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外贸公司采购部管理规定与工作流程 This manuscript was revised by the office on December 10, 2020. 外贸公司釆购管理制度与工作流程 一、 目的： 为规范采购流程，提高釆购工作的效率，特制定本制度 二、 适用范围： 适用于本公司采购管理。 三、 内容： 1、总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及 相 关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、采购基本流程 采购需求一-釆购计划-一寻找供货商一 -- 询价、比价、议价一一釆购洽谈一一合 同 的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）一一交货验收（仓管） - 一质检（不 合格 退货） - 一入库 -一计划对账一 - 财务结算 采购流程图如下图所示 财务结算 1）采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划 2）供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质 量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3） 询价、比价、议价。 4） 合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有 关协议，合约即告成立。釆购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业 本身的管理要求、釆购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、 货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员 的确定和合同为验收数据。 6） 质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货 7） 财务结算：货物入库后，财务结算 3、申请商品采购流程图 1） 销售部提出采购需求， 2） 米购部制定米购计划，山釆购部负责人报总经理、财务审批 3） 审批通过后，由釆购主管下单。 4、申请付款流程图 根据供应商期限 财务部付5、商品到货验收流程 财务部付 仓管验货 —仓管打入库 一＞ 财务小核入库单 _?进仓 6、退货流程 退玳 采购 退货申请 采购部审核 仓库 H 供应商 报 损 四、 采购管理制度： 1） 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。 2） 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。 3） 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。 4） 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知 请购部门或请购人。 5） 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。 6） 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。 五、 釆购部职责 采购部工作职责 制定并完善采购制度和釆购流程： （1） 根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和 U标； （2） 负责制定米购方针、策略、制度及米购工作流程与方法，确保贯彻执行； 制定并实施采购汁划： （1 ）根据公司的拓展规模以及年度的经营口标，制订有效的采购 U标和釆购计划; （2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划 ； （ 3） 组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市 场 变化情况，据此编制釆购预算和釆购计划； （4） 根据采购管理程序，负责采购项 U 的谈判、签约，检查合同的执行和落实情 况； （6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量； 采购成本预算和控制： （ 1） 编制月度和周采购预算，实施釆购的预防控制和过程控制，有效降低成本； （ 2） 采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制； （4）对釆购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项； 选择并管理供应商： （ 1） 根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供 应 厂商，建立长期战略同盟； （ 2） 建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估 系 统； （ 3） 不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查； （ 4） 制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优 良 性； 采购部主管职责 1、 直配供应商引进及维护 2、 采购部日常管理，主要包括： （ 1） 部门匚作安排（日、周、月） （ 2） 供应商谈判， （ 3） 相关流程制定和调整 （ 4） 突发事件的处理 3、 订单的审核，参考安全库存 4、应付款的管控 5、库存金额的管控以及消耗 6、审核并调整周月采购需求和计划 6、 与其他部门的协调 7、库配需求的统计和采购计划的制定 8、 日常订单的制定和跟进 9、退货处理 、 库配供应商的谈判、引进和维护 、 库配商品促销计划的制定和落实 、 批发毛利率与毛利额周、月报表 7、货品残损率周、月报表； 8、不动销商品率月报表 （30