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客户订单变更响应制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范服装厂对客户订单变更的响应流程，确保在满足客户需求的同时，最大程度降低订单变更对服装厂生产运营的负面影响，保障运营效益，提升客户满意度，维护服装厂的良好声誉。

2.适用范围

本制度适用于服装厂全体员工以及与服装厂有订单往来的所有客户。

3.企业文化与经营理念融入

秉持服装厂“品质至上、客户为本、创新高效、团结共赢”的企业文化和经营理念，在订单变更响应过程中，始终将客户需求放在首位，以高品质的产品和服务满足客户变更要求，同时通过高效协作和创新方法，确保生产运营的顺利进行，实现企业与客户的共同发展。

4.扁平化管理体现

强调扁平化管理模式，减少不必要的层级审批，提高信息传递效率。当收到订单变更需求时，一线员工能够迅速将信息传递至相关决策部门，确保快速响应。各部门之间保持紧密沟通与协作，打破部门壁垒，共同应对订单变更带来的挑战。

二、组织架构与职责划分

1.客户服务部

-作为与客户沟通的第一窗口，负责接收客户的订单变更请求，详细记录变更内容、变更原因、客户期望的完成时间等关键信息。

-及时将订单变更信息传递给内部相关部门，协调各部门之间的沟通与协作，跟进订单变更的处理进度，并定期向客户反馈处理情况，直至订单变更完成。

2.生产计划部

-负责评估订单变更对现有生产计划的影响，包括生产进度、物料供应、人员安排等方面。

-根据评估结果，制定新的生产计划或调整现有计划，确保生产能够满足订单变更后的需求，同时最大程度减少对整体生产进度的干扰。

-与采购部、生产车间等部门密切协作，确保各项生产资源及时到位。

3.采购部

-根据订单变更后的物料需求，及时调整采购计划，确保所需物料能够按时、按质、按量供应。

-与供应商进行沟通协调，处理因订单变更可能导致的采购合同变更、交货期调整等问题，降低采购成本和风险。

4.生产车间

-按照生产计划部调整后的生产计划组织生产，确保产品质量和生产进度。

-对于订单变更过程中出现的生产工艺问题、设备需求等，及时反馈给相关部门，并积极配合解决，保障生产的顺利进行。

5.质量控制部

-负责制定与订单变更后的产品质量检验标准和流程，确保变更后的产品符合质量要求。

-在生产过程中加强质量监控，对变更部分的产品进行重点检验，及时发现和处理质量问题，防止不合格产品流入市场。

6.财务部

-评估订单变更对成本的影响，包括物料成本、人工成本、生产费用等方面的变化。

-协助其他部门进行成本控制，提供相关财务数据支持，确保订单变更在成本可控的范围内进行。

三、管理流程

1.订单变更请求接收

-客户服务部通过电话、邮件、在线平台等渠道接收客户的订单变更请求。

-客服人员详细记录变更信息，填写《订单变更申请表》，内容包括客户名称、订单编号、原订单内容、变更内容、变更原因、期望完成时间等，并对变更请求进行初步分类（如数量变更、款式变更、交货期变更等）。

2.内部沟通与评估

-客户服务部在收到订单变更请求后的[X]小时内，将《订单变更申请表》发送至生产计划部、采购部、质量控制部、财务部等相关部门。

-各部门在收到申请表后的[X]个工作日内，对订单变更进行评估，并将评估结果反馈给生产计划部。生产计划部综合各部门意见，制定初步的应对方案，包括生产计划调整建议、物料需求变化、质量控制要点、成本预算等。

3.方案审批

-生产计划部将初步应对方案提交给主管领导进行审批。主管领导根据服装厂的整体运营情况、客户需求的紧急程度等因素进行综合考量，在[X]个工作日内做出审批决定。

-如方案需要进一步修改完善，主管领导提出修改意见，生产计划部组织相关部门进行调整，再次提交审批。

4.执行与协调

-审批通过后，生产计划部将最终的应对方案传达给各相关部门。各部门按照方案要求迅速开展工作，采购部调整采购计划，生产车间安排生产，质量控制部制定检验计划等。

-客户服务部负责协调各部门之间的工作，及时解决执行过程中出现的问题和矛盾，确保订单变更工作有序推进。同时，定期向客户反馈订单变更的处理进度，让客户了解工作进展情况。

5.订单变更完成与确认

-生产车间完成订单变更生产任务后，通知质量控制部进行检验。质量控制部按照新的质量标准进行检验，检验合格后出具《检验合格报告》。

-客户服务部在收到《检验合格报告》后，与客户联系，安排产品交付或确认相关事宜。客户确认订单变更完成后，客户服务部将相关资料整理归档，记录订单变更的全过程。

四、权利与义务

1.客户权利与义务