档案分类编号方案.docVIP

第 页 PAGE \* Arabic 1第 页 PAGE \* Arabic 1 深圳TCL房地产有限公司档案分类编号方案 为了适应深圳TCL房地产有限公司档案综合管理的需要，统一公司及下属分公司档案实体的分类与管理，实现公司内部档案管理的标准化和规范化，提高档案的利用效率水平，特制定本方案。 本方案依据国家档案局颁布并实施的《企业档案工作规范DA/T42-2009》以及广东省、深圳市档案管理的相关要求，结合TCL地产档案实际情况，立足公司档案业务的长远发展和科学架构的确立，维护公司档案的完整性、系统性，力求保持所设类目的稳定，同时并具有可容性和可扩展性。 （一）分类原则 该分类编号是以TCL地产经营管理活动中所形成的全部档案为对象，依据公司部门设置、工作职能、档案内容以及档案载体形态等特点进行分类，便于科学管理和开发利用。 1、本方案把房地产档案作为一种专门档案，列入本单位形成的全部档案中进行分类。 2、房地产档案类别设置的原则是：以房地产项目为依据，适当兼顾档案的内容和载体形态，便于保管和利用。 3、本方案所规定的类别代字，在本单位的档案分类中具有唯一性和相对稳定性，各项目在具体实施时遇有本办法所列类别之外的文件材料，可增设新的属类或小类。 （二）术语定义 1、档案：指公司各级部门生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等历史记录。 2、“件”的含义： 单份文件，一份文件为一件。 各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。 正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。 文件处理单（表）与被处理文本合为一件。 3、临时档案：使用次数较为频繁的文件（由各部门档案接口人员负责保管）； 4、归档档案：部门常使用的具有保存价值的文件（由公司档案室统一保管）； 5、保管期限：5年、10年、15年、25年、30年、永久 （三）类别设置 以TCL地产及各分公司总体组织架构现状为基础，结合档案管理的相关规定，同时考虑到公司后期下属机构的设置，将TCL房地产有限公司的全宗号设为TCL，分公司用两位流水号表示，可随着业务的增长进行扩充。 序号 公司名称 全宗号 1 TCL房地产有限公司 TCL 2 TCL北京亦庄项目部 TCL01 3 TCL大理海东公司 TCL02 4 TCL光电公司 TCL03 5 TCL鸿嘉公司 TCL04 …… …… …… 根据TCL地产现有各类档案的实际情况，可将TCL地产的档案资料划分为经营管理档案、会计档案、工程档案、设备仪器、人事档案、声像档案、实物档案以及合同档案八大类。 文书档案（WS）是指记录公司所从事的各类经营管理活动中形成的，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。包含经营管理档案（1）、行政管理档案（2）、党群管理档案（3）。 会计档案（代字KJ），是指公司在经营管理中形成的会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料。 基建档案（JJ）基本建设项目档案资料是指建设项目（工程）从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。 设备仪器（代字SB），指记载和反映公司在经营过程中各种器械设备和仪器仪表的结构、性能、使用方法和运行保养状态的 \o 档案档案材料。 人事档案（代字RS），是指记录公司员工主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。 声像档案（代字SX），是指公司在生产经营过程中形成的对公司具有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。 实物档案（代字SW），是指具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案，通常包括公司在各类活动中获得的奖杯、奖牌、锦旗、奖状等实体档案。 合同档案（代字HT），是指公司在生产经营、项目运作过程中形成的合同类档案，通常包括业务合同、项目合同、营销合同等为主。 （四）分类编号方法及示例 1、文书档案（WS），该类档案下设行政与经营管理类（1）、行政管理类（2）、党群管理类（3）。文书档案采用“单件归档”的方法进行归档，以年度为界线，每年设置“永久（代字YJ）”、“30年”、“10年”三个期限，同一年度内的文书档案按保存期限归入相应目录，按流水号排列。“单件归档”是指以“件”为单位整理，整理的对象与整理的结果都是件，以件代替案卷作为档案的基本管理单位，从而进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。 分类编号结构为：全宗号+类别号（WS.1）+年度（4位）+期限(2位)+件号（4位）。 TCL—WS.1—2009—YJ—0001