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档案出库前状态检查制度

一、总则

1.目的

本制度旨在确保档案在出库前处于良好状态，保证档案信息的完整性、准确性和安全性，满足客户对档案的使用需求，同时维护档案馆的专业形象和信誉，提升运营效益。秉持本档案馆“精准、负责、高效、关怀”的企业文化和“以客户需求为导向，提供优质档案管理服务”的经营理念，严格规范档案出库前的检查流程。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体涉及档案出库操作的员工以及有档案出库需求的顾客。

3.基本原则

-准确性原则：确保检查结果准确反映档案的实际状态。

-完整性原则：全面检查档案的各个方面，包括文件内容、装订、标识等。

-及时性原则：在规定时间内完成检查，不影响档案的正常出库。

-安全性原则：保障档案在检查过程中的安全，防止信息泄露和档案损坏。

二、组织架构与职责划分

1.档案检查小组

-组成：由档案管理部门负责人担任组长，成员包括经验丰富的档案管理人员、技术支持人员等。

-职责：负责制定档案出库前状态检查的具体标准和流程；组织实施档案检查工作；对检查结果进行审核和判定；协调解决检查过程中出现的问题。

2.档案管理人员

-职责：按照检查标准对档案进行初步检查，记录档案的原始状态；配合检查小组的工作，提供必要的档案信息和协助；对检查中发现的问题及时汇报，并按照要求进行整改。

3.技术支持人员

-职责：提供技术方面的支持，如检查档案数字化存储的完整性、电子文件的可读性等；协助解决因技术问题导致的档案状态异常情况；对检查设备和工具进行维护和管理。

4.顾客

-职责：在档案出库前，配合档案馆工作人员进行必要的确认工作；提供准确的档案使用需求和相关信息，以便更好地进行检查。

三、管理流程

1.档案出库申请

-顾客向档案馆提出档案出库申请，填写详细的申请表格，包括档案名称、编号、数量、使用目的、预计归还时间等信息。

-档案馆业务受理人员对申请进行初步审核，确认申请信息的完整性和合理性。审核通过后，将申请流转至档案管理部门。

2.检查准备

-档案管理部门根据申请信息，确定待检查的档案清单，并安排档案管理人员进行准备工作。

-档案管理人员按照清单提取档案，将档案集中放置在专门的检查区域，并确保检查区域的环境安全、整洁。

-检查小组准备好所需的检查工具和设备，如扫描仪、存储设备检测工具、装订检查工具等，并确保工具和设备能正常使用。

3.档案检查

-实体档案检查

-档案管理人员首先检查档案的装订情况，查看装订是否牢固，有无散页、掉页等现象。

-检查档案的外观，包括档案盒是否完好，有无破损、变形；档案标识是否清晰、准确，与档案内容是否一致。

-逐页检查档案内容，查看是否有缺页、污损、字迹模糊等问题，确保档案内容完整可读。

-数字化档案检查

-技术支持人员使用专业工具检查数字化档案的存储介质，确保存储设备无损坏、数据可正常读取。

-检查电子文件的格式是否正确，内容是否完整，有无乱码、丢失等情况。对于加密的电子文件，要确保解密功能正常，文件能够正常打开和浏览。

-检查记录

-档案管理人员和技术支持人员在检查过程中，要详细记录检查情况，包括发现的问题、问题所在位置、问题类型等。

-检查记录采用纸质和电子两种形式保存，纸质记录由检查人员签字确认，电子记录进行备份存储，以便后续查询和追溯。

4.问题处理

-如果在检查过程中发现问题，检查人员应立即停止检查，并将问题上报给检查小组。

-检查小组对问题进行评估，根据问题的严重程度和性质，确定处理方案。对于一般性问题，如轻微的装订问题、标识模糊等，可安排档案管理人员现场进行修复或整改；对于较为严重的问题，如档案内容缺失、电子文件损坏等，需要与顾客沟通，说明情况并协商解决方案，如延迟出库、提供替代档案等。

-问题处理完成后，要对处理结果进行再次检查，确保问题得到彻底解决，档案状态符合出库要求。

5.检查结果审核

-档案检查完成后，检查人员将检查记录和处理结果提交给检查小组组长进行审核。

-检查小组组长对检查结果进行全面审核，确认档案是否满足出库条件。审核通过后，在检查报告上签字批准。

6.档案出库

-经审核通过的档案，由档案管理部门办理出库手续，与顾客进行交接。交接过程中，双方要确认档案的数量、状态等信息，并在交接清单上签字。

-档案出库后，档案管理部门要及时更新档案的库存信息，确保档案信息的准确性。

四、权利与义务

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