教学课件 秘书文档管理--贺军.ppt

一、会计档责概述 会计档案管理 （二）会计档案的特点 １． 　　来源的广泛性 ２． 　　内容的专业性 ３． 　　程序的序时性 ４． 　　形成过程的严密性 二、会计档责的收集与整理 会计档案管理 （一）会计档案的收集 1.归档范围 　应当归档保存的会计档案的范围主要包括： （1） 会计凭证类 （2） 会计账簿类 （3） 会计报表类 （4） 其他类 二、会计档责的收集与整理 会计档案管理 不需要作为归档保存的会计档案的范围主要包括： （１） （２） （３） 　　为参考需要而交流或购买的会计业务材料。 　　不属于会计档案性质的文件或记录材料，如财会部门经办的有关财会工作方针、政策、制度、预算计划、工作总结、工作报告，以及其他来往文书等，都不属于会计档案范围，而应当按照文书档案的管理办法进行管理。 　　所有打印或复印的会计记录或文件的废件。 二、会计档责的收集与整理 会计档案管理 　　一般情况下，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂时由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。特殊情况应酌情处理。 2.归档时间 　　一般性质的会计文件和会计记录，只要归档一份即可，但特殊的会计档案，一般应留有安全副本或备份文件，以防不测。 3.归档份数 　　会计档案形成之后应首先在会计机构保管一年，期满后应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管，未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。 4.归档手续 二、会计档责的收集与整理 会计档案管理 　（1）“年度一文种一保管期限”分类法。 　（2）“年度一保管期限一组织机构”分类法。 　（3）“年度一类型一文种一保管期限”分类法。 　（4）“保管期限一年度一文种”分类法。 （二）会计档案的整理 1.会计档案的分类 二、会计档责的收集与整理 会计档案管理 2.会计档案的立卷 （１） （２） （３） 　　会计凭证的立卷方法。 　　会计账簿的立卷方法。 　　会计报表的立卷方法。 二、会计档责的收集与整理 会计档案管理 3.会计档案的编目 （4）填写案卷目录。 （1）拟制案卷题名。 （3）案卷封面其他项目的编目。 （2）填写卷内目录。 二、会计档责的收集与整理 会计档案管理 会计档案案卷目录的主要内容包括以下几个方面: 三、会计档责的鉴定 会计档案管理 （一）会计档案保管期限的划分 　　会计档案的保管期限，根据其特点分为永久、定期两种。 三、会计档责的鉴定 会计档案管理 　　一般的会计凭证，保存15年左右（银行会计凭证及其附件保存25年左右），便基本上可以满足查找利用的需要。 1.会计凭证的保管期限 　　会计账簿，也不需要永久保存，在一般情况下保存1525年左右即可。 2.会计账簿的保管期限 　　因此，会计年报应该永久保存，而月份、季度会计报表，至少也要保存3~5年。 3.会计报表的保管期限 三、会计档责的鉴定 会计档案管理 （二）会计档案的销毁 　　按照《会计档案管理办法》的规定，会计档案保管期限需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。 四、会计档案的保管与利用 会计档案管理 　　会计档案的装具主要是会计档案盒。根据国家有关规定，会计档案盒的制作材料一般应采用25。克左右的牛皮纸板印刷而成。档案部门用于保管会计档案的卷盒，首先制作必须坚固耐用，要采取防虫、防霉措施;其次要按照一定的尺寸制作，不应对会计档案的取放造成困难；再次应尽量制作光滑，减少机械磨损，便于防尘。 （一）会计档案的保管 1.会计档案的装具 四、会计档案的保管与利用 会计档案管理 2.会计档案的库房管理 四、会计档案的保管与利用 会计档案管理 （二）会计档案的利用 　会计档案的利用方式与一般文书档案的利用方式类似。会计档案首先可以为本单位的会计工作提供查考依据，是一个单位开展经济工作、实行预决算、进行财务监督的基本保证。其次，可以为国家经济建设的计划与决策、管理与调控提供第一手的信息支持。 一、合同档案管理 企业其他常用专门档案管理 （一）合同与合同档案 　合同是现代社会最重要的契约之一，有广义合同和狭义合同之分，广义上的合同是指以两个或两个以上的民事主体之间变动民事权利义务关系的民事法律行为。其中，以变动物权为目的的，称为债权合同。狭义上的合同专指债权合同。 　商务合同档案是指由档案管理机构经过收集而来、准备保管入库的已经失去时效的合同文书材料的总称。商务合同档案最突出的特点就是其真实可靠的凭证性。 一、合同档案管理 企业其他常用专门档案管理 （1）商务合同的归档范围。 　　　合同档案的归档要求档案工作者熟悉与合同订立相关的法律法规，了解合同的分类、结构和组成，了解合同文书的办理状况，争取做到不遗漏与合同有关的档案