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《办公室事务》（第二版）技能训练参考答案

特别提示：本教材中的技能训练在设计上改变了传统的简单问答形式，也不都是单纯

意义的纯技能训练，而是强调对学生自主性学习、悟性厉练和基本技能的习得，所以绝大

部分训练题都没必要给出传统意义上的“死”答案，而是要引导学生通过训练加深对秘书

职业、秘书工作的体认，在此基础上获得相应的职业能力，这是编者在编写中的立足点，

希望教师在教学中予以充分注意。编者也不希望教师对训练题给学生以非常“标准”的答

案。下面只是简单的提示，并非答案，有的训练就是要求学生亲自去完成，即使做不完美

也关系，关键是过程及过程带来的启发意义，如果给出所谓的“标准”答案就失去了训练

的意义。即使像案例分析这样的训练题，也主张在教师的引导下让学生积极讨论（有些问

题最好分组），不怕错，但要在训练中培养学生的合作意识等。教师要以通过网络等多搜集

整理一些相关的参考资料来提示学生，而不是给学生一个“板上钉钉”的答案。训练的过

程也体现生师的互动，教师不要怕被学生难倒，要将自己融入到学生这个团体中去，共同

研究，可能更能激发学生的自主性和积极性。这是教学观念的转变，也是秘书职业自身特

殊之处的要求。

第1章日常事务（一）

项目一印信事务

训练1

（1）四枚：公司公章、合同专用章由总经理指定专人管理，财务专用章、银行留有印

鉴的私章由财务部专人分别保管。

（2）印章管理人对于借款、贷款、付款、签订重大经济合同、担保、立项、成立新公

司、人事任免等重大事项，须经公司法定代表人或其授权代表人审批签字后，方可加盖印章。

这些用印都涉及到公司的财务、人事等重要事项，关系到公司的重大利益，用印必须谨慎，

稍有不慎就可能给公司利益带来无法弥补的损失。

（3）把印章借出去有风险，即使经过总经理批准的，因为印章使用人仍有利用印章进

行非法使用的可能性，建议总经理规定印章不能借出使用，必须专人管理，在指定场所用印。

（4）一般程序为：填写介绍信领用单→领取介绍信→填写→主管审核→申请用印。

（5）严格控制空白介绍信的领用范围及数量，不得不使用空白介绍信的情况下，必须

对领用的空白介绍信的用途、数量、经手人等作详细记录，并对空白介绍信编号项正常填写，

一旦发生丢失，可通过有效途径宣布哪些编号的介绍信作废。

训练2

（1）工作不认真，误用印章。

（2）态度和认识是第一位的，对印章管理工作的严肃性认识不到位，发生这样的事故

也不足为怪了。所以，公司要加强这方面的教育和培训，印章管理人员也要加强自身的综合

素养。

训练3

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实操，略。

训练4

实操，略。

项目二邮件事务

训练1

可将按重要性分拣标准和按收件人、部门名称分拣标准相结合的方法，先根据重要性分

拣，然后再按其他标准分拣。

训练2

实操，略。

训练3

不要以为是广告宣传资料就置之不理，这里面可能蕴藏着许多对公司有用的信息。

训练4

实操，略。

项目三值班事务

训练1

实操，略。

训练2

实操，略。（提示：在学生模拟演练时，充分发挥学生的主体性，允许多种“答案”并

存，最后再进行比较完善。不要给出特别固定的答案）

训练3

实操，略。（提示：在学生模拟演练时，充分发挥学生的主体性