采购操作管理流程.pdfVIP

采购操作管理流程

一、寻价与供应商选择

为确保采购活动的顺利进行并获取最优质、最具成本效益的原材

料，我们制定了严格的寻价与供应商选择流程。

（一）明确原材料采购要求

在采购活动开始之前，必须首先明确原材料的采购要求。这包括

产品的型号、技术参数、材质等详细信息。这些信息由技术人员或需

求部门提供，确保采购的原材料满足生产或使用的需要。同时，对于

不明确的物料需求，采购部门会与需求部门紧密合作，通过试产等方

式确认物料的具体要求。一旦采购要求确定，采购人员将整理并归档，

为后续采购活动提供依据。

（二）供应商的开发与选择

为确保采购活动的顺利进行，我们需要开发并选择合适的供应

商。这一过程包括以下几个步骤：

收集供应商信息：通过多方信息渠道，如互联网、行业目录、展

会等，收集相关供应商的资料。至少寻找3家以上的供应商进行比

较。

初步沟通：与收集到的供应商进行初步沟通，了解其产品、技术、

价格、服务等情况。索要相关技术资料和报价表，必要时可要求寄送

样品以供测试。

实地考察与评估：对初步沟通后认为较合适的供应商进行实地考

察和评估。考察内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、技术水

平、交货期保证能力等。评估结果将作为选择供应商的重要依据。

样品测试与确认：对供应商提供的样品进行测试和确认，确保其

产品符合采购要求。如有必要，可与供应商进行技术交流和谈判，以

达成共识。

合作与评定：根据实地考察、样品测试及价格谈判等结果，选定

合适的供应商进行合作。合作初期可进行小批量采购或试产，以进一

步验证供应商的能力和产品质量。合作完成后对供应商进行评定，如

评定结果合格，则将其列为合格供应商；如存在问题，则要求其限期

改善直至达到我方标准。

二、采购过程的实施与管理

在明确采购要求和选定供应商后，我们将进入采购过程的实施与

管理阶段。这一阶段的主要目标是确保采购活动的顺利进行，按时、

按质、按量完成采购任务。

（一）采购申请与审批

采购申请由需求部门提出，经主管部门经理批准后交采购部门确

认签收。采购部门根据采购申请制作采购计划，并进行供应商选择与

实施采购。对于办公、生活用品的采购申请，由行政部门提出并经主

管部门经理批准后交采购部门签收。特殊情况下，行政部门也可自行

采购。

（二）采购实施与跟进

采购实施阶段主要包括订单制作、合同签订、发货跟踪等环节。

采购人员根据采购计划选择合适的供应商并制作订单，经采购经理签

字确认后传真至供应商。供应商根据订单要求制作采购单（购销合同）

并签章确认后回传至采购部门。采购人员核对订单信息无误后再回传

至供应商处要求进行生产与发货。同时，采购人员需整理并跟踪合同

的到货情况，确保按时按质完成采购任务。

在采购跟进方面，我们建立了完善的跟踪机制。所有采购单（购

销单）都应汇总到《采购计划表》中进行统一管理。采购人员需及时

更新《供应商交货进度表》，以便跟进交货进度和沟通解决问题。对

于到货的物料，采购人员需及时签收并确认数量与质量，对于坏料立

即退货、少料要求补料。同时，将订单物料入库单交一联到采购部门

进行核对和记录，以备查询和跟进。

（三）供应商管理与评估

为确保供应商的持续改进和优化，我们建立了完善的供应商管理

与评估体系。在采购过程中，采购人员需及时录入《采购计划表》中

的《供应商评价表》，对供应商的产能、品质控制、价格、服务等多

方面进行评估和记录。定期（每季度）对所有协力厂商进行评估和分

ABCD

类（分、、、四级），以便对不同类型的供应商采取不同的管

AB

理策略。对于类优秀供应商，我们将保持良好的合作关系；对于

C

类合格供应商，我们将加强沟通与合作；对于类免强合格供应商，

D

我们将要求其限期改善；对于类不合格供应商，我们将予以取消

并终止合作关系。同时，根据具体情况与供应商谈产品价格与付款周

期等合作条款，以确