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归档文件整理实施细则 ??1、总 则????　 为适应档案管理应用计算机和网络技术的需要，改革传统文书立卷方法存在的繁琐、复杂、工作量大，物资消耗大的弊端，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，根据中华人民共和国档案行业标准（DA/T2000《归档文件整理规则》，结合云安县实际，制定《云安县归档文件整理实施细则》（以下简称《实施细则》）。 2、归档文件定义???? 2.1归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸制文件材料。???? 2.2 归档文件整理：将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、上架入柜，使之形成有序化的过程。???? 2.3 件：归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文为一件；会议记录为一件。为一件是指实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。????3、归档文件整理原则???? 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 ????4、质量要求 ???? 4.1归档文件应齐全完整。对于破损、规格不一致的文件应进行修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制（应将被复制件附在复制件后）。对过大的文件进行折叠。去除文件上易锈蚀的金属物。 ???? 4.2整理归档文件所使用的书写材料。纸张（A4纸）、装订材料等要符合档案长期保管和保护的要求。 ????5、整理方法 ???? 5.1装订 归档文件的装订应按“件”装订，也称自然件，一般以每份文件为一件。装订时，正本在前、定稿在后，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件；正文与附件，正文在前、附件在后，如附件较多或者太厚不易装订时，也可各为一件；正文与文件处理单，文件处理单放在文件最前面；原件与复制件，原件在前、复制件在后；转发文与被转发文，转发文在前、被转发文在后 ；来文与复文，复文在前、来文在后，来文与复文包括请示与批复、报告与批示、函与复函等；报表、名册、图册、会议记录等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，应按其本来的装订方式，一册（本）作为一件；汉文本在前、少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。???? 5.1.1装订前，应将“件”的各页按一定的方式对齐，便于利用。采用左侧装订，应将左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴边。???? 5.1.2装订方式与装订材料。对原件所装订的金属物要拆除，采用无酸纸封套，不锈钢书钉（夹）或线装。 ???? 5.2分类 ???? 分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。根据本单位实际情况制定适应工作需要的分类方案。 归档文件统一采用复式分类法中的保管期限-年度-机构分类法；保管期限-年度-问题分类法；保管期限-年度分类法。同一全宗应保持分类方法的稳定性。???? 5.2.1凡单位内设机构比较健全，职能分工明确，按保管期限-年度-机构分类法。先将归档文件按保管期限分类，在保管期限下按年度分类，再在年度下按机构进行分类。???? 5.2.2内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，采取保管期限-年度-问题分类方法。先将归档文件按保管期限分类，在保管期限下按年度分类，再在年度下按问题分类；按问题分类可分为党务类、行政类、业务类；上、下级文件不多，可与本级同一事由、同一保管期限的文件归在一起；上、下级文件较多，且需要单独归档整理的，在最下级一级类目内，可上、下级文件与本级分开，按上、本、下级依次排列。 ???? 5.2.3单位规模小，年度形成归档文件数量少的，可采用保管期限-年度分类方法。先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下按年度分类。 ???? 5.3归档文件的排列 ???? 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议记录、会议文件、统计报表等成套性文件材料可集中排列。 ???? 5.3.1同一事由归档文件排列。应遵循事由原则，按文件形成时间的先后顺序，形成日期在前的文件排列在前面，形成日期在后的文件排列在后面；或按文件的重要程度排列，重要性的、结论性的文件排列在前，其他文件排列在后面。???? 5.3.2不同事由归档文件排列???? 5.3.2.1按不同事由形成时间的先后顺序排列。事由形成时间即事由的办结时间，按其办结时间的先后顺序排列。???? 5.3.2.2按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的