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日常资料管理与其他管理规定方案

第一节档案的建立与管理

随着房屋建筑的高层化、大型化、智能化和物业管理现代化的不断发展，信息资源成为管理又一重要因素。为此XX体育中心物业管理档案资料的建立与管理必须采用先进的计算机技术，对档案资料实行“科学化、有序化、集中化”的管理。我们对档案资料管理的依据与标准是根据《中华人民共和国档案法》与《资料档案管理质量检验标准》进行管理。

（一）所有的档案资料由管理中心设立的档案室统一进行管理，操作档案资料一式两份（操作部门一份，服务中心备份一份），在整理归档时去伪存真，根据档案的来源及特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。

（二）所有档案采取总目录及卷内目录，做好档案的归档日期与归档人，按档案的标准存入，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。

（三）所有档案的查阅，需经服务中心总经理批准及办理有关手续后才能查阅。

（四）物业管理档案为永久性档案资料，禁止任何人以任何借口销毁档案。

（五）档案资料归档后，及时输入电脑，确保现代化管理的双重手段。

（六）档案资料管理的内容

1.档案资料的收集

档案资料的收集坚持“来源多、内容广”的原则。从物业管理的实际工作出发，扩大信息资料的来源，从建筑规划到工程竣工；从建筑物本体修缮记录到到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

2.档案资料的分类

所收集的档案资料，根据其来源、内容、形式、进行集中整理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。

日常物业管理档案资料

项目

资料名称

物业管理

XX体育中心基本资料

维修资料

维修申报表、公共设施维修记录

清洁、保洁资料

清洁服务整改通知单、保洁日检记录

绿化管理资料

绿化保养维护情况、补种记录、施肥记录

综合管理资料

日常巡查记录、紧急事件处理记录、车辆管理记录、安全隐患整改通知

员工管理资料

员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理

服务质量反馈资料

服务质量回访记录；用户意见调查、统计记录；用户投诉及处理记录

行政文件资料

政府部门相关文件、法规、法律

业主的有关文件、通知、函件

（七）档案资料管理的要点

1.重要的档案资料的交接必须经过服务中心总经理或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。

2.档案资料实行专人专职管理。

3.档案资料实行严格的借阅登记制度，归还入档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。

4.档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由服务中心总经理或其指定的责任人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件。

5.资料的管理必须做到“七防”即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等防潮物，档案管理人员须定期检查和清理，保证档案资料环境条件符合要求。

第二节日常管理工作

一、日常工作程序

签署工作目标责任书

依据各项标准检查区域工作情况

定期拜访业户

处理抱怨投诉

提交考评结果

发布整改指令

及时实施回访

监督整改效果

处理工作记录

建设客户档案

定期述职报告

重大事项通报

二、建立日常巡查制度

（一）服务中心总经理是最终责任人，务必确保各项管理工作能够按照工作计划的要求按时、保质完成。

（二）各班组负责人以及管理部的主任助理、管理员将协助主任实施监督职能，通过定期巡查、不定期抽查等方式检查各项管理工作的完成情况与工作制度的执行情况。

（三）建立《安全巡查表》、《清洁情况巡查表》、《楼层巡查表》、《停车场巡查表》、《设施设备情况巡查表》、《绿化情况巡查表》、《游泳池巡查表》等专项巡查记录表，明确巡查项目、统一巡查标准、严格考核工作成效。

（四）对巡查不到位的人为责任，服务中心将按照公司的相关制度进行处罚。

三、建立工作日志制度

（一）工作日志是服务中心日常工作情况的简要汇报，由服务中心总经理或主任助理负责填写。

（二）工作日志主要记录每天各项工作计划的完成情况、投诉意见及处理回访情况、与业主沟通的情况、维修及绿化状况的报告情况、突发事件、来宾参观考察情况等主要的工作。

（三）工作日志需妥善保管，便于工作的查询与跟进。

（四）未按要求填报工作日志的，直接追究服务中心总经理失职责任。

四、建立回访制度，确保各项投诉能切实解决，令投诉人满意

（一）各项投诉意见、工作建议须做好登记记录，并及时向服务中心总经理汇报。

（二）服务中心总经理须及时作出处理意见并安排、监督跟进处理情况。

（三）每向投诉、意见必须尽快将处理情况、处理进度回复投诉人，并征询投诉人的意见是否满意。