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会议室管理制度卡片

一、会议室管理制度卡片概述

会议室作为企业内部重要的沟通和协作场所，其高效利用和管理至关重要。为了规范会议室的使用，提高会议室的使用效率，特制定本会议室管理制度卡片。本卡片旨在明确会议室的使用规则、预订流程、使用规范等，确保会议室资源的合理分配和有效利用。

二、会议室预订流程与权限

会议室预订应遵循以下流程：

1.预订人需提前至少一天向行政部提出预订申请，并填写《会议室预订申请表》。

2.行政部对预订申请进行审核，确认会议室可用性。

3.预订申请通过后，行政部将预订信息录入会议室预订系统，并发送预订确认通知至预订人。

4.预订人需在预定时间内使用会议室，如因故无法使用，应至少提前半天通知行政部取消或修改预订。

5.会议室预订权限：

-公司内部员工均可预订会议室，但部门负责人或项目经理需优先使用。

-外部客户或合作伙伴如需使用会议室，需经部门负责人审批。

-特殊情况下的紧急预订，可由预订人直接联系行政部，经审批后可立即使用会议室。

三、会议室使用规范与注意事项

使用会议室时，应遵守以下规范和注意事项：

1.保持会议室整洁：使用前后应清理桌面，不遗留垃圾，保持环境干净。

2.遵守会议时间：按时开始和结束会议，不得占用他人预订时间。

3.使用音响设备：如需使用音响设备，需确保音量适中，不影响其他区域。

4.遵守会议纪律：保持会场秩序，不得大声喧哗，不随意走动。

5.保护会议室设施：爱护会议室内的家具、设备，禁止私自搬动或损坏。

6.必威体育官网网址性要求：会议内容应必威体育官网网址，不得未经允许录音、录像或对外泄露。

7.食物与饮料：请勿在会议室食用带有强烈气味的食物，饮料需使用指定容器，并注意不要弄脏桌面。

8.会议室使用完毕后，预订人需关闭灯光、空调等电器设备，并确保门窗关闭，以节约能源。

9.如发现会议室设施损坏，应立即通知行政部进行维修。

10.违反上述规定者，将根据公司规章制度进行相应处理。

四、会议室清洁与维护责任

1.会议室日常清洁由行政部负责，确保会议室干净、整洁。

2.使用完毕后的会议室，预订人需负责清理自己的使用区域，包括桌面、地面及设备。

3.对于会议室的定期清洁，行政部将安排专业清洁人员进行，包括但不限于地板拖洗、清洁卫生间等。

4.会议室内的设备如投影仪、白板等，如有损坏或需调整，预订人应及时通知行政部进行维修或调整。

5.会议室内的植物维护，由行政部负责，确保植物健康生长。

6.如遇特殊情况，如会议室长时间闲置，行政部将对其进行特别清洁和维护，以保持会议室的最佳状态。

7.预订人如发现会议室存在卫生问题，应立即告知行政部，以便及时处理。

8.对于会议室的任何维护需求，预订人不得自行进行修理或更换设备，应通过行政部进行处理。

9.定期对会议室进行安全检查，确保消防设备、照明等设施正常运作。

10.所有会议室使用者和维护人员均应遵守相关安全规定，确保使用安全。

五、会议室使用记录与反馈

1.行政部将建立会议室使用记录，详细记录每次会议的时间、参与者、预订人等信息。

2.预订人应在会议结束后24小时内，通过会议室预订系统填写会议反馈表，对会议设施、环境和服务进行评价。

3.会议反馈表应包括对会议室设施、音响设备、空调温度、清洁状况等方面的满意度评分和文字描述。

4.行政部将定期收集和分析会议反馈，针对反馈中的问题及时调整和改进会议室管理。

5.如有紧急问题或特殊情况，预订人可随时通过电话或电子邮件向行政部报告，行政部将及时响应并处理。

6.会议室使用记录和反馈信息将作为评估会议室使用效率和管理水平的重要依据。

7.行政部将定期向相关部门和领导汇报会议室的使用情况和改进措施。

8.对于连续获得好评的预订人或部门，公司可考虑给予一定的奖励或认可。

9.对于反馈中的负面信息，行政部将进行调查，找出原因并采取措施予以改进。

10.所有会议室使用记录和反馈信息将严格必威体育官网网址，仅用于内部管理和改进目的。

六、会议室违规使用处理

1.未经批准私自占用会议室，或未按预订时间使用会议室的，预订人需向行政部说明情况，并可能面临罚款或警告。

2.预订人未在规定时间内取消或修改预订，导致他人无法使用会议室的，将视情况给予警告或罚款。

3.在会议室内大声喧哗、吸烟、乱扔垃圾、损坏设施等行为，一经发现，预订人将被要求立即改正，并可能受到罚款或纪律处分。

4.未经允许在会议室录音、录像或对外泄露会议内容，预订人将被视为违反公司必威体育官网网址规定，公司将根据情节严重程度进行处理。

5.如预订人故意破坏会议室设施，除承担赔偿责任外，还将受到相应的纪律处分。

6.预订人如对会议室管理有异议，可通过正规渠道向行政部或相关部门提出，行政部将进行调查并给予答复。

7.对