汽修厂财务专用章分开管理制度.doc

汽修厂财务专用章分开管理制度

一、总则

1.目的

为加强汽修厂财务专用章的管理，保障财务安全，确保财务工作的规范、有序进行，根据国家相关法律法规及企业实际情况，制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于汽修厂全体涉及财务专用章使用的员工及相关部门。

3.企业文化与经营理念体现

秉持汽修厂“专业、诚信、高效、共赢”的经营理念，财务专用章管理遵循严格、规范、透明的原则，以保障企业财务运营的稳健，为客户提供优质服务的同时实现企业的可持续发展。

4.指导原则

-安全性原则：确保财务专用章的存放、使用安全，防止印章被盗用、滥用。

-规范性原则：严格按照规定的流程和权限使用财务专用章，保证财务业务的合法性和合规性。

-责任明确原则：明确财务专用章管理各环节的责任主体，确保责任可追溯。

二、组织架构与职责划分

1.管理层

-厂长：对财务专用章管理工作负总责，监督制度的执行情况，审批涉及重大财务事项的财务专用章使用申请。

-财务负责人：协助厂长做好财务专用章的管理工作，制定具体的管理细则，审核一般财务事项的财务专用章使用申请，对印章使用的合规性进行监督。

2.财务部门

-会计：负责财务专用章的日常保管工作，严格按照规定的流程使用印章，对印章使用情况进行详细登记。

-出纳：在涉及资金收付等相关业务时，配合会计完成财务专用章的使用操作，确保资金业务的准确无误。

3.其他部门

其他部门在涉及需要使用财务专用章的业务时，需按照规定流程提交申请，配合财务部门完成相关手续。

三、管理流程

1.印章的保管

-存放地点：财务专用章应存放在专门的保险柜中，保险柜钥匙由会计专人保管，密码由财务负责人掌握。

-日常检查：会计每天上班后、下班前应对财务专用章进行检查，确保印章的安全存放。如发现异常情况，应立即报告财务负责人。

2.印章的使用申请

-填写申请表：各部门因业务需要使用财务专用章时，需填写《财务专用章使用申请表》，详细注明申请部门、申请人、使用事由、预计使用时间等信息。

-部门负责人审批：申请表填写完毕后，先由部门负责人进行审批，审核业务的真实性和必要性。

-财务负责人审核：经部门负责人审批通过的申请表提交至财务负责人，财务负责人审核业务是否符合财务规定和企业利益。

-厂长审批（重大事项）：对于涉及金额较大、影响重大的财务事项，如大额贷款合同、重大投资项目等，需经厂长审批同意后方可使用财务专用章。

3.印章的使用

-登记备案：会计在使用财务专用章前，需在《财务专用章使用登记簿》上进行登记，记录使用日期、申请人、使用事由、盖章文件名称及份数等信息。

-盖章操作：会计应在规定的文件或票据上准确加盖财务专用章，确保印章清晰、完整。盖章过程中，如发现盖章位置不准确或印章模糊等情况，应及时采取补救措施，并重新登记。

-用章归还：使用完毕后，会计应立即将财务专用章放回保险柜妥善保管。

四、权利与义务

1.员工权利

-知情权：员工有权了解财务专用章管理制度的相关内容，以及涉及自身业务的财务专用章使用情况。

-建议权：员工对财务专用章管理工作有提出合理化建议的权利，以促进管理制度的不断完善。

2.员工义务

-遵守制度：全体员工应严格遵守本财务专用章管理制度，不得违反规定擅自使用或转借财务专用章。

-配合管理：各部门及员工在涉及财务专用章使用的业务中，应积极配合财务部门的工作，按照规定流程提交申请和办理相关手续。

3.客户权利与义务

-权利：客户有权要求汽修厂在涉及财务往来的相关文件上加盖真实、有效的财务专用章，并对印章的使用情况进行监督。

-义务：客户在与汽修厂进行财务交易时，应提供真实、合法的资料，不得要求汽修厂违规使用财务专用章。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-内部审计：汽修厂定期开展内部审计工作，对财务专用章的使用情况进行审查，检查是否存在违规使用印章的行为。

-日常监督：财务负责人对会计的印章保管和使用情况进行日常监督，发现问题及时纠正。

-举报机制：鼓励全体员工对违规使用财务专用章的行为进行举报，对举报属实的员工给予一定的奖励。

2.奖励机制

-对严格遵守财务专用章管理制度，在印章管理工作中表现突出的员工，给予表彰和物质奖励。

-对提出合理化建议并有效提高财务专用章管理效率和安全性的员工，给予相应的奖励。

3.惩罚机制

-对违反财务专用章管理制度，未经授权擅自使用印章的员工，视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责