项目八档案利用课件(共38张PPT)《文书工作与档案管理》（大连理工）.pdfVIP

主编韦志国

下篇

项目八档案利用

档案管理工作

一

借阅与复制服务

任务导入

保华万房地产开发有限公司公司销售部的谭来准备撰写一份重要的项目

申报材料，需要查阅记载公司2014年到2016年销售业绩的档案资料，为了

撰写方便，谭来拟将这些档案借出拿到自己办公室使用几天，同时谭来还要

求复印一份2016年公司受到上级表彰的文件原文。

假定你是档案管理员李芸，请根据以上背景，完成档案外借以及复制的

工作。

任务分析

档案的借阅和复印是档案利用的主要内容。一般情

况下，档案以阅览为主，只有在特殊情况下，为了照顾

利用者方便，或利用者必须用原件作证据，经领导批准

后，档案才可借出。档案复制件一般由管理人员办理，

也可经过同意后由利用者自行采用照相机等拍摄。

档案利用

对现有的档案信息进行分析、组织并向外界提供信息成果。

直接利用间接利用

档案部门通过向利用者档案部门通过整理、汇集、编写等方式

提供阅览、外借、复制、咨对现存档案进行信息开发，形成各种专门的

询、证明等服务而为利用者参考资料供利用者查询和使用，这种利用方

提供档案资料或信息，以满式中，使用者接触的不是档案原件，而是经

足利用者的需求过整理或开发的信息

档案直接利用的主要形式

三[目

阅览档案提供出具咨询举办

服务外借档案复制本档案证明服务档案展览

提供档案利用工作的基本要求

树立良好的服充分了解社会正确处理准确把握档案

务意识需求利用和管理的关开放的界限

培养端正的服熟悉馆藏档案系

务态度情况

档案阅览室的设置

地址环境配置制度

一般设在档案室空间比较宽敞，服务台、阅阅览室服务

附近，相对独立和安采光明亮，安静清览桌椅、布告栏、人员和利用者共

静。如果档案室用房洁，可放置一些绿检索工具等设备，同遵守的规章制

比较紧张，也可以在色植物，保持空气还应准备有关的度，如《阅览室

档案管理办公室内设清新报刊、辞典、手接待范围》《阅

立相对独立的区域，册之类的工具书读档案须知》等

不可将档案库房兼做

阅览室

档案外借的注意事项

借阅期限不能阅读场所要借阅范围要要进行归档

过长安全明确检查

档案复制的主要形