《办公室工作实务》习题答案.docx

模块一　办公室工作概述 第一单元　单位组织的有效运作离不开办公室工作 （一）课堂讨论 怎样认识办公室在单位组织运行中的重要地位和作用？ 参考答案： 办公室的工作特性，决定了它在单位组织运行中的重要地位和作用。 在单位组织中，办公室的重要作用不单是保障政令畅通，它还要在保障单位组织顺利、有效的运作当中承担更多的责任、发挥更重要的作用。这是因为在单位的运作中，办公室作为一个把握全局的管理者和具体事务的处理者，作为连接决策者和执行者之间的关键环节，处于极其重要的枢纽地位；协助上司处理各项相关事务，按照上司的要求，根据上司的思路，完成上司交代的任务，以减轻上司的负担，提高上司的效能，发挥不可替代的助手作用；为单位领导中枢出谋划策，拟订、论证可供上司抉择的决策方案这一特殊使命而言，起着举足轻重的参谋作用；作为单位组织的信息集散地，为上司迅速、及时、全面地收集、提供、反馈和传递信息，发挥着耳目作用；作为领导机关对内、对外的窗口，代表单位领导与社会各界进行接触，往往又起着不可忽视的门面的作用。 办公室是一个单位组织的“心脏”和“窗口”，是沟通上下的“咽喉”、联系左右的“纽带”，办公室在单位组织有效的运作过程中，具有特殊的地位和作用。随着中国加入国际世贸组织，很多单位组织也进入国际经济竞争舞台，管理者的权责加重，职能加强，办公室在新的国际经济形势下将担任更加重要的角色，发挥越来越大的作用。 （二）案例分析 参考答案： 分析与讨论： 1、这位秘书完成了办公室的哪些职能工作？ 从案例中可知，这位秘书一年来完成的职能工作如下：文书工作、督办工作、公司内部的宣传工作以及公司多项活动的策划和组织工作。 2、这位秘书对一年来的办公室工作体会最深的是什么？ 　　对一年来的办公室工作这位秘书体会最深的是：通过一年来的不断学习，以及同事、领导的无私帮助，已完全融入到了xx公司这个大家庭中，个人的工作技能也有了明显的提高，虽然工作中还存在这样那样的不足之处，但应该说这一年付出了不少，也收获了很多，自己感到成长了，也逐渐成熟了。 （三）课后拓展： 参考答案略 第二单元 办公室工作讲求原则性与灵活性的统一 （一）课堂讨论 有人说，秘书既要学会做事，也要学会做人。你是如何理解这句话的？ 参考答案： 秘书要学会做事，就是说秘书在办公室工作中，必须要具备认真的工作态度、扎实的工作作风，保证办公室工作的准确无误；必须要具备高度的工作责任心，力戒懒散的工作作风，提高办公室工作时效；要有严谨的工作作风，每项工作都要做到严密、周详和谨慎，才不会出差错；同时在工作中要有必威体育官网网址观念，确保单位利益不受损害。 秘书要学会做人，即指秘书在办公室工作中，其工作的方式方法不能过分呆板，工作中既要恪守原则，又要灵活操作，讲究策略，发挥思维的机敏性和灵活性，一切围绕领导工作的需要展开服务和辅助性工作，把事情办得既遵章守法，又能使领导满意、各方认同，办公室工作中存在的一些棘手问题也容易迎刃而解。秘书必须要具有一定的工作悟性。 （二）案例分析 案例一参考答案： 分析与讨论： ⑴ 秘书小郑违备了秘书工作的哪些原则？ 秘书小郑在办文工作中缺乏严谨的工作态度，做事马虎，粗枝大叶，因为一句“备面包一两”让上下各方难解其意，以至使这份本该办理完结的文件来回折腾，颇费周折，闹了笑话不说，耽误了正常的工作。因此，小郑在以后的办公室工作中必须要具有良好的工作作风，做到踏实细致、一丝不苟，才能保证工作不出差错。 ⑵ 谈谈你由此案例受到的启发。 　略 案例二参考答案： 分析与讨论： 小张应该怎么办呢？为什么？ 张秘书当然有多种方法来解决这个难题，其中比较合适的方法是：张秘书不妨借口工作走不开，请行政科的李科长去接书记夫人，并由李科长向书记夫人说明：用车的汽油费由张秘书代为垫付了。然后再请行政科发一表扬通报，表彰书记带头执行制度，为书记树立良好的形象，并号召单位工作人员都向书记和夫人学习。这样，既为领导赢得了声誉，又能圆满地完成领导交办的事宜，同时也委婉地提醒或“教育”了领导，可谓一举两得。 秘书在工作中既要坚持原则，又要有工作方法或方式上的灵活性和策略性，要有创造性的思维机制，能够富有创造性完成领导交办的任务，这才是称职的好秘书。 （三）课后拓展 参考答案略 第三单元 办公室秘书的职业素养 （一）课堂讨论 有人说，上司选择秘书的标准是“看起来舒心，带在身边放心，用起来省心。”你是如何理解这句话的？ 参考答案： 这句话应该从办公室秘书应具备的职业素养方面来理解。 首先，作为一个秘书，必须让上司看着舒服，这就要求秘书有比较好的身材和长相，这个看着“舒服”并不一定是特别漂亮，但一定是要求秘书的衣着打扮和言谈举止都非常得体，有一定的气质。 光看着舒服，上司还不会真正信任秘书，他还要继续考察秘书是否诚实与忠诚。