项目二办公室日常事务管理印章管理.pptxVIP

项目二 办公室日常事务管理; 情景案例 ; 情景案例 ; 情景案例 ;项目任务;任务分析;相关知识;印章的管理和使用;名称;（三）印章的管理和使用---刻制与启用的步骤;相关链接;相关链接;;;（四）印章的使用 ⑴ 盖用单位印章，必须由单位主要负责人审核签名批准。但为了方便工作，对于一些一般性事务的用印，企业的领导也可授权部门负责人或印章管理人员审签； ⑵ 秘书用印前，必须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印 。 ;用印登记表;;小技法;印章的管理和使用;印章的管理和使用;（六）印章的停用 应发出停用印章通知书，告知正式停用日期。并清查被停用印章，及时办理停用印章的登记、上交、清退、处理、销毁等工作。 单位公章可根据上级主管机关的意见上交、保存或销毁； 领导个人的签名章、私章等可退还给本人，可办理交接手续。 原有印章停用而使用新印章的，可随信印章启用文件一并发出通知，并附新、旧印章的印模样式和说明文字。 ; 情景案例 ;项目任务;任务分析;任务二：介绍信的管理和使用;介绍信的管理和使用;介绍信的管理和使用;介绍信的管理和使用;介绍信的管理和使用;小技法;介绍信的管理和使用;介绍信的管理和使用;注意事项;实践训练;子项目五 办公用品管理;;办公用品管理流程;二、任务分析 选购合理的办公用品，做好办公用品的管理工作，能提高工作效率，保证工作的顺利完成。办公用品的购置和保管包括如下步骤： （1）了解常见办公用品的种类。 （2）遵循办公用品购置程序。 （3）合理保管办公用品。 （4）有效控制库存。 ;认识办公用品;;申请;办公用品的申请和订货;;办公用品订购单;3、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送财务部 4、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。 5、财务部收到发票后，对照《交货单》、《入库单》和《订单》，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核准，总??理批准后付款。 6、接收的每一类货物的详情，应输入到《办公用品库存卡》的接收项目中。 7、接收后，要及时更新库存余额。 8、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好 9、订立物品发放制度，确定物品发放人。;;办公用品入库清单;要学会填写库存记录卡（一）;　?;实战演练;1、自2月18日发放物品后，库存控制卡上的剩余库存是多少包？ A，12 B，56 C，30 D，40 2、当2月18日需要重新订购C6信封时，订购员应该订购多少包？ A：30 B：12 C：40 D：28;领用流程 填写领用申请表 发放用品 更新库存记录;1、领用办公用品时，要填写《办公用品领用登记表》，由领用人详细填写领用物品的名称、数量、用途、领用时间等项目，并在领用人一栏中签字，做到“谁领用、谁签字、谁负责” 2、专人发放 3、规定发放时间。可依单位办公用品管理规定办理 4、用品发放可对重要部门实行倾斜 5、及时更新库存卡;文具用品领用记录卡;;;;;;;;;;子项目七 零用现金与商务费用报销;;;;;;;;;;;; 模拟情景：为某公司设计一个适合的零用现金管理账簿。这个公司规定日常零用现金每月是1000元，由秘书负责零用现金的报销。根据零用现金的报销内容，写出零用现金管理账簿的各个项目。同事乔某来报销昨天发生的交通费用，拿了一张交通费的凭据，一张填好的“零用现金凭单”，上有负责人的签字。 ;;;二、任务分析 ;;;出差前填写“出差申请审批单”;;;; 王小姐是金心公司总经理的秘书。总经理要去北京开会，让王秘书给他安排一下行程和申报商务费用。王秘书填写了详细的申请报销的商务费用项目，经总经理审核后，交给财务部，财务部作出同意申报的决定。王秘书电话订购了飞往北京的机票，下午打的前往领票。王秘书把打的费用直接在办公室零用现金中报销，飞机票费用在商务费用中报销。总经理开会回来，王秘书把总经理在北京发生的，且事先经财务部同意的事项凭证整理，附在“出差报销凭单”后面，交财务部领取支票或现金。 分析王小姐在费用的报销上是否正确？ ;;; 四、;;;; ;报销凭证票据粘贴方法;（二）对票据进行修剪。将有些长度超过报销封面的票据的多余部分剪掉，但不得因此影响原始凭证内容的完整性。修剪完毕后票据大小与报销封面一样（飞机票，保险票据等） ;（三）过宽过长的附件，应进行纵向和横向的折叠。 ;（四）经过修整过的票据附在报销凭证后不应超出单据封面的边沿线。 ;（一）