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备用金审核报账管理制度

一、总则

1.为加强公司备用金管理，规范备用金的审核与报账流程，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本制度。

2.本制度适用于公司内所有涉及备用金使用、审核和报账的部门及员工。

二、备用金定义与分类

1.定义：备用金是公司拨付给特定部门或员工用于日常业务零星开支、差旅费、应急采购等临时性资金需求的款项。

2.分类

定额备用金：根据部门或岗位的业务性质和资金需求，经审批后确定的固定金额备用金，主要用于频繁发生的小额支出。

非定额备用金：因特殊业务需要而临时借支的备用金，金额根据具体业务情况而定。

三、备用金的申请与审批

1.申请流程

申请人应填写《备用金申请表》，注明申请备用金的类型（定额或非定额）、金额、用途、预计使用期限等详细信息。

对于定额备用金，应附相关业务情况说明及以往资金使用数据分析；对于非定额备用金，需详细阐述业务背景和资金使用计划。

2.审批权限

部门负责人审批：部门负责人对本部门内的备用金申请进行初审，审核申请内容的合理性、必要性以及与部门业务的相关性，签署意见后提交上级审批。

财务负责人审批：财务负责人对备用金申请的财务合规性进行审核，包括预算安排、资金安排等方面，确认无误后签署意见。

公司领导审批：根据备用金金额大小，由相应级别的公司领导进行最终审批。一般而言，较大金额的备用金申请需经公司高层领导批准。

四、备用金的借款与拨付

1.借款手续

经审批通过的备用金申请，申请人应持批准后的《备用金申请表》到财务部门办理借款手续。

财务人员根据申请表填写借款凭证，借款人和审批人在借款凭证上签字确认。

2.拨付方式

财务部门原则上以银行转账方式将备用金拨付到申请人指定的银行账户；对于特殊情况确需现金支付的，需经财务负责人批准，并做好现金支付记录。

五、备用金的使用规定

1.专款专用：备用金必须用于申请时注明的用途，不得挪作他用。使用人应严格遵守财经纪律，确保备用金使用合法、合规、合理。

2.记录清晰：使用备用金进行每一笔支出时，使用人都应及时、准确地记录相关信息，包括日期、金额、用途、收款方等，并保留好原始凭证，如发票、收据等。

3.禁止转借：备用金不得转借他人使用，若发现有转借行为，公司将追究相关人员责任，并要求立即追回转借金额。

六、备用金的审核与报账

1.定期报账

定额备用金使用人应定期（每月/每季度，根据公司规定）向财务部门报账。报账时，需填写《备用金报账明细表》，详细列出本期备用金的使用情况，并附相关原始凭证。

非定额备用金使用人在业务完成后或备用金使用期限届满后（以先到者为准）的[具体天数]内，及时办理报账手续。

2.审核流程

财务初审：财务人员收到报账资料后，对《备用金报账明细表》的填写完整性、数据准确性以及原始凭证的真实性、合法性、有效性进行初审。对于不符合要求的报账资料，应及时通知使用人补充或更正。

部门复核：部门负责人对本部门备用金报账情况进行复核，确认支出是否与业务相关且符合部门预算和公司规定。

财务终审：财务负责人对经部门复核后的报账资料进行终审，审核通过后进行相应的账务处理。

七、备用金的补充与结清

1.定额备用金补充

财务部门在对定额备用金报账资料审核无误后，根据使用情况补足备用金至定额标准。若发现备用金有超支或不合理使用情况，应暂停补足，并要求使用人说明情况、整改后再行处理。

2.非定额备用金结清

非定额备用金报账后，财务部门应及时结清借款。如有剩余备用金，使用人应及时归还；若备用金不足以支付实际支出，经审批后可按规定报销流程补足差额。

八、监督与检查

1.财务部门负责对备用金的使用情况进行定期和不定期的监督检查，检查内容包括备用金的使用范围、记录情况、报账及时性等。

2.公司审计部门应将备用金管理纳入内部审计范围，对备用金的申请、审批、使用、报账等环节进行审计监督，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改情况。

九、违规处理

1.若发现备用金使用人有违反本制度规定的行为，如虚报冒领、挪用备用金等，公司将视情节轻重给予警告、罚款、停职、解除劳动合同等处理，并要求责任人赔偿公司损失；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。

2.对于在备用金审核报账过程中，因审核不严、监督不力等原因导致公司遭受损失的相关审批人员和财务人员，公司也将根据情节轻重给予相应的处罚。

十、附则

1.本制度由公司财务部负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起生效实施。