处理。

第十条档案利用

（一）档案利用应遵循以下原则：

1.依法利用：严格按照国家有关档案管理的法律法规，确保档案的合法利用；

2.必威体育官网网址原则：对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，应严格必威体育官网网址；

3.服务原则：为各部门提供便捷、高效的档案服务。

（二）档案利用应采取以下措施：

1.设立档案查阅室，提供档案查阅服务；

2.对档案查阅者进行身份验证，确保档案安全；

3.对档案查阅情况进行登记，便于追踪和管理。

第五章档案销毁

第十一条档案销毁应遵循以下原则：

（一）依法销毁：严格按照国家有关档案管理的法律法规，确保档案的合法销毁；

（二）分类销毁：对档案进行分类，分别销毁；

（三）监督销毁：销毁档案时，应有专人监督，确保档案安全。

第十二条档案销毁程序：

（一）编制档案销毁清单，明确销毁档案的种类、数量、时间等；

（二）对销毁档案进行质量检查，确保档案的完整、准确、安全和有效；

（三）销毁档案时，应有专人监督，确保档案安全；

（四）销毁档案后，应填写档案销毁登记表，并将登记表归档。

第六章责任与奖惩

第十三条档案管理人员应履行以下职责：

（一）认真学习国家有关档案管理的法律法规，提高档案管理水平；

（二）严格执行档案管理制度，确保档案的完整、准确、安全和有效；

（三）做好档案收集、整理、保管、利用、销毁等工作；

（四）积极参加档案管理培训，提高自身业务水平。

第十四条对档案管理人员违反本制度的行为，应依法依规进行处罚。

第十五条对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。

第七章附则

第十六条本制度由我单位档案管理部门负责解释。

第十七条本制度自发布之日起施行。