合同档案管理制度.docxVIP

合同档案管理制度

合同档案是企业经营管理活动中形成的重要文件资料，它记录了企业在经济交往中的权利与义务关系，对企业的发展和运营具有重要意义。为了加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在企业经营管理中的作用，特制定本。

一、合同档案管理的目标与范围

合同档案管理的目标是通过科学、规范的管理方法，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，为企业的决策、纠纷处理等提供可靠的依据。本制度适用于企业内部所有与合同相关的档案管理工作，包括但不限于各类采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。

二、合同档案管理的职责分工

（一）合同承办部门

合同承办部门是合同签订和执行的主要责任部门，在合同档案管理中承担以下职责：

1.在合同签订过程中，负责收集、整理与合同相关的各种文件资料，包括合同文本、补充协议、往来函件、谈判记录等，并确保这些资料的真实性、完整性和准确性。

2.在合同签订后，及时将合同及相关资料提交给档案管理部门进行归档。

3.对合同执行过程中产生的变更、解除等情况，及时收集相关文件并提交归档。

4.在需要查阅、借用合同档案时，按照规定的程序办理手续，并对档案的安全和必威体育官网网址负责。

（二）档案管理部门

档案管理部门是合同档案的集中管理部门，主要职责包括：

1.制定和完善合同档案管理的规章制度，并监督执行。

2.对合同承办部门提交的合同及相关资料进行审核，检查资料的完整性和规范性，对于不符合要求的，及时退回承办部门补充完善。

3.对审核通过的合同档案进行分类、编号、装订和存储，建立科学的档案检索体系，便于查询和利用。

4.负责合同档案的日常保管和维护，确保档案的安全和完整，防止档案的损坏、丢失和泄露。

5.按照规定的期限和程序对合同档案进行销毁处理。

（三）法务部门

法务部门在合同档案管理中主要承担法律审核和风险防范的职责：

1.在合同签订前，对合同文本进行法律审核，确保合同条款符合法律法规的要求，避免潜在的法律风险。

2.在合同执行过程中，为合同承办部门提供法律咨询和支持，协助处理合同纠纷。

3.参与合同档案的借阅和利用工作，对涉及法律问题的档案查阅进行审核和指导。

三、合同档案的收集与整理

（一）收集范围

合同档案的收集范围包括但不限于以下内容：

1.合同文本：包括主合同、补充协议、附件等。

2.合同审批文件：如合同审批表、领导批示等。

3.合同签订过程中的相关文件：如招标书、投标书、报价单、谈判记录、往来函件等。

4.合同执行过程中的文件：如发货单、收货单、验收报告、付款凭证、发票等。

5.合同变更、解除的相关文件：如变更协议、解除通知等。

6.与合同相关的其他文件：如公证书、鉴定报告等。

（二）收集要求

1.及时性：合同承办部门应在合同签订后[具体时间]内，将合同及相关资料提交给档案管理部门归档。对于合同执行过程中产生的文件，应及时收集并定期提交归档。

2.完整性：收集的合同档案应包括合同签订和执行过程中的所有相关文件，确保档案的完整无缺。

3.准确性：收集的文件应真实、准确地反映合同签订和执行的实际情况，不得篡改、伪造文件内容。

（三）整理方法

档案管理部门收到合同承办部门提交的合同档案后，应按照以下方法进行整理：

1.分类：按照合同的类型、业务性质、签订时间等因素进行分类，如采购合同、销售合同、租赁合同等。

2.编号：为每份合同档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和规律性，便于查询和管理。编号规则可以采用“年份+合同类型代码+顺序号”的方式，如“2024CG001”表示2024年签订的第一份采购合同。

3.装订：将合同及相关资料按照一定的顺序进行装订，一般按照合同文本、审批文件、签订过程文件、执行过程文件的顺序排列。装订时应注意保持文件的平整和牢固，防止文件散落。

4.编目：建立合同档案目录，记录合同的基本信息，包括合同编号、合同名称、签订日期、合同主体、合同金额、归档日期等。目录应采用电子和纸质两种形式保存，便于查询和统计。

四、合同档案的存储与保管

（一）存储方式

合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案库房中，按照分类和编号的顺序进行排列，便于查找和管理。电子档案应存储在企业的服务器或专门的存储设备中，并进行备份，防止数据丢失。

（二）保管要求

1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。

2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度应控制在[具体温度范围]，湿度应控制在[具体湿度范围]。

3.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。

4.对于重要的合同档案，应采取加密、备份等措施，确保档案的安全性和必威体育官网网址性。

五、合同档案的借阅与利用

（一）借阅程序

1.