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供应商合同管理规定

供应商合同管理规定

一、总则

1.目的：为加强本酒店供应商合同的管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，有效防范合同风险，保障酒店与供应商双方的合法权益，提高酒店运营效率，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于酒店与所有供应商签订的各类采购、服务等合同的管理。包括但不限于食材、日用品、设备设施、工程服务、清洁服务、安保服务等相关合同。

3.管理原则：合同管理遵循依法合规、公平公正、诚实守信、风险防控、统一管理与分级负责相结合的原则。确保合同的签订、履行等活动符合法律法规及酒店的利益要求。

二、合同管理职责分工

1.采购部门

-负责供应商的筛选、评估和选择，建立和维护供应商信息库。

-组织合同的起草、谈判工作，确保合同条款符合酒店采购需求和利益。

-跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的与采购相关的问题，及时反馈异常情况。

-负责收集、整理供应商的履约资料，配合其他部门进行供应商的考核评价。

2.法务部门

-对合同文本进行法律审查，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。

-参与重大合同的谈判，提供法律意见和支持。

-处理合同纠纷案件，代表酒店与供应商进行协商、仲裁或诉讼等法律程序。

3.财务部门

-参与合同条款中涉及财务相关内容的审核，如付款方式、结算周期、发票要求等。

-负责合同款项的支付审核与执行，按照合同约定及时、准确地付款。

-监督合同执行过程中的财务状况，对合同执行情况进行财务分析和评估。

4.使用部门

-根据酒店运营需求，提出采购申请，并明确采购物品或服务的规格、质量、数量、交付时间等要求。

-参与合同技术条款的审核，协助采购部门进行供应商的技术评估。

-在合同履行过程中，负责对采购物品或服务的验收工作，及时反馈验收情况和使用问题。

5.行政部门

-负责合同的编号、归档、保管等工作，建立合同台账，确保合同资料的完整性和可追溯性。

-协助其他部门进行合同相关信息的查询和调阅工作。

-监督各部门对合同管理制度的执行情况，对违反制度的行为进行纠正和处理。

三、供应商选择与评估

1.供应商筛选

-采购部门应根据酒店的采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络有哪些信誉好的足球投注网站、行业推荐、供应商自荐等。

-对收集到的供应商信息进行初步筛选，重点考察供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。

-建立潜在供应商名单，并对潜在供应商进行实地考察或背景调查，核实其实际情况与提供信息的一致性。

2.供应商评估

-采购部门组织使用部门、法务部门、财务部门等相关人员组成评估小组，对潜在供应商进行综合评估。

-评估内容包括但不限于供应商的营业执照、税务登记证、生产许可证等资质文件；产品质量认证、检测报告等质量证明文件；过往业绩、客户评价等信誉情况；生产设备、技术水平等生产能力；报价合理性、成本构成等价格因素；售后服务承诺、响应时间等服务能力。

-评估小组根据评估情况填写《供应商评估表》，对供应商进行打分，并提出评估意见。评估得分达到一定标准的供应商，方可进入酒店供应商名录。

3.供应商名录管理

-采购部门负责建立和维护酒店供应商名录，对供应商的基本信息、评估结果、合作历史等进行记录和更新。

-定期对供应商名录进行审查，对于不符合酒店要求或长期未合作的供应商，应及时从名录中删除。

-新供应商加入或现有供应商信息变更时，采购部门应及时通知相关部门，并更新供应商名录。

四、合同签订

1.合同起草

-采购部门根据采购需求和与供应商协商的结果，起草合同文本。合同文本应包括但不限于合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价格、交付时间、交付地点、付款方式、结算周期、违约责任、争议解决方式等条款。

-对于标准化的采购合同，应使用酒店制定的合同模板，并根据具体采购情况进行适当修改和补充。对于重大或复杂的合同，可邀请法务部门或专业律师参与起草工作。

2.合同审核

-合同起草完成后，采购部门应将合同文本提交给法务部门、财务部门、使用部门等相关部门进行审核。

-法务部门重点审核合同的合法性、合规性，合同条款是否存在法律风险，违约责任、争议解决方式等条款是否明确合理。

-财务部门审核合同涉及的财务条款，如付款方式、结算周期、发票要求等是否符合酒店财务制度和财务管理要求。

-使用部门审核合同中关于采购物品或服务的规格、质量、数量、交付时间等条款是否满足实际需求。