B0403 证书管理程序.docxVIP

编号：B0403版号：7.0生效：2014.5.19

编号：B0403

版号：7.0

生效：2014.5.19

证书管理程序

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长江职业学院海事学院质量体系文件（B）

长江职业学院海事学院

质量体系文件（B）

目的和范围

本程序规定了各类证书办理和发放控制要求，旨在提高证书办理和发放证书的准确度和效率。

本程序适用于本校学员证书的办理和发放工作。

定义与缩略语

本程序采用学校《质量手册》中的有关定义与缩略语。

毕业证书

系指学校在教育主管部门为合格毕业学生办理的学历证明。

船员证书

系指学校为学生和培训学员参加海事主管部门组织的各类考试合格后办理的船员证书。

船员培训证明

系指学生和培训学员在学校完成船员培训项目培训后由学校按主管机关的要求出具的培训证明。

职责

教务处负责汇总毕业学生的学历教育的考试成绩和综合评定结果。

招生就业指导处负责办理和发放学员的 毕业证书和船员证书 。

质管办负责船上膳食服务人员培训证明的制证工作。

工作程序

办证准备

学员考试成绩按《考试管理程序》处理。

教务处将汇总毕业学生学历教育的考试成绩及综合评定结果，交 招生就业处。

培训中心培训管理员及时将学生和培训学员船员培训项目的考试成绩，录入到《船员教育培训及收费系统》 。

办证工作单制作

学生毕业证、船员培训证明、船上膳食服务人员培训证明、英语合格

证、内河船员证书的办理和非在职船员船员证书的办理均不需提交 《办证申请表》，由招生就业指导处统一办理。在职船员办理船员证书需

向证书管理员提交《办证申请表》。

证书管理员受理《办证申请表》，汇总其它办证需求，在《船员教育培训及收费系统》[办证单建立]中制作办证工作单。办理船员培训证明不需制作办证工作单。

证书办理

招生就业处学籍管理员按照教育主管部门的规定收集整理毕业学生的

办证材料，在《船员教育培训及收费系统》 [毕业证办理]中作好办理

记录后，向教育部门申办证书。

招生就业处申办员按海事主管部门的要求收集整理船员证书的办证材

料，在《船员教育培训及收费系统》 [办证单建立]中做好申办记录后，向海事部门申办证书。

船上膳食服务人员培训证明的办理按《船上膳食服务人员培训考试发证管理办法》执行,办证、制证、签发过程中记录《船上膳食服务人员制证记录表》。

学员完成船员培训项目的培训，培训中心培训管理员按海事主管部门

的要求，通过《船员教育培训及收费系统》的 [分期管理]制作好学员的船员培训证明，并打印《船员培训证明签发汇总表》后经审核盖章

后一并交给证书管理员保管。

证书交接

招生就业处学籍管理员将办回的毕业证交证书管理员，并在《船员教育培训及收费系统》的 [毕业证办理]中作好交接记录。

招生就业处申办员将办回的船员证书交证书管理员，并在《船员教育培训及收费系统》的 [办证管理]中作好交接记录。

证书发放

证书管理员负责发放学生毕业证，并在《船员教育培训及收费系统》的[毕业证发证]中作好记录，学生并在《毕业证发放记录表》签名。

证书管理员负责发放学员的船员证书，并在《船员教育培训及收费系统》的[发证管理]中作好记录，学员并在《船员证书发放记录表》签名。

证书管理员负责发放船员培训证明，学员领证时须在《船员培训证明签发汇总表》备注栏中签名。

证书补重办

需要补办或重办毕业证的学生，向学籍管理员提出申请。

学员需补办或重办船员证书向证书管理员提出申请。

学籍管理员和证书管理员受理学员补办或重办证书申请后，补办或重办证书的办证工作单制作、办理、交接、发放按 4.2—4.5处理。

记录和保存

本程序涉及的质量记录包括：《毕业证发放记录表》《船员证书发放记录表》、《船上膳食服务人员制证记录表》。

质量记录保存和归档要求参见《质量记录总清单》。

相关文件

《学员管理程序》 B0402

《考试管理程序》 B0702

附录3：

附录3：《船上膳食服务人员制证记录表》

附录4：《船员培训证明签发汇总表》

R/B0403-D（7.0）

R/B0403-E（7.0）

7

《船上膳食服务人员考试发证管理办法》

附录

C2-07-06

附录

1：《毕业证发放记录表》

R/B0403-A

（7.0）

附录

2：《船员证书发放记录表》

R/B0403-B

（7.0）

附录

3：《办证申请表》

R/B0403-C

（7.0）