第10章会议沟通.pptVIP

第十章 会议沟通 三峡大学 经济与管理学院 学习目标 本章主要内容 第1节 会议的目的与类型 人们对会议沟通的困惑 为什么会议总是开不完? 为什么会议会开了好像没有开? 为什么要召开会议? 怎样让会议又民主又集中？ …… 一、会议的目的 二、会议的目的 交流信息。通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。 给予指导。 解决问题。 作出决策。 三、会议的类型 谈判。 目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。 通知。 解决问题。 决策。 交流。 沟通金三角 沟通的冰山模式 第2节 会议的组织 一、会前准备 二、会议过程控制 三、会后工作 一、会前准备 1.明确会议的必要性 2.确定会议的目标 3.拟定会议议程 4.准备会议文件 5.分发预阅资料 6.确定会议主持人 7.确定与会人员 8.预定会议场所 9.补充必威体育精装版资料 会场布置 关键点：确定与会者的人数与构成 同质性和相异性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程导向的平衡 二、会议过程的控制 （1）宣布会议的主题和目的 （2）根据会议议程顺序提出议题，征求有关与会者的意见 （3）给予每个人阐述观点的机会 （4）控制讨论进程 （5）会上出现不同的见解时，主持人应该根据自己的理解将各种观点加以概括 （6）遵守预定时间 （7）在每个问题讨论结束后概括观点 （8）总结会议讨论取得的结果 （9）确定下次会议议题和时间 三、会后工作 执行会议决议，将会议记录或会议简报下发至有关人员。 根据会议精神，对执行工作进行监督和检查。 第3节 会议议程 一、 会议议程设计原则 二、会议议程的设计步骤 一、会议记录的内容 基本要素： 会议名称 地点、日期 起止时间 主办者 出席人员 缺席人员 会议主席致开幕词并宣布会议议程 会议过程 会议决议 下次会议的时间及地点 二、会议记录的注意点 （1）充分了解会议主题、目的及议程 （2）可以采用多种记录方式：手工、录音、摄影 （3）紧跟会议进程 （4）及时确认要点 （5）避免主观意识 （6）会后及时打印并校对 第5节 会议中的角色 一、会议主持人 主持人的作用： 引导 激励 控制 二、其他与会者 主动参与，积极发言 小案例讨论：如何做主席（会议主持人） 某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；……这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。 如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结? 得分为27分或27以下，您的会议主持得很好 得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题 三、会议秘书——直接向主持人负责 其职责包括： 会前 做好会前准备，通知与会人员，发放会议资料 会中 做好会议记录，做好会议服务工作 会后 撰写会议备忘录，分发会议记录 第6节 会议中困境的处理 讨论： 1.跑题 2.“一言堂” 3.议题未完成 4.与会者缺乏参与意识 …… 明确会议的目的及类型 了解组织会议的基本步骤 认识会议中的角色及其职责 明确影响会议的因素 掌握有效会议的策略 1.会议的目的与类型 2.会议的组织 3.会议议程 4.会议记录 5.会议中的角色 6.会议中困境的处理 会议的定义 群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。 会议的目的 类型 设身处地 对方 自己 80%-95%关系层面 5%-20%工作层面 会议的组织 会场布置 礼堂型 U型 圆桌型 长桌型 课堂式 V型 会议议程的设计原则 明确议题 确定主次 注重实效 适时调整 提供资料 议程设计7步骤 （1）突出问题 （2）提出新议题 （3）选择重要议题 （7）结束议程 （6）表明顺序 （5）确定时间 （4）分清主次顺序 第4节 会议记录 原汁原味 简明扼要 会议主持人 会议秘书 其他与会者 怎么办？