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档案查档服务时限制度

一、总则

1.目的

为进一步规范本档案馆的档案查档服务工作，提高服务效率和质量，确保档案信息能够及时、准确地提供给利用者，结合本馆实际情况，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于本档案馆全体员工以及所有前来查档的顾客。

3.企业文化与经营理念体现

本档案馆秉持“精准、高效、服务至上”的企业文化，以“为顾客提供优质、便捷的档案服务，助力社会信息资源的有效利用”为经营理念。在查档服务时限管理中，将始终贯彻这一文化与理念，确保顾客能在最短时间内获取所需档案信息。

4.指导原则

-高效原则：优化查档流程，减少不必要的环节，在规定时间内完成查档服务。

-准确原则：保证查档结果的准确性，避免因失误导致的服务延误。

-人性化原则：充分考虑顾客需求，在服务过程中体现人文关怀。

二、组织架构与职责划分

1.查档服务部门

-负责直接接待顾客查档需求，受理查档申请，按照规定时限完成查档并提供相应档案材料。

-对查档过程中出现的问题及时进行反馈和处理，确保服务的流畅性。

2.档案管理部门

-负责档案的日常管理、整理和维护，确保档案存储的有序性，为快速查档提供基础保障。

-根据查档服务部门的需求，及时提供相关档案资料，配合完成查档工作。

3.技术支持部门

-保障档案管理系统的正常运行，及时处理系统故障，确保查档过程中信息技术的稳定支持。

-负责对查档服务流程中的技术环节进行优化，提高查档效率。

4.监督考核部门

-对查档服务工作进行全程监督，检查各环节是否按照规定时限执行。

-制定并执行绩效考核标准，对员工在查档服务时限方面的表现进行评估和奖惩。

三、管理流程

1.查档申请受理

-顾客到达档案馆查档服务窗口，工作人员应热情接待，主动询问查档需求，并提供必要的指导。

-工作人员在收到顾客查档申请后，应在10分钟内对申请内容进行初步审核，检查申请材料是否齐全、准确。

-对于材料齐全、符合规定的申请，予以受理，并向顾客明确告知预计查档完成时间。

-对于材料不齐全或不符合规定的申请，工作人员应一次性告知顾客需要补充的材料和整改要求，给予清晰的指导说明。

2.档案查找

-查档申请受理后，查档服务部门应立即将申请信息传递给档案管理部门。

-档案管理部门在收到查档申请信息后，一般档案应在30分钟内开始查找工作。对于特殊或复杂档案，应在1小时内启动查找程序，并向查档服务部门说明预计查找时间。

-在查找过程中，档案管理部门应与查档服务部门保持密切沟通，及时反馈查找进展情况。

3.档案提供与服务

-档案查找完成后，档案管理部门应在15分钟内将查找到的档案传递给查档服务部门。

-查档服务部门收到档案后，应在10分钟内对档案进行整理核对，确保档案信息准确无误。

-如顾客需要查阅档案，查档服务部门应在核对完成后立即安排顾客查阅，并提供必要的服务设施和指导。

-如顾客需要档案复制件，查档服务部门应在30分钟内完成复制、盖章等手续，并将复制件交付给顾客。

4.特殊情况处理

-对于涉及必威体育官网网址、敏感信息的档案，按照相关必威体育官网网址规定执行查档流程，在确保信息安全的前提下，尽量缩短查档时限。一般应在受理申请后的2个工作日内给予答复。

-若遇到档案损坏、缺失等特殊情况，查档服务部门应在发现问题后的1小时内告知顾客，并说明可能的解决方案和预计处理时间。处理时间根据具体情况而定，但应及时向顾客反馈进展。

四、权利与义务

1.顾客权利

-有权在规定时限内获得准确的查档服务，如未按时获得服务，有权向档案馆提出询问和投诉。

-有权要求工作人员对查档过程中的疑问进行清晰、准确的解答。

-有权对档案馆的查档服务提出意见和建议。

2.顾客义务

-按照档案馆要求提供真实、准确、完整的查档申请材料。

-遵守档案馆的查档规定和工作秩序，不得干扰正常的查档工作。

3.员工权利

-有权要求相关部门在规定时间内提供查档所需的支持和协作。

-对于因客观原因导致无法按时完成查档服务的情况，有权向上级说明情况并寻求合理解决方案。

4.员工义务

-严格按照规定的查档服务时限完成各项工作任务，不得无故拖延。

-积极主动为顾客提供优质服务，及时解答顾客疑问，处理顾客投诉。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-监督考核部门通过现场检查、顾客反馈、系统记录等多种方式，对查档服务时限执行情况进行全程监督。

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