第九章 档案检索利用与编研.pptVIP

档案利用者对档案信息利用的方式1．阅览室阅览2．外借3．制发复制本4．档案展览5．制发档案证明6．档案咨询第三十页，编辑于星期一：十七点四十八分。开放档案含义开放档案，就是将一般可以公开的和必威体育官网网址期满的档案解除“封闭”，向社会开放，只要履行一定的手续即可通过一定方式进行利用。第三十一页，编辑于星期一：十七点四十八分。第九章档案检索、利用与编研第一节档案检索第二节档案利用第三节档案编研第一页，编辑于星期一：十七点四十八分。第一节档案检索一、档案检索的内容二、档案检索语言的作用、分类三、档案著录与标引的含义、内容四、标引档案五、常用的档案检索工具介绍六、检索档案第二页，编辑于星期一：十七点四十八分。档案检索的概念档案检索是对档案信息进行系统存贮和根据需要进行查找的工作。它具有狭义和广义两种含义。狭义的档案检索只限于查找所需档案信息的具体过程。广义的档案检索工作包括档案存贮和档案查找两个具体过程。第三页，编辑于星期一：十七点四十八分。检索语言也称为标引语言，是在文献标引和检索过程中所使用的一种人工语言，它是根据检索的需要而创立的一种专门语言。检索语言是档案标引和检索的工具，是将档案主题概念转换为检索标识的依据。检索语言概况第四页，编辑于星期一：十七点四十八分。档案检索语言的作用（一）对文献内容及某些外表特征给予准确标引。（二）能集中和揭示内容相同及相关的文献信息。（三）对大量文献信息加以系统化或组织化。（四）沟通信息存贮和检出的两个过程。第五页，编辑于星期一：十七点四十八分。档案检索语言的分类１．分类语言：其特点是以字母、数字等分类号来表达各种概念，将各种概念按学科性质进行分类和系统排列。２．主题词语言：其特点是直接以代表文献内容特征和科学概念作为检索标识,并按其外部形式(字顺)组织起来的一种检索语言。３．代码语言：其特点是就事物某一方面特征，用某种代码系统来加以标引和排列。第六页，编辑于星期一：十七点四十八分。档案检索语言的特性１．单义性２．简洁性３．规范性４．专门性第七页，编辑于星期一：十七点四十八分。档案著录与标引的含义档案著录是档案馆（室）编制检索工具时对档案的内容和外部特征进行分析、选择和记录的过程。档案标引是对文件或案卷进行主题分析，把自然语言转换成规范化检索语言的过程，即对主题分析的结果给予检索标识的过程。第八页，编辑于星期一：十七点四十八分。档案著录与标引的作用著录与标引是建立档案检索系统的基础和前提。档案经过著录标引才能形成条目和组织检索工具，把具有检索意义的档案信息存贮起来，为建立档案检索系统奠定基础。其次，任何检索工具要有效地发挥存贮和查找功能，都必须依赖于著录项目的完备和标引的准确与深度。档案著录标引的质量对档案检索工具的质量和效率有着决定性影响。第九页，编辑于星期一：十七点四十八分。档案著录规则主要内容1．著录项目2．标识符号3．著录格式4．著录级别5．著录用文字和著录信息来源第十页，编辑于星期一：十七点四十八分。1、主题分析2、概念转换3、标引结果审核标引档案的步骤第十一页，编辑于星期一：十七点四十八分。档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的工具。记录是指登录档案的外形和内容特征。报道是指介绍本馆（室）保存有什么样的档案材料能供利用者选择和使用。查找是指根据著录项目提供的检索途径，把利用者所需的档案材料迅速、准确地提供出来。档案检索工具含义第十二页，编辑于星期一：十七点四十八分。档案检索工具的种类 1、按编制方法分为目录、索引、指南 2、按载体形式分为卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具 3、按功能分为馆藏性检索工具、查找性检索工具、报道性检索工具、第十三页，编辑于星期一：十七点四十八分。归档文件目录归档文件目录是以件为单位，系统登录归档文件的题名及其他特征并固定其排列顺序的检索工具。归档文件目录登录的内容一般包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。第十四页，编辑于星期一：十七点四十八分。案卷目录案卷目录是在档案实体整理过程中，对案卷进行排列与编号以后，将案卷号、案卷题名及其他特征进行系统登记的检索工具。其中，案卷目录表是案卷目录的主体，案卷目录表的基本项目包括：案卷号、案卷标题、案卷起止