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培训机构财务档案借阅审批登记制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范本培训机构财务档案的借阅审批及登记流程，确保财务档案的安全、完整，保护机构商业机密，同时满足内部工作及外部合法需求，为机构财务管理及相关工作提供有力支持，契合机构以专业、诚信服务客户，追求高效运营效益的经营理念。

2.适用范围

本制度适用于本培训机构全体员工以及因合法事由需借阅财务档案的外部单位或个人。

3.基本原则

遵循必威体育官网网址性原则，严格保护财务档案中的敏感信息；坚持审批流程规范化，确保借阅行为得到恰当授权；强调登记完整性，准确记录每一次借阅情况。同时，体现人文关怀，在保障档案安全的前提下，尽量满足员工合理的工作借阅需求。

二、组织架构与职责划分

1.财务部门

-负责财务档案的日常管理，包括整理、归档、保管等工作，确保财务档案的准确性和完整性。

-对财务档案借阅申请进行初步审核，根据档案性质和借阅用途判断申请的合理性。

-按照规定流程办理档案借阅手续，跟踪借阅档案的归还情况。

2.行政部门

-协助财务部门制定和完善财务档案借阅审批登记制度，确保制度与机构整体管理要求相符。

-对涉及跨部门借阅或外部借阅的申请进行协调沟通，保障借阅流程顺利进行。

-监督制度的执行情况，定期检查财务档案借阅登记记录。

3.审批领导

-根据财务档案的重要性和敏感性，对借阅申请进行最终审批，确保借阅行为符合机构利益和相关规定。

-在特殊情况下，有权决定是否批准紧急借阅申请，同时强调对档案安全和必威体育官网网址的要求。

三、管理流程

1.借阅申请

-内部员工因工作需要借阅财务档案，需填写《财务档案借阅申请表》，详细注明借阅目的、拟借阅档案名称及时间段、预计归还日期等信息，并提交所在部门负责人签字确认。

-外部单位或个人借阅财务档案，需提供正式的借阅公函，说明借阅事由、用途及必威体育官网网址承诺，由行政部门接收并转财务部门。

2.初步审核

-财务部门收到借阅申请后，对申请内容进行初步审核。检查申请表填写是否完整、借阅目的是否合理、申请借阅的档案是否存在等情况。

-对于不符合要求的申请，及时通知申请人补充或修改信息。

3.审批流程

-一般财务档案借阅申请，经财务部门负责人审批后即可。对于涉及重要财务数据、关键财务报表等敏感档案的借阅，需报机构主管领导审批。

-外部单位或个人的借阅申请，无论档案性质如何，均需机构主管领导审批。审批领导应综合考虑机构利益、必威体育官网网址风险等因素做出决定。

4.借阅登记

-经审批通过后，财务部门办理借阅登记手续。在《财务档案借阅登记簿》上详细记录借阅人姓名（或单位名称）、借阅时间、借阅档案名称、数量、审批人等信息。

-对于电子财务档案的借阅，需记录借阅人获取档案的方式（如拷贝、在线查阅等）及相关账号信息。

5.档案借阅

-财务部门按照登记信息向借阅人提供相应的财务档案。对于纸质档案，需当面清点数量并由借阅人签字确认；对于电子档案，需确保借阅人获取档案的途径安全可靠。

-告知借阅人遵守档案使用规定，不得擅自复制、传播、篡改档案内容。

6.归还登记

-借阅人应在规定的归还日期前归还财务档案。归还时，财务部门对照借阅登记记录进行核对，检查档案数量、完整性及是否有损坏、涂改等情况。

-确认无误后，在《财务档案借阅登记簿》上记录归还时间，并由借阅人签字确认。如发现问题，及时报告并按照相关规定处理。

四、权利与义务

1.借阅人的权利与义务

-权利：有权在规定的借阅范围内获取所需的财务档案，以满足工作或合法业务需求。

-义务：严格遵守本制度规定的借阅审批登记流程，不得擅自超越审批范围借阅档案；妥善保管借阅的财务档案，不得遗失、损坏、涂改、泄露档案内容；在规定时间内归还档案。

2.财务部门的权利与义务

-权利：有权对借阅申请进行审核，拒绝不合理的借阅请求；对归还的档案进行检查，如发现问题有权追究相关责任。

-义务：按照制度规定及时办理借阅和归还手续，为借阅人提供必要的协助；确保财务档案的安全保管，防止档案信息泄露。

3.行政部门的权利与义务

-权利：对财务档案借阅制度的执行情况进行监督检查，提出改进建议。

-义务：协调跨部门及外部借阅事宜，保障借阅流程顺畅；配合财务部门开展相关工作。

4.审批领导的权利与义务

-权利：对借阅申请进行最终审批，决定是否批准借阅；对涉及重大事项的借阅有权提出特殊要求和限制。

-义务：依据机构利益和相关规定进行审批，不得滥用职权随意批准或拒绝借阅申请。

五、监督与