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项目公司物资设备管理规定

总则

为进一步加强工程物资管理工作、细化材料管理流程，提高工作效率，特规定制度。

适用范围

本管理流程适用于集团本部及各项目公司。

内容

工程物资采购计划申报管理

项目公司需购置工程物资（包括由集团招标采购或者自购），首先应由项目公司工程部按工程项目施工进度提交物资需求计划，报项目公司材料合同部审核后，呈报集团招标采购合同管理中心。一般物资设备采购计划须在计划进场时间前一个半月提交集团招标采购合同管理中心，大宗物资设备采购计划须在计划进场时间前两个月提交集团招标采购合同管理中心。物资设备采购计划中必须明确物资设备的名称、型号、数量、用途、技术要求及方案、拟定进场时间。集团招标采购合同管理中心在收到项目公司提交的采购计划后须会同集团相关中心进行审核，并报集团领导报批后，方可实施采购或通知项目公司实施自购。

项目公司自购物资设备管理

如工程物资设备需项目公司自购，自购流程为：项目公司工程管理部提交物资呈报计划，经材料合同部、项目公司总经理、集团招标采购合同管理中心及集团相关中心进行审核后，报集团副分管决策层审批后，由项目公司物资采购人员执行采购计划。采购人员实施采购时，首先须对市场进行物资询价（包括质量，价格和地区差价的比较），所有物资须选择三家以上的供货商、大宗物资须选择十家以上供货厂家进行综合比较后，由项目施工负责人、工程管理部负责人及材料合同部共同协商后，最终确定供货单位，并将所确定的供货单位信息报集团招标采购合同管理中心及相关中心审核、集团分管决策层审批后，由材料合同部执行采购计划。所有物资购置签订的合同必须存档，以备项目公司及集团核查。

物资设备入库管理

集团采购物资及项目公司自购物资在运达项目公司现场或指定施工地点时，项目公司工程管理部负责人和材料合同部人员应严格按照规定对该批货物进行检验。检验内容主要包括：货物质量、数量、外观是否符合规定或是否与样品有差别；是否有供货清单明细、出厂检验合格证及其它相关数据。检验合格后方可办理入库手续，不能通过检验的货物立即退给供货商，并要求供货厂家在规定时间内更换。验收合格后项目施工负责人、材料合同部验收人员及供货厂家在材料验收单上签字确认，方可办理相关手续。材料合同部在完成每次采购计划后，除制作物资进场验收入库凭证，还需制作物资材料进场明细报表（包括数量、单价、金额）。每月制作物资进场明细月报表，报材料合同部负责人审核签字后存档备案。

材料合同部应及时填制物资入库单，明确入库日期、供货商单位名称、物资品名、单位、数量等主要事项。

材料入库单一式三份由项目施工负责人、材料合同部采购及供货厂家签字认可，由财务部、材料合同部、供货厂家分别存档备案。

物资设备出库管理

施工单位申领物资时，应先与项目公司核实所需物资是否存在，经确认后，申领单位填写物资领用呈报单，由材料合同部负责人、工程管理部负责人审核通过后方可办理出库手续。物资管理人员根据项目公司审核批准的物资申领单填制物资出库单，由物资管理人签字确认，物资出库单必须明确领用工程项目、工程用途、申领人员、物资品名、数量等主要事项。出库单一式三联，分别由物资管理人、财务部、领用人进行存档备案。出库手续不完整的物资不得办理出库。

施工单位如因设计变更或供货质量不符合施工要求提出退库要求，可允许办理退库，但是因人为原因造成的损坏而要求退库的，不予办理，并追究其相关人员责任，按进场物资价格加倍罚款。

物资设备出入库账目管理

设备材料的出库，应按项目部各分包单位进行划分，分别制作物资出库账目，便于对各分包单位的结算及核查。制定物资出入库月报表及库存余额月报表，方便项目公司随时掌握材料设备的使用情况。施工单位须指派由双方单位认可的物资申领人专门负责物资申领工作。

废旧物资处理

项目部报废物资及设备，必须以书面形式呈报项目公司负责人及集团领导，经批准后方可处理，废旧物资处理收入归项目公司财务入帐。如违反规定擅自处理的人员，集团将对其严肃处理，情节严重的视为盗窃，并移交司法机关处理。

物资设备占用调配管理

项目公司物资管理人应对其项目部的积压物资及暂时不用的物资设备每月定期进行书面汇报，经项目公司负责人、集团分管领导、分管决策层、董事长审批后，可根据审批意见做好物资管理及物资调配使用工作，重复采购现象出现。

工程物资设备付款管理

集团负责采购的大宗物资设备的付款，应严格按合同条例及集团付款流程执行，任何人不得擅自改动；项目公司负责采购的小宗物资设备的付款，必须附有验收人及相关人员的签字证明及供货商提供的正式发票，经集团财务中心审核后，项目公司财务方可执行付款。对于大宗物资付款及合同约定供货厂家前期垫资项目，到合同规定期限时，由项目公司材料合同部做出付款说明（说明必须附带供货合同复印件、验收人员的验收凭证及物资明细、项目施工负责人