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餐饮部宴会预订管理规定

餐饮部宴会预订管理规定

一、总则

1.目的

本规定旨在规范餐饮部宴会预订工作流程，提高预订服务质量，确保宴会预订信息准确、及时处理，协调各部门资源，为宾客提供优质、高效的宴会服务，提升宾馆的整体形象和市场竞争力。

2.适用范围

本规定适用于宾馆餐饮部所有类型宴会的预订管理工作，包括但不限于婚宴、商务宴请、会议聚餐、生日宴、周年庆典宴等。

3.职责分工

-宴会预订员：负责接听宴会预订电话、接待上门预订宾客，详细记录预订信息，解答宾客疑问，与宾客沟通宴会细节，完成预订手续办理，并及时将预订信息传递给相关部门。

-餐饮部经理：负责审核宴会预订信息，协调各部门之间的工作，确保宴会筹备和服务工作顺利进行。对重要宴会或大型宴会进行现场指挥和协调，处理宾客特殊需求和投诉。

-厨房部门：根据宴会预订信息，负责制定菜单、准备食材、安排烹饪工作，确保宴会菜品的质量和供应。

-服务部门：根据宴会预订信息，负责宴会厅的布置、餐具准备、人员安排等工作，提供优质的宴会现场服务。

-财务部门：负责审核宴会账单，确保收费准确无误，处理宾客的付款事宜，做好财务核算和统计工作。

二、预订渠道与方式

1.电话预订

-设立专门的宴会预订热线，确保在营业时间内有专人接听。预订员应在电话铃响三声内接听，使用礼貌用语，如“您好，[宾馆名称]餐饮部宴会预订，很高兴为您服务！”

-详细询问宾客的基本信息，包括姓名、联系电话、单位（如有）、预订宴会的时间、人数、类型（如婚宴、商务宴等）、大致预算等，并认真记录。

-向宾客介绍宾馆宴会的相关信息，如宴会厅的规格、容纳人数、特色菜品、优惠活动等，解答宾客的疑问。

-如果宾客有特殊要求，如场地布置、菜单定制等，应详细记录并告知宾客会尽力协调满足。

-在电话沟通结束时，与宾客确认预订信息，并向宾客表示感谢。如“感谢您的预订，我们会在[具体时间]内与您进一步沟通宴会细节，祝您生活愉快！”

2.现场预订

-热情接待上门预订的宾客，引导宾客到舒适的洽谈区域就座，提供茶水等服务。

-以专业、耐心的态度向宾客介绍宾馆宴会的各项服务和设施，展示宴会厅的实景照片或带领宾客实地参观宴会厅。

-按照电话预订的流程，详细记录宾客的预订信息，与宾客深入沟通宴会细节，如场地布置风格、菜品口味偏好、特殊活动安排等。

-对于宾客提出的现场疑问，应及时、准确地给予解答，如有需要，可邀请相关部门负责人共同与宾客协商。

3.网络预订

-完善宾馆官方网站和在线旅游平台上的宴会预订功能，确保预订页面信息准确、清晰，包括宴会厅图片、菜单介绍、价格范围、预订流程等。

-安排专人负责网络预订信息的查看和处理，每天定时（至少每两小时一次）登录系统，及时回复宾客的咨询和预订请求。

-对于网络预订的宾客，同样要详细记录预订信息，并通过电话或邮件与宾客取得联系，进一步沟通宴会细节，确认预订。

三、预订信息记录与处理

1.预订信息表格

设计专门的宴会预订信息表格，内容应包括预订日期、预订人姓名、联系电话、单位、宴会日期、宴会时间、宴会类型、预计人数、实际人数（最终确定后填写）、菜单类型（标准菜单或定制菜单）、场地要求（宴会厅名称、布置风格等）、特殊要求（如儿童游乐区设置、乐队表演等）、付款方式、定金金额（如有）、备注等。

2.信息录入与审核

-预订员在获取宾客预订信息后，应立即将其准确录入预订信息表格，并仔细核对信息的完整性和准确性。

-将填写完整的预订信息表格提交给餐饮部经理进行审核。餐饮部经理应在收到表格后的[X]小时内完成审核，重点审核预订信息是否合理、各部门资源是否能够满足等。如发现问题，及时与预订员沟通并进行调整。

3.信息传递与共享

-审核通过后的预订信息，由预订员及时传递给厨房部门、服务部门和财务部门。传递方式可以采用内部办公系统、电子邮件或纸质文件等，确保信息准确无误地传达给各部门。

-建立内部信息共享平台，各部门可以实时查看宴会预订信息的更新情况，以便提前做好准备工作。同时，定期召开跨部门会议，沟通宴会预订进展情况，协调解决可能出现的问题。

四、菜单与价格管理

1.菜单制定

-厨房部门根据宾馆的定位、市场需求和季节特点，制定多种标准宴会菜单，包括不同档次和风格，如中式传统菜单、西式精致菜单、特色风味菜单等。每个标准菜单应明确菜品名称、数量、口味、食材等详细信息。

-对于有特殊需求的宾客，如定制菜单，厨房部门应与宾客进行深入沟通，了解宾客的口味偏好、预算范围、特殊饮食要求等，结合宾馆的食材供