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(激励与沟通)怎样与部下
进行沟通
导言
作为一名部门主管,你除了要为部门的经营策略、业务数量、客
户关系等问题殚精竭虑,还需要关注的就是怎样处理好你与你的部下
的关系。
能否建立一个关系融洽、积极进取的团队,很大程度上取决于你
是否善于与部下进行沟通,取决于你是否善于运用沟通技巧。
下达命令的技巧
命令是主管对部下特定行动的要求或禁止。命令的目的是要让部下照你的意图完成特定
的行为或工作;它也是一种沟通,只是命令带有组织阶层上的职权关系;它隐含着强制性,
会让部下有被压抑的感觉。若主管经常都用直接命令的方式要求员工做好这个,完成那个,
也许部门看起来非常有效率,但是工作品质一定无法提升。为什么呢?因为直接命令剥夺了
部下自我支配的原则,压抑了部下的创造性思考和积极负责的心理,同时也让部下失去了参
与决策的机会。
命令虽然有缺点,但要确保部下能朝组织确定的方向与计划执行,命令是绝对必要的,
那么你要如何使用你的命令权呢?
命令的目的是要让部下照你的意图完成指定的行为或工作,因此你下达命令时应该考虑
下列两点:
(一)正确传达命令意图
你下达命令时,要正确地传达命令,不要经常变更命令;不要下一些自己都不知道原由
的命令;不要下一些过于抽象的命令,让部下无法掌握命令的目标;不要为了证明自己的权
威而下命令。正确地传达命令的意图,是比较容易做到的,你只要注意 “5W2H”(具体内容
见下表)的重点,相信你就能正确地传达你的意图。
【自检】
例题: “张小姐,请你将这份调查报告复印 2 份,于下班前送到总经理室交给总经理;
请留意复印的质量,总经理要带给客户参考。”
作业:请一位学员根据我们所说的 5W2H 方法将该案例进行划分,体会该方法所传递的
重点。
Who(执行者) :__________________________
What(做什么) :_________________________
How(怎么做) :_________________________
When(时间) :___________________________
Where(地点) :__________________________
Howmany(工作量) :______________________
Why(为什么) :__________________________
参考答案
Who:张小姐
What:调查报告
How:复印品质好的副本
When:下班前
Where:总经理室
Howmany:2 份
Why:要给客户参考
(二)如何使部下积极接受命令
如何能提升部下积极接受命令的意愿呢?你可用提升部下意愿的沟通方式替代大部分的
命令。对 “命令”的含义我们应该打破固有的窠臼,不要陷于 “命令→服从”的固有认知。
命令应该是主管让部下正确了解他的意图,并让部下容易接受及愿意去执行。
或许你会说,主管有职位的权力,不管部下是否有意愿,他都必须要执行。的确,部下
惧于主管的职权,他必须要执行,但有意愿下的执行及没意愿下的执行,其执行的结果会产
生很大的差异。有意愿的部下,会尽全力把命令的工作做好;没意愿的部下,心里只想能应
付过去就好。
那么,如何提升部下执行命令的意愿呢?你必须注意下列 5 个传达命令的沟通技巧:
1.态度和善,用词礼貌
就像在前面谈到的问题一样,在我们身边,作为一名主管,你在与下属沟通的时候可能
会忘记使用一些礼貌用语,如 “小张,进来一下”,“小李,把文件送去复印一下”。这样的
用语会让下属有一种被呼来唤去的感觉,缺少对他们起码的尊重。因此,为了改善和下属的
关系,使他们感觉自己更受尊重,你不妨使用一些礼貌的用语,例如:“小张,请你进来一
下”、 “小李,麻烦你把文件送去复印一下。”要记住,一位受人尊敬的主管,首先应该是
一位懂得尊重别人的主管。
2.让部下明白这件工作的重要性
下达命令之后,告诉部下这件工作的重要性,如: “小王,这次项目投标是否能成功,
将决定我们公司今年在总公司的业绩排名,对公司来说至关重要。希望你能竭尽全力争取成
功。”通过告诉部下这份工作的重要性,以激发部下的成就感。让他觉得 “我的领导很信任
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