公司电子文档管理制度(3篇).docx

第1篇

第一章总则

第一条为加强公司电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有电子文档的创建、存储、使用、归档、销毁等各个环节。

第三条公司电子文档管理应遵循以下原则：

（一）统一管理，分级负责；

（二）安全可靠，保障信息安全；

（三）规范操作，提高工作效率；

（四）依法合规，保障合法权益。

第二章电子文档的分类与标识

第四条公司电子文档分为以下类别：

（一）公司规章制度类；

（二）项目管理类；

（三）合同类；

（四）财务类；

（五）人力资源类；

（六）市场销售类；

（七）技术研发类；

（八）其他类。

第五条电子文档标识应包括以下内容：

（一）文档名称；

（二）文档编号；

（三）文档类别；

（四）创建人；

（五）创建日期；

（六）修改日期；

（七）版本号。

第三章电子文档的创建与存储

第六条电子文档的创建应遵循以下要求：

（一）文档名称应准确、简洁、明了；

（二）文档内容应真实、完整、准确；

（三）文档格式应符合国家规定和公司要求；

（四）文档创建人应具备相应的权限。

第七条电子文档的存储应遵循以下要求：

（一）选择安全可靠的存储设备；

（二）存储环境应满足电子文档存储的要求；

（三）定期备份电子文档，确保数据安全；

（四）存储设备应定期检查和维护。

第四章电子文档的使用与维护

第八条电子文档的使用应遵循以下要求：

（一）使用电子文档应遵守国家法律法规和公司规章制度；

（二）使用电子文档应确保信息安全，不得泄露、篡改、破坏；

（三）使用电子文档应按照规定权限进行，不得越权操作；

（四）使用电子文档应保持文档的完整性和准确性。

第九条电子文档的维护应遵循以下要求：

（一）定期检查电子文档的存储设备，确保设备正常运行；

（二）定期清理电子文档，删除过期、无效的文档；

（三）定期更新电子文档，确保文档内容与实际情况相符；

（四）定期备份电子文档，防止数据丢失。

第五章电子文档的归档与销毁

第十条电子文档的归档应遵循以下要求：

（一）按照国家档案管理要求，对电子文档进行分类、整理、归档；

（二）归档的电子文档应确保其完整性、准确性和安全性；

（三）归档的电子文档应按照规定期限保存。

第十一条电子文档的销毁应遵循以下要求：

（一）销毁电子文档前，应进行核实，确保无误；

（二）销毁电子文档应采用安全、可靠的方式，防止数据恢复；

（三）销毁电子文档后，应做好记录，并存档备查。

第六章电子文档的权限管理

第十二条公司电子文档的权限管理应遵循以下要求：

（一）根据岗位职责和业务需求，合理分配电子文档的访问权限；

（二）对电子文档的访问权限进行定期审查，确保权限的合理性和有效性；

（三）对电子文档的访问记录进行记录和监控，确保信息安全。

第七章奖励与处罚

第十三条对在电子文档管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

第十四条对违反本制度，造成电子文档丢失、泄露、篡改等后果的个人或部门，给予批评教育、经济处罚或纪律处分。

第八章附则

第十五条本制度由公司办公室负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。

（注：本制度字数约为2500字，可根据实际情况进行适当调整。）

第2篇

第一章总则

第一条为加强公司电子文档的管理，确保电子文档的完整、准确、安全和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有电子文档的收集、整理、存储、使用、保管和销毁等工作。

第三条公司电子文档管理应遵循以下原则：

1.完整性原则：确保电子文档的完整性，防止丢失、损坏或篡改。

2.准确性原则：保证电子文档内容的准确无误。

3.安全性原则：采取必要措施，确保电子文档的安全，防止未授权访问和泄露。

4.可用性原则：确保电子文档的及时、有效利用。

5.经济性原则：在保证电子文档管理质量的前提下，合理控制管理成本。

第二章电子文档的分类与编码

第四条公司电子文档分为以下类别：

1.行政类：包括公司章程、规章制度、会议纪要、通知、报告等。

2.财务类：包括财务报表、凭证、合同、发票等。

3.技术类：包括产品设计文件、技术标准、操作规程、维修记录等。

4.人力资源类：包括员工档案、劳动合同、薪酬福利、培训记录等。

5.采购类：包括采购合同、供应商资料、采购订单等。

6.销售类：包括销售合同、客户资料、销售记录等。

7.其他类：包括市场调研、宣传资料、广告等。

第五条电子文档编码采用统一编码规则，由类别代码、年份代码、序号代码组成。

第三章电子文档的收集与整理

第六条电子文档的收集应遵循以下要求：

1.及时性：确保电子文档的收集与业