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工会预留印鉴管理制度

总则

目的

为加强公司工会预留印鉴的管理，规范印鉴使用流程，保障工会财务及相关业务的正常开展，维护工会和会员的合法权益，特制定本管理制度。

适用范围

本制度适用于公司工会委员会在办理各类经济业务、文件签署、证明开具等涉及使用工会预留印鉴的所有活动。

基本原则

1.合法性原则：印鉴的使用必须符合国家法律法规以及工会章程的相关规定。

2.安全性原则：确保印鉴存放安全，使用过程严格管控，防止印鉴被盗用、冒用或滥用。

3.规范性原则：明确印鉴使用的流程、审批权限和责任，保证各项操作规范有序。

印鉴种类及保管

印鉴种类

1.工会财务专用章：用于工会财务收支、银行结算等相关财务业务。

2.工会法人章：配合工会财务专用章使用，在银行结算等业务中作为法人授权的标识。

3.工会委员会公章：用于工会各类文件、通知、证明等的签署和对外联系。

印鉴保管

1.指定专人保管

工会财务专用章由工会财务人员中指定专人负责保管。

工会法人章由工会主席指定专人保管。

工会委员会公章由工会办公室指定专人保管。

2.保管人员职责

负责印鉴的日常保管，确保印鉴存放安全，未经批准不得擅自将印鉴带出办公场所。

建立印鉴使用登记台账，详细记录印鉴使用的日期、事由、批准人、使用人等信息。

定期检查印鉴保管情况，如发现印鉴损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。

印鉴使用流程

申请

1.凡需使用工会预留印鉴的部门或个人，应填写《工会印鉴使用申请表》，详细说明用印事由、用印内容、用印日期等信息。

2.申请表应由申请部门负责人或个人签字，并根据用印事项提交相关证明材料或文件。

审批

1.根据用印事项的性质和金额大小，按照以下审批权限进行审批：

金额在[X]元以下的一般性财务支出、文件签署等用印事项，由工会财务负责人审批。

金额在[X]元以上至[X]元的财务支出、重要文件签署等用印事项，由工会主席审批。

涉及重大事项、对外合同签订等用印事项，需经工会委员会集体研究决定，并由工会主席签字批准。

2.审批人应认真审核用印申请，确保用印事项合法合规、真实有效。如不同意用印，应在申请表上注明理由并退回申请。

用印

1.经审批同意用印的，由印鉴保管人员对照审批后的申请表及相关材料，在用印部位加盖印鉴，并确保印鉴清晰、端正。

2.用印完成后，用印人应在印鉴使用登记台账上签字确认。

登记与存档

1.印鉴保管人员应及时将印鉴使用情况进行登记，详细记录用印日期、事由、批准人、使用人、文件名称及文号等信息。

2.每月末，印鉴保管人员应对当月印鉴使用情况进行汇总，形成《工会印鉴使用情况月报表》，报工会财务负责人和工会主席审阅。

3.印鉴使用申请表、相关证明材料及文件等应按照档案管理规定进行存档，保存期限为[X]年。

特殊情况处理

印鉴遗失

1.如发现印鉴遗失，保管人员应立即向工会主席报告，并采取以下措施：

向公安机关报案，声明遗失印鉴作废，防止被他人冒用。

在公司内部发布印鉴遗失公告，告知全体员工。

及时办理印鉴挂失和补办手续。

2.补办印鉴时，应按照原印鉴刻制的程序和要求，重新刻制印鉴，并在公安机关备案。同时，应将新印鉴启用的相关信息及时通知相关部门和人员。

印鉴被盗用、冒用

1.一旦发现印鉴被盗用、冒用，应立即采取以下措施：

停止相关业务的办理，冻结涉及的账户或资金，防止损失扩大。

收集相关证据，如印鉴使用记录、文件复印件、交易凭证等，向公安机关报案。

及时通知相关部门和合作伙伴，说明情况，避免造成误解和损失。

2.根据事件的严重程度和影响范围，评估责任并追究相关人员的责任。同时，对印鉴管理制度进行审查和完善，防止类似事件再次发生。

监督与检查

内部监督

1.工会财务负责人定期对印鉴使用情况进行检查，核对印鉴使用登记台账与实际用印情况是否一致，审查用印申请的审批流程是否合规。

2.工会审计委员会不定期对印鉴管理情况进行审计监督，检查印鉴保管是否安全、使用是否规范、审批是否严格等，发现问题及时提出整改意见。

外部监督

1.接受上级工会组织的监督检查，按照要求提供印鉴管理相关资料，积极配合上级工会的工作。

2.主动接受公司内部审计部门、纪检监察部门等的监督，对提出的问题及时整改落实。

责任追究

1.因印鉴保管不善、使用不当等原因，导致工会利益受损或造成不良影响的，将视情节轻重追究相关保管人员和使用人员的责任。

2.对于违反本制度规定，擅自使用印鉴或违规批准用印的，给予批评教育、警告处分；情节严重的，给予相应的经济处罚，直至解除劳动合