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备用金管理制度和财务报销制度

??一、引言

为了加强公司财务管理，规范备用金的使用和财务报销行为，提高资金使用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本备用金管理制度和财务报销制度。本制度适用于公司各部门及全体员工。

二、备用金管理制度

（一）备用金定义

备用金是公司为满足日常经营活动中临时性、小额资金需求而设立的一项专项资金。主要用于支付差旅费、零星采购、业务招待费等小额支出。

（二）备用金申请

1.员工因工作需要申请备用金时，应填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额及预计使用期限。

2.部门负责人对申请表进行审核，签署意见后报财务部门。

3.财务部门对申请事项及金额进行审核，审核通过后报公司领导审批。

4.经公司领导批准后，财务部门根据审批结果向申请人发放备用金。

（三）备用金使用

1.备用金申请人应严格按照申请用途使用备用金，不得挪作他用。

2.备用金支出应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等，并及时办理报销手续。

3.对于超过备用金限额的支出，应提前向财务部门申请增加备用金额度或采用其他支付方式。

（四）备用金报销

1.备用金使用完毕后，申请人应在[规定时间]内到财务部门办理报销手续。报销时，应填写《费用报销单》，并附上相关原始凭证。

2.财务部门对报销凭证进行审核，审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否符合公司规定等。

3.审核通过后，财务部门按照公司财务制度进行报销处理，多退少补。如备用金有结余，应及时交回财务部门；如有不足，应补足备用金。

（五）备用金盘点

1.财务部门应定期对备用金进行盘点，确保备用金的安全和账实相符。盘点周期为[具体周期]。

2.盘点时，应编制《备用金盘点表》，记录备用金的实际金额、已使用金额、未使用金额等信息。

3.如发现备用金账实不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。对于盘盈或盘亏的备用金，应按照公司财务制度进行调整。

（六）备用金的清理

1.员工离职或调岗时，应在办理离职或调岗手续前，将所借备用金全部结清。

2.对于长期未使用的备用金，财务部门应及时清理，通知备用金申请人办理报销或交回手续。如申请人在规定时间内未办理相关手续，财务部门有权从其工资或其他应付款项中扣回备用金。

（七）违规处理

1.对于违反备用金管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。

2.如发现挪用备用金、虚报备用金支出等行为，公司将责令其立即归还挪用的备用金，并按照挪用金额的[X]%给予罚款。情节严重的，将依法追究其法律责任。

三、财务报销制度

（一）报销原则

1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法，能够准确反映经济业务的实际情况。

2.合法性原则：报销事项必须符合国家法律法规及公司相关规定。

3.合理性原则：报销金额应与实际业务相符，不得虚增或虚减费用。

4.完整性原则：报销凭证应具备完整的要素，包括发票、收据、审批单、清单等。

（二）报销范围

1.差旅费：员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。

2.业务招待费：公司为开展业务活动而发生的招待客户的费用，如餐饮、礼品、娱乐等。

3.办公费：公司日常办公所需的费用，如办公用品、印刷费、水电费等。

4.通讯费：员工因工作需要发生的通讯费用。

5.车辆费用：公司车辆的燃油费、过路费、维修费等。

6.培训费：员工参加与工作相关的培训所发生的费用。

7.其他费用：经公司领导批准的其他与公司经营活动相关的费用。

（三）报销凭证要求

1.发票：必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票抬头、日期、金额、项目、发票专用章等。发票不得涂改、挖补，如有错误应重新开具。

2.收据：除财政部门监制的行政事业性收费收据外，其他收据不得作为报销凭证。

3.审批单：所有报销事项必须填写《费用报销单》或《差旅费报销单》，并经相关人员审批签字。审批单应注明报销事项、金额、日期、报销人等信息。

4.清单：对于购买办公用品、礼品等批量采购的支出，应提供详细的清单，清单上应注明商品名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖供应商公章。

（四）报销流程

1.报销人填写报销凭证：报销人应按照公司规定的格式填写《费用报销单》或《差旅费报销单》，并将相关原始凭证粘贴在报销凭证后面。

2.部门负责人审核：部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签署意见后报财务部门。

3.财务部门审核：财务部门对报销凭证的合法性、完整性、准确性进行审核，审核内容包括发票真伪、报销金额是否符合规定、审批手续是否齐全等。如发现问题，应及时与报销人沟通并要求