收发文管理制度2022.docxVIP

Xxx有限公司 PAGE PAGE 1 收发文管理制度 为进一步规范公司的收发文处理工作，确保文件及时上 承下达，提高工作效率，特制定本制度。 一、收文处理程序 （一）收文登记： 外单位所有来文及各部门收到的文件、通知等，包括政府来文、外单位来文、上级来文及其它来文（传真、信函、 电子邮件和其它文字材料）一律由公司前台文员负责签收。 各部门收到外来文件后，应及时转交前台文员，并做好来文登记；若各部门收到的外来文件为电子版时，文件接收人员应将电子版文件打印出来后转交前台文员，电子版文件转发至综合管理部邮箱。 前台文员收到来文后，应及时根据文件内容对其进行整理、登记（附件 1《外来文件登记表》），并填写《收文处理单》（附件 2）报综合管理部负责人拟签分流。 （二）文件拟签： 综合管理部负责人对前台文员报送的文件提出处理意 见后，及时交呈阅领导。 （三）文件阅批： 来文经综合管理部负责人拟签后，承办人员应按来文的 拟签意见及时呈送领导及相关部门阅批，并做好后续跟踪工 作。阅批的文件应在 3 日内签批并退回综合管理部，紧急文件应于当日批后退回。 （四）文件承办： 综合管理部按照领导阅批指示，及时将文件向其他领导或有关部门负责人转交。文件转交的部门在《收文处理单》 上签字后复印一份留档，并按照领导阅示意见办理，原件由综合管理部进行归档。 政府机关要求办理、领导批示办理及其它需要办理的公 文由有关部门承办；属部门职责范围内的事项由该部门办 理。各有关部门收到文件后按规定及时办理；涉及两个以上 部门承办的文件，应由主办部门与相关部门协商办理。需报 请上级领导批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文 稿，经综合管理部负责人拟签后上报。 （五）文件归档： 公司所有文件统一由综合管理部档案管理员进行整理、归档。 （六）收文、传阅工作要求： 对所有的文件、资料，综合管理部要责成专人负责登记和保管。要注重收文工作的时效性，做到规范化、制度化。 传递文件资料须遵循先领导后部门、先综合管理部后 主办部门的原则。 对领导批示急办的文件，有关部门要及时办理，并将 处理结果呈报相关领导。对于需要承办的急件，前台文员须 在收文当日完成登记、拟签、阅批、转交承办部门的程序。 4.文件在转交时要办理交接手续，对转交文件进行登 记，并由转交人及接收人签字确认。 所有收文均应在综合管理部登记存档，个人不得保存 文件正本。外出开会带回的文件，汇报或传达工作后应及时 交综合管理部登记传阅，不得滞存。 要严格执行必威体育官网网址规定，所有的重要文件和资料不得随 意放置，不得私自带到公共场所。 二、发文处理程序 3 PAGE PAGE 4 发文是指以公司名义制发发公文的过程，包括草拟、审核、核稿、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 （一）拟稿。文件草拟由主办部门承办（需会商相关部门的，要经相关部门负责人协商同意），经办人完成初稿拟制，交公司综合管理部文员按规定调整公文格式后，填写《发 文稿纸》(详见附件 3)，并与原始文稿一并进行审批流转。 （二）核稿。即对文件草稿进行审核。由综合管理部负 责在草稿未送主管审批之前，依据公文的基本要求，对草稿 的体式、内容等进行全面的审核。 （三）会签。主办部门需以公司名义发文时，部门负责 人在《发文稿纸》“核稿人”栏签字；凡涉及到其他有关部 门事宜，要事先与有关部门会签，核稿或会签后送综合管理 部。 （四）签发。公文签发由公司董事长签发。公文签发后由综合管理部发文人负责复核、缮印、用印、登记、分发等程序。发放文件时，必须建立《发文登记表》（详见附件 4），严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。 （五）归档。制成的文件连同草稿、发文审批单、传阅 单等一并交由综合管理部档案员按档案管理的要求整理归 档。 附件： 《外来文件登记表》 《收文处理单》 《发文稿纸》 《发文登记表》 发文登记表 序号 类型 文号 文件标题 日期 发文人 签收人 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 xx有限公司发文稿纸 文号 缓急： 密级： 签 发 会 签 主 送 抄 送 拟办部门 拟稿人 拟办部门核稿人 办公室校稿人 办公室核稿人 标 题 附 件 印刷部门 印发时间 份数 xx有限公司收文处理单 来文单位 来文字号 收文日期 收文人 文件标题 拟办意见 领导批示 传阅部门意见 办理结果 xx有限公司-外来文件登记表 序号 来文单位 文件标题 接收时间 接收部门 签收人 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11