汽修厂合同章使用登记台账管理办法.doc

汽修厂合同章使用登记台账管理办法

一、总则

1.目的

本办法旨在规范汽修厂合同章的使用与登记台账管理，确保合同章使用的合法性、规范性和安全性，维护汽修厂的合法权益，保障经营活动的正常开展。

2.适用范围

本办法适用于汽修厂全体员工在涉及使用合同章的各类业务场景，同时也涵盖与汽修厂签订合同的客户相关事宜。

3.企业文化与经营理念融入

秉持汽修厂“专业、诚信、高效、创新”的企业文化，在合同章使用与管理过程中，以诚信为基石，确保每一次合同章的使用都符合诚信原则，为客户提供专业、高效的服务，通过不断创新管理方式提升运营效率。坚持“客户至上，质量第一”的经营理念，合同章的使用要围绕保障客户权益和提升服务质量展开，促进汽修厂与客户的长期合作。

二、组织架构与职责划分

1.管理部门

行政主管部门作为合同章的管理部门，负责合同章的日常保管、使用审批与登记台账的维护工作。行政主管作为第一责任人，对合同章的安全保管和规范使用负总责。

2.其他部门职责

业务部门在涉及合同签订时，负责填写合同章使用申请，并确保合同内容符合汽修厂业务范围和相关规定。法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审核，为合同章的使用提供法律支持和风险评估。财务部门负责对涉及经济条款的合同进行财务审核，确保合同的经济可行性和财务风险可控。

三、管理流程

1.合同章保管

合同章由行政主管部门指定专人负责保管，保管人员需具备良好的责任心和职业道德。合同章应存放在专门的保险柜中，保险柜钥匙和密码由保管人员分别管理，确保双人开启。

2.使用申请

业务部门在需要使用合同章时，应填写《合同章使用申请表》，详细注明合同名称、签订对象、合同金额、使用原因等信息，并经部门负责人签字确认。

3.审核流程

申请表提交至行政主管部门后，行政主管首先对申请内容的完整性和合理性进行初步审核。之后，申请表流转至法务部门，法务人员对合同的法律风险进行审核并签署意见。涉及经济条款的合同，还需财务部门进行财务审核并签字。

4.审批环节

经法务和财务审核通过的申请表，最终提交至汽修厂负责人进行审批。负责人根据合同重要性和业务情况进行综合考量，审批通过后方可使用合同章。

5.盖章登记

保管人员在收到审批通过的申请表后，在指定地点对合同进行盖章操作。盖章过程需有申请人在场见证，并在《合同章使用登记台账》上进行详细登记，包括合同编号、盖章日期、合同名称、签订方、盖章人等信息。

6.合同归档

盖章后的合同一式多份，一份由业务部门留存用于执行，一份交行政主管部门归档保管，一份交财务部门作为财务核算依据。行政主管部门应建立专门的合同档案库，按照合同类别、签订时间等进行分类归档，便于查询和管理。

四、权利与义务

1.员工权利

员工有权在符合规定的情况下，申请使用合同章开展正常业务工作。对于合同章使用过程中的不合理审批或管理行为，员工有权向相关上级部门提出申诉。

2.员工义务

员工有义务遵守本办法规定的合同章使用流程，如实填写申请信息，不得虚报、瞒报。在合同签订过程中，员工有义务保守汽修厂的商业秘密和客户信息，不得泄露合同内容及相关商业机密。

3.客户权利

客户有权要求汽修厂在合同签订过程中规范使用合同章，确保合同的法律效力。对于合同章使用不规范或存在疑问的情况，客户有权向汽修厂提出咨询和质疑。

4.客户义务

客户在与汽修厂签订合同过程中，应积极配合汽修厂完成相关手续和流程，提供真实、准确的信息。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

行政主管部门定期对合同章使用登记台账进行自查，确保登记信息的准确性和完整性。内部审计部门不定期对合同章使用情况进行审计监督，检查合同章使用流程的执行情况、合同的合法性以及台账登记的真实性。同时，鼓励全体员工对合同章使用过程中的违规行为进行监督和举报。

2.奖励措施

对于在合同章使用和管理过程中表现突出的员工，如严格遵守规定、及时发现并避免重大风险等，给予表彰和一定的物质奖励。对于积极提出合理化建议并有效改进合同章管理工作的员工，也将给予相应奖励。

3.惩罚措施

对于违反本办法规定使用合同章的员工，视情节轻重给予警告、罚款、降职等处分。因违规使用合同章给汽修厂造成经济损失的，需承担相应的赔偿责任。构成违法犯罪的，依法移送司法机关处理。

六、附则

1.解释权

本办法由汽修厂行政主管部门负责解释，在执行过程中如有疑问或需要进一步说明的事项，以行政主管部门的解释为准。

2.修订与更新

随着汽修厂业务的发展和法律法规的变化，行政主管部门将适时对本办法进行修订和更新，确保其始终符合实际管理需求和法律要求。

3.生效日期

本办法自发布之日起生效实施，全体员工应严格遵守本办法规定，切实做好合同章的使用与登记台账管理工作。