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质量管理体系应满足的基本要求

4.2.3文件控制

（1）本公司编制《文件控制程序》，由认证办归口管理；其它部门分别负责本部门

的文件和资料管理。记录这种特殊的文件，应按记录程序要求进行控制（详见附表1）。

（2）程序文件、作业文件由主管部门负责组织制订审核，管理者代表批准布。管

理者代表应每年组织一次质量文件的评审，注明文件和版本及现行修订状态，确保其持

续有效。

（3）所发布的质量文件均给予明确的编号、标记和实施日期，并由编制人、审核

人和批准人签字，以确保文件的适宜性和充分性。文件分发时应填写文件发放范围审批

表，按规定的数量，将有效文件发放至有关部门、岗位和人员。文件应注意保护，清晰

清洁，易于识别和使用。作废文件应销毁；留作参考资料的，应加盖“作废”章，与有

效文件严格区分。确保在使用处可获得适用文件的有关版本，并应注明“受控”标识。

如果客户要求提供程序文件供其审核，须在所提供的文件上注明“非受控”标识。

（4）文件的更改、审批，由该文件的原起草、审批部门的岗位人员进行。若指定

其他人更改、审批时，应提供作为更改依据的背景材料。文件更改应保证所有相关受控

文件均已更改，以保持其统一性。为说明现行文件和资料的更改情况，文件更改应在文

件或相应附件中标明（详见附表3）。

（5）与质量有关的法律法规，顾客提供的技术要求、产品标准等外来文件，进行

统一登记，并建立受控文件清单，确保外来文件得到识别并控制其分发。

（6）规定了作废文件的处理办法，并对这些文件进行适当的标识以防止误用。若

法律或积累知识的目的而保留作废文件时，对这些文件加盖“作废留用”标识印章。

（7）文件编号规定

a）质量手册

节1.01PG/SC-A/0—2009

发布年次

A、B„„版次；0、1、2„„修改次数

手册(文件)拼音缩写

河北普阳钢铁有限公司汉语拼音缩写

b）程序文件

节1.02PG/CX4.2.3

标准条款号

程序文件拼音缩写

河北普阳钢铁公司汉语拼音缩写

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c）部门记录

JL4.2.3—01

记录次第号

程序文件号

记录拼音缩写

d)各分厂的记录编号自行编号管理并予以控制。

e)记录流水号，各质量记录按自然号顺推，如第一个记录为001，以后则002顺延。

f)检验报告和行业专用记录，按行业记录编号。

4.2.4记录控制

在质量管理体系运作过程中所产生的记录均受控，编制并实施《记录控制程序》，

认证办是本程序的主管部门。各工厂负责本部门记录的管理。

（1）记录提供质量管理体系有效运行和提供体系、过程和产品符合要求的证据，

必须予以保存。

（2）记录的收集和初步整理由产生记录的相关部门负责，记录应保持清晰，易于

识别和检索。

规定记录的标识、贮存、检索、保护、保留和处置所需的控制由认证办归口管理，

相关部门配合实施（详见附表2）。

5.4.1质量目标

总经理确保我公司总的质量目标