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电子档案加密存储管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范本档案馆电子档案的加密存储管理，确保电子档案信息的安全性、完整性和必威体育官网网址性，满足客户对档案信息安全的需求，同时符合档案行业相关法律法规要求，提升档案馆的运营效益和服务质量。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工在处理电子档案加密存储相关工作时的操作与管理，同时涉及到与电子档案加密存储有交互的顾客。

3.企业文化与经营理念体现

秉持“安全、专业、创新、共赢”的企业文化，以保障客户电子档案信息安全为首要任务，凭借专业的加密存储技术和管理手段，不断创新优化管理流程，实现与客户的共赢发展。在电子档案加密存储管理中，始终坚持客户至上的经营理念，以提供最优质、安全的档案存储服务为目标。

二、组织架构与职责划分

1.管理层

-馆长：全面负责电子档案加密存储管理工作的决策与监督，确保管理制度符合档案馆整体战略和运营效益要求，协调各部门之间的工作，保障电子档案加密存储工作的顺利开展。

-副馆长：协助馆长进行电子档案加密存储管理，负责具体工作的部署与推进，对加密存储过程中的重大问题进行协调处理，监督各部门执行相关制度情况。

2.技术部门

-加密技术团队：负责选择、评估和实施适合的电子档案加密算法与技术方案，确保加密技术的先进性和可靠性。定期对加密系统进行维护、升级，应对新出现的安全威胁，保障电子档案加密存储的安全性。

-存储技术团队：负责电子档案存储设备与系统的选型、部署和维护。确保存储系统具备高可用性、扩展性和容错性，能够满足电子档案不断增长的存储需求。制定存储策略，优化存储资源分配，提高运营效益。

3.档案管理部门

-档案收集与整理小组：在接收电子档案时，确保档案信息的完整性和准确性，并及时将档案传递给加密存储环节。对电子档案的元数据进行准确记录，为后续的检索与利用提供支持。

-档案检索与利用小组：负责根据顾客需求，在合法合规的前提下，提供电子档案的检索与利用服务。在提供档案服务时，确保加密状态不被非法破坏，遵循相关必威体育官网网址规定。

4.安全监督部门

负责制定电子档案加密存储安全监督计划，定期对加密存储系统、操作流程进行安全检查。对发现的安全隐患及时提出整改意见，并跟踪整改情况。负责对员工进行安全意识培训，处理安全事件与违规行为。

三、管理流程

1.电子档案接收流程

-档案收集与整理小组接收外部客户提交的电子档案。接收时，需与客户核对档案清单，确保档案数量、名称、格式等信息准确无误。

-对接收的电子档案进行初步的格式检查和内容完整性校验，如发现问题及时与客户沟通解决。

-将校验合格的电子档案传递给加密技术团队进行加密处理。

2.加密流程

-加密技术团队根据预先制定的加密策略，选择合适的加密算法对电子档案进行加密。加密密钥的生成、存储和管理遵循严格的安全规定。

-加密过程中记录加密时间、加密算法、加密密钥等相关信息，并与电子档案元数据进行关联存储。

-加密完成后，对加密后的电子档案进行完整性校验，确保加密过程未对档案内容造成损坏。

3.存储流程

-存储技术团队根据档案的重要性、使用频率等因素，确定电子档案的存储位置和存储方式。将加密后的电子档案存储到相应的存储设备或存储系统中。

-建立存储索引，以便快速检索电子档案。存储索引包含档案名称、加密密钥标识、存储位置等关键信息，同时对存储索引进行加密保护。

-定期对存储的电子档案进行备份，备份数据同样进行加密存储，并存储在异地，以防止自然灾害等不可抗力因素导致数据丢失。

4.检索与利用流程

-顾客提出电子档案检索与利用申请时，档案检索与利用小组首先核实顾客身份和权限，确保申请合法合规。

-根据顾客需求，在存储索引中查找相应的加密电子档案信息。获取加密电子档案后，在符合安全规定的环境下，使用相应的解密密钥进行解密操作。

-将解密后的电子档案提供给顾客，并记录顾客的使用情况，包括使用时间、使用内容等信息。使用完毕后，及时对电子档案进行重新加密存储。

5.档案更新与删除流程

-当电子档案需要更新时，档案管理部门接收更新后的档案，按照接收流程进行处理。加密技术团队对更新后的档案重新进行加密，存储技术团队更新存储信息。

-当电子档案需要删除时，档案管理部门提交删除申请，经相关领导审批后，存储技术团队在存储系统中彻底删除电子档案数据，并更新存储索引。同时，加密技术团队销毁相应的加密密钥。

四、权利与义务

1.员工权利

-有权获得与电子档案加密存储管理工作相关的培训，提升自身专业技能和安全意识，以更好地履行工作职责。