装饰公司涂料采购管理办法.doc

装饰公司涂料采购管理办法

一、总则

本办法旨在规范本装饰公司涂料采购管理工作，确保所采购的涂料产品质量可靠、价格合理，满足公司项目施工需求，同时维护公司利益，提升公司在市场中的竞争力。本办法适用于公司全体涉及涂料采购相关工作的员工以及涂料供应商。

公司秉持“品质至上、诚信共赢”的企业文化，在涂料采购过程中，始终将产品质量放在首位，同时注重与供应商建立长期稳定的合作关系。公司倡导“创新、协作、高效”的教育理念，鼓励采购团队不断学习新知识，提升专业能力，通过紧密协作，高效完成采购任务。

在采购管理中，坚持扁平化管理原则，减少不必要的中间环节，提高决策和执行效率，确保信息传递的准确性和及时性。同时，公司重视社会效益，积极采购环保、绿色的涂料产品，为社会环境改善贡献力量。

二、组织架构与职责划分

（一）采购部门

1.负责制定涂料采购计划：根据公司项目施工进度和需求预测，结合库存情况，制定合理的涂料采购计划，确保项目顺利进行。

2.供应商开发与管理：寻找、评估和筛选合格的涂料供应商，建立供应商数据库，定期对供应商进行考核和评估，维护良好的合作关系。

3.采购谈判与合同签订：与供应商进行采购价格、交货期、质量标准等条款的谈判，签订采购合同，明确双方权利和义务。

4.采购订单下达与跟踪：根据采购计划下达采购订单，并跟踪订单执行情况，及时协调解决出现的问题，确保按时到货。

（二）项目部门

1.提出涂料采购需求：根据项目设计方案和施工进度，准确计算涂料的品种、规格、数量等需求信息，及时提交给采购部门。

2.参与供应商评估：从项目使用角度，对供应商提供的涂料样品进行试用和评估，提出意见和建议，协助采购部门选择合适的供应商。

3.到货验收：负责对采购到货的涂料进行数量、规格、型号等方面的验收，配合质量检验部门进行质量检验，确保所到货物符合项目要求。

（三）质量检验部门

1.制定检验标准：依据国家相关标准和公司内部要求，制定涂料质量检验标准和检验流程。

2.到货检验：对采购到货的涂料进行质量检验，包括外观、性能等方面的检测，确保产品质量符合要求。对于不合格产品，及时出具检验报告，协助采购部门进行处理。

3.监督供应商质量：定期或不定期对供应商的生产过程和产品质量进行监督检查，确保供应商持续提供合格的涂料产品。

（四）财务部门

1.预算编制与审核：参与涂料采购预算的编制工作，审核采购计划和采购合同中的价格条款，确保采购资金的合理使用。

2.付款审核与结算：对采购付款申请进行审核，确保付款符合合同约定和公司财务制度。负责与供应商进行采购款项的结算工作，及时处理相关账务。

三、管理流程

（一）采购需求提出

1.项目部门根据项目施工进度和设计要求，在项目启动阶段或施工过程中，填写《涂料采购需求申请表》，详细列出所需涂料的品种、规格、型号、数量、预计使用时间等信息，经项目负责人签字确认后提交给采购部门。

2.采购部门收到《涂料采购需求申请表》后，对需求进行初步审核，检查信息是否完整、准确。如发现问题，及时与项目部门沟通核实。

（二）采购计划制定

1.采购部门结合项目需求、库存情况以及历史采购数据，制定《涂料采购计划》。计划内容包括采购品种、数量、预算金额、预计到货时间、供应商选择意向等。

2.《涂料采购计划》需经采购部门负责人审核、公司分管领导审批后执行。在审批过程中，相关领导可根据公司整体运营情况和市场动态，对采购计划提出调整意见。

（三）供应商选择与评估

1.采购部门通过多种渠道收集涂料供应商信息，包括供应商的基本情况、产品质量、价格水平、交货能力、售后服务等方面。对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本要求的供应商名单。

2.组织项目部门、质量检验部门等相关人员对入围供应商进行实地考察或要求供应商提供样品进行测试。考察内容包括供应商的生产设备、质量管理体系、环保措施等方面。样品测试按照公司质量检验标准进行，确保产品质量符合要求。

3.根据考察和测试结果，对供应商进行综合评估，填写《供应商评估报告》。评估指标包括产品质量、价格、交货期、服务水平等方面。对于评估合格的供应商，纳入公司合格供应商数据库；对于不合格供应商，记录原因并拒绝合作。

（四）采购谈判与合同签订

1.采购部门选择合适的供应商进行采购谈判。谈判内容主要包括采购价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。在谈判过程中，充分了解市场行情，争取有利的采购条件。

2.谈判达成一致后，采购部门起草《涂料采购合同》。合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货地点、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同草案需经公司法务部门审核，确保合同合法有效。

3.《涂料采购合同》经公司分管领导审批后，由采购