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档案老化预警机制制度

一、总则

1.目的

本制度旨在建立一套科学、有效的档案老化预警机制，确保档案馆所保存档案的质量与完整性，及时发现档案老化风险，采取相应措施进行干预，最大程度延长档案的保存寿命，更好地为客户提供档案查阅与利用服务，同时符合档案馆“守护历史，服务未来”的企业文化理念。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工以及涉及档案保管、利用等相关环节的顾客。

3.基本原则

-科学性原则：依据档案保护学、材料科学等专业知识，运用科学的检测方法与技术手段进行档案老化预警。

-预防性原则：强调预防为主，通过定期监测与分析，提前发现潜在的档案老化问题，避免问题恶化。

-全员参与原则：档案馆各部门员工需积极参与档案老化预警工作，形成全员重视档案保护的良好氛围。

-以客户为中心原则：在档案老化预警过程中，充分考虑客户对档案利用的需求，确保档案的可获取性与可用性。

二、组织架构与职责划分

1.档案老化预警领导小组

-组成：由馆长担任组长，各部门负责人为成员。

-职责：全面领导档案老化预警工作，制定整体战略与方针；协调各部门之间的工作，确保档案老化预警机制的有效运行；审批重大的档案老化应对措施与资源调配方案。

2.档案监测小组

-组成：由档案管理部门专业技术人员为主，包括具有档案保护、信息技术等相关专业知识的人员。

-职责：负责制定档案监测计划，运用专业设备与技术对档案进行定期与不定期的检查和监测，记录档案的状态信息，如纸张的脆化程度、字迹的褪色情况、电子档案的可读性等；对监测数据进行初步分析，及时发现异常情况并上报。

3.数据分析小组

-组成：由信息技术部门与档案管理部门的数据分析人员组成。

-职责：收集、整理档案监测小组提供的数据，运用数据分析工具与模型，对档案老化趋势进行预测和评估；生成详细的数据分析报告，为决策提供科学依据；建立档案老化数据库，对历史数据进行存储与管理，以便进行对比分析。

4.应急处理小组

-组成：由后勤保障部门、档案修复部门等相关人员组成。

-职责：在接到档案老化预警后，迅速制定并实施相应的应急处理方案，如对即将老化损坏的纸质档案进行抢救性修复、对电子档案进行数据迁移等；负责调配应急物资与设备，确保应急处理工作的顺利进行。

三、管理流程

1.档案监测计划制定

-档案监测小组每年年初根据档案馆档案数量、种类、保存年限等情况，制定详细的档案监测计划。计划应明确监测的档案范围、监测项目、监测周期、监测方法以及责任人员等。

-监测计划需报档案老化预警领导小组审批，经批准后实施。

2.档案监测实施

-按照监测计划，档案监测小组运用专业设备与技术，对档案进行全面监测。对于纸质档案，主要监测纸张的酸碱度、强度、脆化程度、字迹褪色情况等；对于电子档案，重点监测存储介质的状态、数据的完整性与可读性等。

-在监测过程中，监测人员要详细记录每一项监测数据，并及时录入档案老化数据库。对于发现的异常情况，要进行详细描述并拍照留存。

3.数据分析与预警

-数据分析小组定期收集档案监测数据，运用统计分析方法和专业模型，对档案老化趋势进行分析和预测。当发现档案老化指标超出正常范围或出现明显老化加速趋势时，及时发出预警。

-预警分为不同级别，如黄色预警表示档案老化存在一定风险，需密切关注；红色预警表示档案老化问题严重，需立即采取应急措施。预警信息应及时传达给档案老化预警领导小组、应急处理小组以及相关部门。

4.应急处理与干预

-应急处理小组在接到预警信息后，迅速启动应急预案。根据档案老化的具体情况，制定针对性的处理措施，如对纸质档案进行脱酸、加固、修复等处理，对电子档案进行数据备份、迁移到新的存储介质等操作。

-在应急处理过程中，要严格记录处理过程与结果，确保处理工作的可追溯性。处理完成后，将处理情况反馈给档案老化预警领导小组和相关部门。

5.效果评估与持续改进

-应急处理完成后，档案监测小组对处理后的档案进行再次监测，评估应急处理措施的效果。数据分析小组根据评估结果，总结经验教训，对档案老化预警机制进行持续改进。

-每年年底，档案馆对档案老化预警机制的运行情况进行全面总结与评估，针对存在的问题提出改进方案，不断优化档案老化预警工作流程与方法。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利

-员工有权获得与档案老化预警工作相关的培训与学习机会，提升自身专业技能。

-对档案老化预警机制的运行与改进提出合理建议和意见。

-在执行档案老化预警工作