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会议室预定管理 会议室预定管理 第一章 总则 第一条 为进一步规范集团会议室、会议用品的管理，维护良好的会议室使用秩序。 第二条 人事行政中心行政部负责会议室及会议物品的监管、维护和会议室预定管理。 第三条 会议室（第一会议室、第二会议室、第三会议室）仅限于集团会议、培训、来访接 待和面试时使用。 第二章 会议室预定申请 第四条 会议申请需至少提前一天，在集团 OA 系统会议管理中填报《会议室预定登记表》， 预定使用时间限于本周内。（表单 1） 第五条 行政部统筹安排会议室的使用，根据预定情况对会议申请进行核实，确认无冲突的， 行政部在会议室预定卡上填写完整后申请人方可在使用。 第六条 会议室使用原则上按会议预定的先后顺序进行，特殊情况（临时如开集团重 要会议、接待重要客户等）外，按轻重缓急灵活安排。 第七条 会议申请人需注明会议室申请会议级别和会议类型。（高级外部接待：政府部门来 访、集团层面重要贵宾；部门外部接待：部门对接的外部人员，不涉及集团层面和其他部门 的外部接待）。 第八条 申请人如需会议设备支持，如投影仪、插线板、音箱等必须在会议室申请单中填报 详细，由行政部协调 IT 部落实。（集团 重要会议、高管会议等除外） 第三章 会议室使用 第九条 会议室预定人员必须在预定时间内使用会议室，若临时取消或需延长会议时间需要 在行政部做登记，以便行政部对其他会议需求进行安排。 第十条 严禁在会议室内吸烟、随地吐痰、乱扔果皮、纸屑、吃东西。 第十一条 会议结束后，申请人应关闭室内设备电源、摆好桌椅等并与行政部通告，以便前 台通知保洁打扫会议室卫生。 人事行政管理中心 2014-5-27 第 1 页第 1 页 会议室预定管理 表单 1： 会议预定登记表 编号： 申请部门 申 请 人 会议日期 会议时间 参会人数 会议地点 会议主题 现场监控沟通会议 □高级外部接待 □部门外部接待 □其他 会议级别 □董事长参加 □总裁参加 □部门会议 □其他 会议类型 □本地会议 □远程视频会议 □其他 □视频会议系统： 设备配置 □音频会议系统： □其他会议设备： □电脑 □激光笔 □投影仪 □话筒 □插线板 □音箱 □茶水 □白瓷杯 □果点 □鲜花 物品配置 □桌签 □宣传片 □横幅、 □白板 □稿纸 □签字笔 □铅笔 □纸巾 会场布置 □其他：音响 （如需桌签请标明参会人员名单） 其它会议 要求 复 审 接 单 人 接 单 人 核 批 （设备） （物品） 人