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施工现场会议室管理制度

一、会议室管理制度概述

施工现场会议室是项目管理人员进行沟通、协调和决策的重要场所。为保障会议室的合理使用，提高工作效率，特制定本制度。本制度旨在规范会议室的使用流程，明确管理职责，确保会议室的正常运行。

二、会议室使用规定

1.会议室使用需提前预约，预约者需填写《会议室使用申请表》并提交相关部门审批。

2.预约成功后，使用人需按时参加会议，如需调整会议时间或取消预约，应至少提前24小时通知会议室管理员。

3.会议室仅限项目内部人员使用，非项目人员需经项目经理批准后方可进入。

4.使用会议室时，应保持室内整洁，不得随意摆放物品，会议结束后需清理垃圾，恢复原状。

5.会议室内的设备设施如投影仪、音响等，使用前需了解操作方法，使用后需归位并关闭电源。

6.会议室内的文件资料不得擅自带走，如有需要，应经会议室管理员同意并登记。

7.会议室内的通讯设备如手机、电脑等，请保持静音或振动状态，以免影响会议秩序。

8.会议室内的食物和饮料需符合卫生标准，不得使用一次性餐具，会议结束后需自行清理。

9.会议室使用过程中，如遇紧急情况，使用人应立即停止会议，并采取相应措施处理。

10.违反本规定者，将根据情节轻重给予批评教育或相应的处罚。

三、会议室管理职责

1.会议室管理员负责会议室的日常管理，包括会议室的预约、安排、清洁和设备维护。

2.管理员需对会议室的使用情况进行记录，包括使用时间、参会人员、会议主题等。

3.管理员应定期检查会议室设备，确保其正常运行，如有损坏应及时上报并安排维修。

4.管理员需对会议室内的资料和物品进行管理，防止丢失或损坏。

5.管理员应监督会议室使用规定执行情况，对违反规定的行为进行纠正。

6.管理员需定期对会议室进行消毒和清洁，保持室内卫生。

7.管理员需对会议室的钥匙进行妥善保管，确保钥匙的安全。

8.管理员应与相关部门保持沟通，及时了解会议室的使用需求和反馈。

9.管理员需对会议室的预约情况进行跟踪，确保预约信息的准确性和及时性。

10.管理员应定期对会议室的使用情况进行总结，并提出改进建议。

四、会议室预约流程

1.使用人需填写《会议室使用申请表》，包括会议主题、参会人员、预计会议时间等基本信息。

2.《会议室使用申请表》需提交至项目经理或相关部门负责人处进行审批。

3.审批通过后，使用人将收到会议室预约确认通知，包括会议室名称、使用日期和时间。

4.使用人需在规定时间内与会议室管理员联系，确认预约细节，如设备需求等。

5.管理员在收到预约确认后，将在会议室预约系统中进行登记。

6.如有特殊需求，如投影仪、音响等设备，使用人需在预约时提出，管理员将提前做好准备工作。

7.会议当天，使用人应提前到达会议室，如有变动，应及时通知管理员。

8.如预约时间有变动或取消，使用人需至少提前24小时通知管理员，以便进行相应的调整。

9.管理员将定期检查预约情况，确保预约信息的准确性和会议室的合理分配。

10.预约结束后，管理员将对会议室的使用情况进行反馈，包括会议效果和设备使用情况等。

五、会议室设备与设施管理

1.会议室内的所有设备，如投影仪、音响、白板、笔记本电脑等，均由管理员负责维护和管理。

2.设备使用前，管理员需检查其功能状态，确保正常运行。

3.使用人需按照设备操作指南正确使用设备，避免操作不当导致设备损坏。

4.使用完毕后，使用人应将设备归位，关闭电源，如有异常情况，应及时通知管理员。

5.管理员应定期对设备进行清洁和维护，防止灰尘和污渍影响设备性能。

6.设备的维修和更换由管理员负责，如需外部维修，需填写《设备维修申请表》并经相关部门审批。

7.会议室内的纸张、笔等办公用品由管理员负责补充，使用人需节约使用，不得浪费。

8.管理员需对会议室内的网络连接进行管理，确保网络稳定，并对网络使用进行监控。

9.管理员需对会议室内的消防设施进行检查，确保其处于良好状态，并定期进行消防演练。

10.任何对会议室设备的损坏或遗失，使用人需承担相应的责任，并赔偿损失。

六、会议室使用记录与反馈

1.管理员需建立会议室使用记录簿，详细记录每次会议的使用情况，包括会议主题、参会人员、开始和结束时间等。

2.会议结束后，使用人需对会议室的使用情况进行简要评价，包括设备使用情况、环境舒适度等。

3.管理员需将使用记录和反馈信息整理归档，以便于后续的会议室管理和评估。

4.如有设备故障或使用问题，使用人应在记录簿中注明，管理员将根据记录进行调查和处理。

5.管理员需定期对会议室的使用记录进行分析，评估会议室的使用效率和存在问题。

6.根据分析结果，管理员可提出改进措施，如调整预约规则、优化设备配置等，以提高会议室的使