文书档案整理及管理方法.pdfVIP

海纳百川，有容乃大；壁立千仞，无欲则刚。——林则徐 文书档案整理及管理方法 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文 书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施 细则》。 一、文书档案管理基本要求 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文 书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施 细则》。 二、文书档案管理基本概念 （一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办 理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件 为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档 案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档 案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活 动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法 人资格，可 以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般 来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。 三、文书档案管理整理方法 大丈夫处世，不能立功建业，几与草木同腐乎？——《罗贯中》 其身正，不令而行；其身不正，虽令不从。——《论语》 （一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根 本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位 的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整； 收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发 文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归 档。 2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。 如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专 业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验 材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本 （党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿 （干部职 工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业 务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、 干部调动、行政事务等）、协议、合同。 以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中 形成的属于立档单位应收集的文件材料。 （二）文书档案管理归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机 关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 （国家档案局令第8号） 的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位 应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文 件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。 主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材 万两黄金容易得，知心一个也难求。——《曹雪芹》 人不知而不愠，不亦君子乎？——《论语》 料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③ 未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。 （三）文书档案管理装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案 管理归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。 1、整理单位：确定以件为文书档案管理归档文件的整理单位。一般 以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与 复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿 可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿