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重点档案定向征集制度

一、总则

1.目的

为加强档案馆重点档案资源建设，确保具有重要历史、文化、科学价值的档案得以妥善征集、保存和利用，更好地服务社会，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工以及涉及重点档案定向征集工作的相关外部机构和个人。

3.指导思想

秉持档案馆“存史资政、服务社会、传承文明”的企业文化，以科学发展观为指导，遵循档案工作的客观规律，积极拓展重点档案资源渠道，提高档案征集的针对性和有效性。

4.基本原则

（1）真实性原则：确保征集的重点档案内容真实、可靠，来源合法。

（2）完整性原则：力求征集档案的齐全完整，包括文件、图表、照片等各种载体形式。

（3）价值导向原则：优先征集具有重大历史意义、文化价值和社会影响的重点档案。

（4）平等自愿原则：与档案所有者或持有者进行平等协商，在自愿的基础上开展征集工作。

二、组织架构与职责划分

1.征集工作领导小组

（1）组成

由档案馆馆长担任组长，副馆长担任副组长，各部门负责人为成员。

（2）职责

负责审定重点档案定向征集工作的规划、计划和重大决策；协调解决征集工作中的重大问题；对征集工作进行监督和指导。

2.征集业务部门

（1）职责

负责制定重点档案定向征集的具体方案和实施细则；开展档案征集的调研、线索收集和联系沟通工作；组织对拟征集档案的鉴定、评估和接收工作；建立重点档案征集工作档案，记录征集过程和相关信息。

3.鉴定评估小组

（1）组成

由馆内档案专家、相关领域学者以及外聘专业人士组成。

（2）职责

对拟征集的重点档案进行价值鉴定和评估，确定档案的历史、文化、科学价值以及征集的必要性和可行性；为征集工作提供专业意见和建议。

4.其他部门

（1）办公室

负责征集工作的后勤保障、文件收发、会议组织等协调工作；协助办理征集工作中的相关手续和事务。

（2）财务部门

负责筹集和管理重点档案定向征集所需经费，做好经费预算、核算和监督工作，确保经费合理使用。

（3）安保部门

负责在档案征集、运输和保管过程中的安全保卫工作，制定安全防范措施，确保档案的安全。

三、管理流程

1.征集规划与计划制定

（1）每年年初，征集业务部门根据档案馆的发展战略、馆藏现状以及社会需求，开展重点档案征集调研工作。

（2）结合调研结果，制定重点档案定向征集规划，明确征集的目标、范围、重点领域和时间段。

（3）根据征集规划，制定年度征集计划，细化征集任务，明确责任人、时间节点和经费预算。

（4）征集规划和年度计划经征集工作领导小组审定后组织实施。

2.线索收集与联系沟通

（1）征集业务部门通过多种渠道收集重点档案线索，包括但不限于与政府部门、企事业单位、社会组织、专家学者、档案所有者或持有者的沟通交流，媒体报道，网络信息等。

（2）对收集到的线索进行整理、分析和筛选，确定具有征集价值的线索。

（3）安排专人与档案所有者或持有者进行联系沟通，介绍档案馆的性质、职能和征集工作的意义，了解档案的基本情况、保存状况和所有者的意愿。

3.档案鉴定与评估

（1）对于初步确定有征集意向的档案，征集业务部门组织鉴定评估小组对档案进行鉴定和评估。

（2）鉴定评估小组根据档案的形成背景、内容、形式、历史文化价值等方面进行综合考量，形成鉴定评估报告。

（3）鉴定评估报告应明确档案的价值等级、征集价格建议（如需支付费用）以及是否适合馆藏等意见。

4.协商与签约

（1）根据鉴定评估结果，征集业务部门与档案所有者或持有者就档案征集事宜进行协商，包括档案的移交方式、时间、费用（如有）、权益归属等内容。

（2）在协商达成一致后，签订档案征集协议。协议应明确双方的权利义务、档案的详细信息、移交方式、必威体育官网网址条款等内容。

（3）征集协议需经档案馆法律顾问审核，确保协议的合法性和有效性。

5.档案接收与整理

（1）按照征集协议的约定，档案所有者或持有者按时将档案移交至档案馆。

（2）征集业务部门在接收档案时，应进行严格的清点、核对和验收，确保档案的数量、质量与协议一致。

（3）接收后的档案及时移交至档案整理部门进行整理编目，按照档案馆的业务规范进行分类、编号、编目等工作，确保档案能够及时入库保存和提供利用。

6.经费管理

（1）财务部门根据年度征集计划，编制重点档案定向征集经费预算，明确各项费用的开支范围和标准。

（2）征集经费应专款专用，严格按照预算执行。在经费使用过程中，需提供合法有效的票据，经相关负责人审批后报销。

（3）定期对征集经费的使用情况进行审计和公示，接受内部和外部的监督。

四、权利与义务

1.档案馆的权利与义务

（1）权利

有权对拟征集的重点档案进行鉴定、评估；有权要求档案所有者或持有者提供档案的真实信息和相关证明材料；在接收档案后，有权按照国家有关规定对档案进行整理、保管和利用