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秘书实务知识点整理 一、办公环境管理 一个良好工作环境，有利于组织对外形象塑造，有利于提升秘书工作效率。 　（一）开放式办公室 　　　开放式办公室是大空间包含众多单个工作位置组合，每一个工作位置通常包含该职员办公桌、文件和文具存放空间、椅子、电话、计算机等设备。 封闭式办公室 　　　封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗独立小房间办公室结构，每个房间给一或多个人使用，带有办公桌等对应设备。 开放式优点1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多职员3、易于沟通，便于交流4、易受监督，职员行为轻易得到上司督察5、轻易集中化服务和共享办公设备 缺点 1、难保机密2、难集中注意力，职员轻易受电话、大家起动等干扰3、房间易有噪音，如说话声、打电话声和操作设备声易影响她人4、职员难于找到属于自己私人空间 封闭式优点:1、比较安全，能够锁门2、易于确保工作机密性3、易于职员集中注意力，从事细致或专业工作4、易于确保隐私，明确办公间由自己使用 缺点：1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员活动 3、难于交流，职员被分隔开，易感觉孤独 混合式是指把在开放式布局大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其它材料分隔开来，组成若干个工作区域。这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，扬长避短，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是较为合理办公室布局模式。 （二）常见工作场所和常见设备隐患 1.办公建筑隐患，关键指地、墙、天花板、门、窗中隐患，如墙体开裂、墙皮脱落、地板缺乏必需防滑方法、门锁损坏、窗扇失灵等。2.办公室物理环境方面隐患，如光线不足或太强、温度、湿度调整欠佳、通风、噪音控制不妥等。3.办公家俱方面隐患，如家俱和设备摆放不妥，阻挡通道；家俱和设备有突出棱角，可能伤及人体；橱柜顶上堆放东西太多有倾覆可能等。4.办公设备及操作中隐患，如电线磨损裸露，有触电危险；电话线或电线拖拽过长，影响过往行人；复印机离工作台太近，辐射有害健康；违规操作引出安全隐患等。5.工作中疏忽大意造成隐患。6.消防中隐患。如焚烧纸张或虽按要求焚烧但未等确定灰烬熄灭就离开现场，乱扔烟头，灭火设备损坏或过期，灭火器被堆放物品覆盖，火灾警报失灵等。 二、电话事务 秘书使用电话时注意事项：1、注意电话礼仪：（1）注意自己声音和态度（语气、发音、音量、语速、说话节奏、语气）打电话最高境界：让她人听到你笑意和和气。 清楚明白、声音稳定、语气和缓，避免情绪化，注意停顿，最好能抑扬顿挫，愉悦顺耳，亲切诚恳。 （2）应对得体，简练、高效：合适言辞。商界通话三分钟标准：KISS理论(Keep it Simple and Short： 简明扼要)，注意礼貌用语，给人周到有礼感受。 （3）注意自己态势、动作（微笑、轻拿轻放）（4）不让对方久等（5）注意打电话时间（6）注意手机使用禁忌 2、注意甄别、过滤电话3、注意必威体育官网网址制度4、关键电话通话，要有完备电话统计5、准备常见电话目录6、公私分明，不可在工作时间打电话闲聊 三、印章管理 秘书部门掌管印章关键有三种： 　　一是单位正式印章（含钢印）：单位印章代表机关、单位正式署名，含有法定权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证实信等。 　　二是单位领导人“公用”私章； 三是秘书部门公章、专用章。 印章管理人员在使用印章时应注意：遵照单位用印制度，不能违章用印，私自用印。应审查盖印单位有没有相关责任人同意手续。用印时应注意审阅、了解用印文书内容，不能不看内容就盲目盖印。同时还应检验留存材料是否完全。 用印登记。盖印、盖公章要端正、清楚，盖在署名中间，上不压正文，下要骑年盖月。 办公室时间管理（四象限） NTL分类法：N—Now T—Today L—Later 汇报是T类；通知开会是N类；传真交给具体经办人是T类；给电视台发邮件是L类；参与档案培训也是L类工作。 时间管理是指对时间进行有效计划和控制，从而在有限时间内发明出最大效益。 秘书时间管理分为两个部分：一替上司掌控时间；二是计划好自己时间。 时间管理“四象限”法 重 要 B关键不紧急 A关键紧急 C不关键不紧急 D不关键紧急 紧迫 紧急 不紧急 重 危机、紧急问题、有限期任务、会议 要 准备事项、预防工作、价值观澄清 计划、关系建立、真正休闲充电 不 干扰，部分电话、部分信件、汇报、很多紧急事件、很多凑热闹活动? 细琐、忙碌工作、部分电话、浪费时间事、“逃避性”活动、无关紧要信件、看太多电视? 接待工