人力资源信息化管理制度.pdfVIP

人力资源信息化管理制度

第一章总则

第一条目的和依据

为了规范企业的人力资源信息化管理，提高管理效率和服务质量，

确保企业人力资源信息的安全性和可靠性，本制度订立。

本制度依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国企业职工

薪酬管理条例》等相关法律法规，结合本企业实际情况订立。

第二条适用范围

本制度适用于本企业全部员工、管理人员和人力资源部门。

第三条基本原则

1.公正性原则：人力资源信息管理工作应公正、公平、公开，

遵从法律法规和本企业的规定。

2.必威体育官网网址性原则：对于个人隐私和敏感信息应严格必威体育官网网址，在合

法授权情况下才可使用。

3.共享性原则：人力资源信息应依据不同部门、岗位的需要，

供应给相关人员使用，共同完成工作任务。

4.安全性原则：确保人力资源信息的安全性和可用性，采取

安全措施防止信息泄露、修改和丢失。

第二章信息分类和归档

第四条信息分类

人力资源信息分为员工基本信息、员工合同信息、员工薪酬信息、

员工绩效信息、员工培训信息、员工福利信息等六大类。每类信息有

明确的内容和格式要求。

第五条信息归档

人力资源信息依据不同时间范围和紧要程度划分为长期保管和短期

保管两种归档方式：

1.长期保管信息包含员工基本信息、员工合同信息、员工薪

酬信息、员工离职信息，应至少保管5年以上。

2.短期保管信息包含员工绩效信息、员工培训信息等，应至

少保管2年以上。

第六条信息存储和备份

1.人力资源信息应妥当存储在特地的人力资源信息管理系统

中，严禁将信息存储在个人电脑或移动存储设备上。

2.人力资源信息应定期进行备份，确保备份数据的安全。备

份数据应存储在不同的地方，以防止数据灾难。

第七条信息访问权限

1.依据岗位和职责不同，设定不同的信息访问权限，确保只

有经过授权的人员可以访问相应的人力资源信息。

2.临时访问权限应依据需要设定，并在使用后及时撤销。

3.对于涉及个人隐私和敏感信息的访问权限，应严格审批，

并记录审批过程和结果。

第三章信息手记和更新

第八条信息手记

1.人力资源部门应在员工入职时，将员工基本信息、身份证

复印件、学历证书等必需信息进行手记，并录入人力资源信息管理

系统。

2.员工合同信息、薪酬信息、绩效信息、培训信息等应及时

手记，确保信息准确、完整。

第九条信息更新

1.员工个人信息、合同信息等发生更改时，应及时进行更新，

并及时通知相关部门和人员。

2.薪酬、绩效、培训等信息应依照相应流程进行更新，确保

数据的及时性和准确性。

第十条信息核实

1.人力资源部门应定期对人力资源信息进行核实，确保信息

的准确性和完整性。

2.核实结果应及时通知相关部门和人员，以便及时进行增补

或更正。

第四章信息使用和查询

第十一条信息使用

1.在合法授权的情况下，人力资源部门和相关部门可以使用

人力资源信息，但不得超出授权范围。

2.使用人力资源信息应遵守相关规定，严禁滥用、泄露或窜

改信息。

第十二条信息查询

1.员工个人可以查询和修改本身的人力资源信息，但应遵守

相关规定和流程。

2.相关部门在工作需要时可向人力资源部门查询特定员工的

相关信息，但应必威体育官网网址并仅限工作需要。

第五章信息安全和必威体育官网网址

第十三条信息安全掌控

1.人力资源信息应订立相应的安全掌控措施，包含但不限于

网络访问掌控、数据加密、备份管理等。

2.系统管理员应负责对人力资源信息管理系统进行安全管理

和监控，及时发现安全问题并进行处理。

第十四条信息必威体育官网网址

1.对于个人隐私和敏感信息应严格必威体育官网网址，仅在合法授权情况

下方可使用，且需要签订必威体育官网网址协议。

2.人力资源部门应对员工进行必威体育官网网址教育和培训，提高员工保

密意识和本领。

第六章信息违规处理

第十五条违规情况及处理措施

1.未经授权擅自访问、使用或修改他人人